--- title: "会議の議事録をAIで作る進め方｜AI-Ready.jp" url: https://www.ai-ready.jp/guide/ai-meeting-minutes/ description: "議事録をAIで作るときは、参加者への事前の案内、文字起こし、要約、人による確認、保存と共有の5つの手順に分けると進めやすくなります。社外の方がいる会議や機密の会議の扱い、確認の観点もまとめました。" updated: 2026-11-12 publisher: "フロレンティナ株式会社" --- はじめる[柱：ユースケースと効果](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/use-cases/) # 会議の議事録をAIで作る進め方 執筆：[桐谷彰人](https://www.ai-ready.jp/about/authors/#kiritani)更新 2026-11-12最終確認 2026-11-12出典 4件[図解 2点](https://www.ai-ready.jp/zukai/) この記事の結論 議事録をAIで作るときは、参加者への事前の案内、文字起こし、要約、人による確認、保存と共有の5つの手順に分け、決定事項と期限は人が確かめてから共有すると、手間を減らしながら正確さを保てます。 自社の「ユースケースと効果」の準備度は？[10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/) 議事録の作成は、会議のたびに発生する手間のかかる作業です。音声を文字にする文字起こしと、長い文章を短くまとめる要約は、AIが得意な作業の一つです。この記事では、AIで議事録を作るときの進め方と、事前に決めておきたいルールを整理します。 この記事でわかること - AIで議事録を作る5つの手順と、それぞれで人が担うこと - 社外の方がいる会議や、機密の会議を扱うときの注意 - AIの議事録を確かめるときの観点と、保存と共有の決め方 ## AIの議事録は、どんな仕組みで作られますか？ AIによる議事録は、大きく2つの作業の組み合わせです。 - **文字起こし**：会議の音声を、AIが文字にします。音声認識と呼ばれる技術です。 - **要約**：文字起こしした長い文章から、生成AIが議題・決定事項・宿題（誰が・いつまでに・何をするか）を取り出して、短くまとめます。 Web会議のサービスの中には、文字起こしの機能を備えるものがあります。たとえば Google Meet のヘルプでは、文字起こしをオンにすると参加者の画面にアイコンが表示されること、文字起こしは主催者の Google ドライブに保存されること、日本語に対応していることなどが説明されています。利用できるかは契約しているプランによって異なります。お使いのサービスの説明で確かめてください。 対面の会議では、録音した音声を文字起こしのツールに読み込ませる方法もあります。 ## どんな手順で進めればよいですか？ 次の5つの手順に分けると、それぞれで何を確かめればよいかが分かりやすくなります。 ① **参加者に事前に伝える**：会議を記録すること、AIで文字起こしと要約をすること、記録の保存先と共有の範囲を、会議の前に伝えます。招集の連絡に一文を添える形が手軽です。 ② **文字起こしをする**：会議中に文字起こしの機能を使うか、録音から文字にします。マイクの位置や、一人ずつ話す進め方で、聞き取りの正確さが上がります。 ③ **要約する**：文字起こしをもとに、決まった様式で要約を作ります。様式を決めておくと、毎回の頼み方が安定します（ひな形「AIで作る議事録の様式とプロンプト」参照）。 ④ **人が確かめる**：会議に出た人が、決定事項・数字・期限・担当者の名前を確かめ、直します。 ⑤ **保存して共有する**：確かめた議事録を決まった場所に保存し、必要な人に共有します。元の録音や文字起こしをいつまで残すかも決めておきます。 AIで議事録を作る5つの手順 - **参加者に事前に伝える**：記録すること、AIで文字起こしと要約をすること、保存先と共有の範囲 - **文字起こしをする**：会議中の機能か、録音から文字にする。マイクの位置や一人ずつ話す進め方で正確さが上がる - **要約する**：決まった様式で要約を作る - **人が確かめる**：会議に出た人が、**決定事項・数字・期限・担当者の名前**を確かめて直す - **保存して共有する**：決まった場所に保存し、録音や文字起こしを残す期間も決める ## 要約の様式は、どう決めればよいですか？ 議事録の用途によって、必要な項目は変わります。よく使われるのは次の項目です。 | 項目 | 内容の例 | |---|---| | 会議の基本情報 | 日時、会議名、参加者 | | 議題 | 話し合ったテーマ | | 決定事項 | 会議で決まったこと | | 宿題 | 担当者・期限・内容 | | 保留・次回の検討事項 | 結論が出なかったこと | AIに頼むときは、この様式と、「文字起こしにない内容は書かない」「はっきりしない箇所は空欄にして印を付ける」といった指示を添えると、確かめやすい要約になります。生成AIは、もっともらしいが事実と異なる内容（ハルシネーション）を書くことがあるため、**元の文字起こしにない内容が入っていないか**を確かめる観点は大切です。 読みながら、自社の現在地を確かめませんか クイック診断は10問・約3分・登録不要です。7つの柱ごとの目安と、「ユースケースと効果」を含めて次に取り組むことがわかります。 [無料で診断する](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/)[結果の解説（30分・無料）](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) ## 何を確かめればよいですか？ AIの議事録で起きやすい誤りは、次のとおりです。 - **聞き違い**：社名、人名、製品名、専門用語、数字の誤り - **発言者の取り違え**：誰の発言かが入れ替わる - **要約での抜け**：条件や前提（「〜の場合に限り」など）が落ちる - **決まっていないことが決まったように書かれる**：検討中の話が決定事項に入る **決定事項と宿題は、会議に出た人が確かめてから共有する**と決めておくと、行き違いを防げます。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIを使う事業者に対し、出力の精度やリスクを理解したうえで使うことを求めています。 ## 社外の方がいる会議や、機密の会議はどうすればよいですか？ 社外の方が参加する会議では、事前の案内と了承の確認を丁寧にします。相手の会社にも情報の扱いのルールがある場合があるため、記録してよいか、共有の範囲をどうするかを確かめます。 人事の面談、経営の重要な判断、取引の交渉など、機密の度合いが高い会議では、AIを使うか、使う場合はどのツールで、どこに保存するかを個別に決めます。 **個人情報の扱いも確かめます。** 議事録には、参加者の名前や発言、話題に出た人の情報が含まれます。個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人情報を含む指示を生成AIサービスに入力する場合は、利用目的の範囲内かを十分に確かめること、本人の同意なく個人データを入力する場合は提供事業者が機械学習に利用しないことなどを確かめることを示しています。会社として認めたツールを使い、入力した内容の扱いを利用規約で確かめておくと安心です。 ## 保存と共有は、どう決めればよいですか？ AIの議事録の仕組みでは、録音・文字起こし・要約の3種類の記録ができます。それぞれについて、次の3点を決めておきます。 - **保存先**：誰の、どの場所に保存されるか（個人のフォルダか、部署の共有の場所か） - **閲覧できる人**：会議の参加者だけか、部署全体か - **保存の期間**：いつまで残し、いつ消すか サービスによっては、主催者の個人のフォルダに自動で保存される場合があります。担当者が異動や退職をしたときに記録が見られなくならないよう、確かめた議事録は部署の共有の場所に移す運用にすると、引き継ぎがしやすくなります。保存の期間の決め方は、ガイド「データの保存期間と削除のルールの決め方」が参考になります。 3種類の記録ごとに決める3つのこと - **記録の種類**：録音・文字起こし・要約 - **保存先**：誰の、どの場所に保存されるか（個人のフォルダか、部署の共有の場所か） - **閲覧できる人**：会議の参加者だけか、部署全体か - **保存の期間**：いつまで残し、いつ消すか サービスによっては、主催者の個人のフォルダに自動で保存される場合があります。確かめた議事録を部署の共有の場所に移す運用にすると、引き継ぎがしやすくなります。 ## どの会議から始めればよいですか？ 最初は、社内の定例会議など、参加者が社内の人だけで、機密の度合いが高くない会議から始めると進めやすくなります。毎週くり返し開かれる会議なら、様式や頼み方を少しずつ直しながら、効果を確かめられます。 試すときは、これまで議事録の作成にかかっていた時間と、AIを使った後の確認と手直しの時間を記録して比べます。手直しが多い場合は、マイクの位置や話し方、要約の指示を見直します。社内で使い方が定まってから、社外の方が参加する会議へ広げる順番にすると、案内の文面や了承の確かめ方も整えやすくなります。測り方は、ガイド「AIの効果の測り方」が参考になります。 ## チェックリスト ## 関連するひな形・ガイド・用語 ひな形 - [AIで作る議事録の様式とプロンプト](https://www.ai-ready.jp/templates/ai-meeting-minutes-template/) - [AIの出力の確認チェックリスト](https://www.ai-ready.jp/templates/ai-output-review-checklist/) ガイド - [生成AIのはじめ方：会社として最初の30日でやること](https://www.ai-ready.jp/guide/getting-started-with-generative-ai/) - [生成AIの利用ルールの作り方（ひな形つき）](https://www.ai-ready.jp/guide/generative-ai-usage-policy/) - [生成AIと個人情報の扱い：個人情報保護法と注意喚起から確かめること](https://www.ai-ready.jp/guide/personal-data-and-generative-ai/) - [データの保存期間と削除のルールの決め方](https://www.ai-ready.jp/guide/data-retention-policy/) コラム - [会議の進め方はAIでどう変わるか？前・中・後で使える場面と決めごと](https://www.ai-ready.jp/column/meetings-and-ai/) 用語 - [文字起こし](https://www.ai-ready.jp/glossary/transcription/) - [要約](https://www.ai-ready.jp/glossary/summarization/) - [音声認識](https://www.ai-ready.jp/glossary/speech-recognition/) - [ハルシネーション](https://www.ai-ready.jp/glossary/hallucination/) ## よくあるご質問 Q文字起こしをするとき、参加者の了承は必要ですか？ A会議を記録すること、AIで文字起こしや要約をすること、記録をどこに保存してどこまで共有するかを、会議の前に参加者に伝えておくと安心です。社外の方が参加する会議では、特に事前の案内と了承の確認を丁寧にします。個人情報の扱いに迷う場合は、社内の担当者や専門家に確かめます。 QAIの要約だけを残し、文字起こしは消してもよいですか？ Aどちらを残すかは、社内で保存のルールを決めて運用します。要約は短く読みやすい一方で、発言の細かな内容が落ちることがあります。決定事項に関わる会議では、確認が済むまで文字起こしを残しておくなど、目的に合わせて決めます。 QAIの議事録は、そのまま共有してもよいですか？ A共有の前に、会議に出た人が内容を確かめます。文字起こしでは固有名詞や数字の聞き違い、発言者の取り違えが起きることがあり、要約では大事な条件が抜けることがあります。特に決定事項と期限は、確かめてから共有します。 ## この記事に出てくる用語 - [文字起こし](https://www.ai-ready.jp/glossary/transcription/) - [要約](https://www.ai-ready.jp/glossary/summarization/) - [音声認識](https://www.ai-ready.jp/glossary/speech-recognition/) - [生成AI](https://www.ai-ready.jp/glossary/generative-ai/) - [プロンプト](https://www.ai-ready.jp/glossary/prompt/) - [ハルシネーション](https://www.ai-ready.jp/glossary/hallucination/) - [AI事業者ガイドライン](https://www.ai-ready.jp/glossary/ai-guidelines-for-business/) - [個人情報保護委員会](https://www.ai-ready.jp/glossary/personal-information-protection-commission/) - [個人データ](https://www.ai-ready.jp/glossary/personal-data/) - [機械学習](https://www.ai-ready.jp/glossary/machine-learning/) - [データの保存期間](https://www.ai-ready.jp/glossary/data-retention/) ## 「ユースケースと効果」のほかの記事 [この柱の解説 →](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/use-cases/) [広げる／ユースケースと効果AIの効果の測り方：時間・費用・品質の指標桐谷彰人2026-10-25](https://www.ai-ready.jp/guide/measuring-ai-impact/)[定着させる／ユースケースと効果AIの効果を測り続ける：全社に広げた後の指標の見直しと、続ける・広げる・やめるの判断嵐保憲2026-10-26](https://www.ai-ready.jp/guide/sustaining-ai-impact/)[はじめる／ユースケースと効果AIを使う業務の選び方：業務の棚卸しから優先順位まで石田誠2026-10-25](https://www.ai-ready.jp/guide/choosing-ai-use-cases/) ## 出典 1. [総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」本編](https://www.soumu.go.jp/main_content/001064299.pdf) 2. [個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日）](https://www.ppc.go.jp/news/press/2023/230602kouhou/) 3. [個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」別添1（内閣府 AI戦略会議の資料として掲載）](https://www8.cao.go.jp/cstp/ai/ai_senryaku/3kai/kojinjouhou.pdf) 4. [Google Meet ヘルプ「Google Meet で文字起こしを使用する」](https://support.google.com/meet/answer/12849897?hl=ja) 最終確認日：2026-11-12 ## 次の一歩 [測るAI-Ready診断（無料）いまの準備状況を、7つの柱で確かめられます。](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/) [相談する結果の解説（30分・無料）診断の結果をもとに、オンラインでご説明します。](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) [窓口ご相談のお申し込み経営・M&A・事業承継・上場・バリューアップはフロレンティナ、AIの導入・開発・データ・セキュリティ・研修はアメリア・テクノロジーがお受けします。](https://www.ai-ready.jp/consult/apply/) 目次 1. AIの議事録は、どんな仕組みで作られますか？ 2. どんな手順で進めればよいですか？ 3. 要約の様式は、どう決めればよいですか？ 4. 何を確かめればよいですか？ 5. 社外の方がいる会議や、機密の会議はどうすればよいですか？ 6. 保存と共有は、どう決めればよいですか？ 7. どの会議から始めればよいですか？ 8. チェックリスト 9. よくあるご質問 この記事が扱う柱 主に「ユースケースと効果」 [ユースケースと効果の解説](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/use-cases/) 自社の準備度を確かめる 10問・約3分・登録不要。7つの柱ごとの目安がわかります。 [無料で診断する](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/) --- 出典：フロレンティナ株式会社「会議の議事録をAIで作る進め方｜AI-Ready.jp」 https://www.ai-ready.jp/guide/ai-meeting-minutes/