--- title: "データの保存期間と削除のルールの決め方｜AI-Ready.jp" url: https://www.ai-ready.jp/guide/data-retention-policy/ description: "データの保存期間は、法令で決まっている期間、業務で必要な期間、個人データの消去の考え方の3つを重ねて決めると整理できます。税・会社法・労働の保存期間と、削除の手順の作り方をまとめました。" updated: 2026-11-12 publisher: "フロレンティナ株式会社" --- 定着させる[柱：データ](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/data/)[柱：ガバナンスと法令](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/governance/) # データの保存期間と削除のルールの決め方 執筆：[石田誠](https://www.ai-ready.jp/about/authors/#ishida)更新 2026-11-12制度の最終確認 2026-11-12出典 5件[図解 2点](https://www.ai-ready.jp/zukai/) この記事の結論 データの保存期間は、「法令で決まっている期間」「業務で必要な期間」「個人データは利用する必要がなくなったら消去に努める」の3つを重ねて決め、一覧と削除の手順にしておくと、残しすぎも消しすぎも防げます。 自社の「データ」の準備度は？[10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/) AIを使い始めると、社内のデータを集めて読ませる機会が増えます。そのときに「このデータはいつまで残してよいのか」「古いデータは消してよいのか」が決まっていないと、判断が人によってばらばらになります。この記事では、保存期間と削除のルールを、無理なく決めて運用する手順を整理します。 この記事でわかること - 保存期間を決めるときの3つの観点 - 税・会社法・労働の書類の、主な法定の保存期間 - 削除の手順と記録の残し方、AIで使うデータの扱い ## なぜ保存期間と削除のルールが必要なのですか？ データは、作ったり受け取ったりした後、誰も消さなければ増え続けます。古いデータが残り続けると、次のような困りごとが起きやすくなります。 - 漏えいしたときに、本来は残っていなくてよい情報まで影響が広がる - 古い版と新しい版が混ざり、AIの検索や回答が古い情報をもとにしてしまう - 保管の費用や、探す手間が増える 一方で、法令で保存が求められている書類を早く消してしまうと、税務調査や労働に関する確認に応じられなくなります。**保存期間のルールは、「消してはいけないもの」と「残し続けなくてよいもの」を分けるための道具**と考えると、決めやすくなります。 ## 保存期間は、何をもとに決めればよいですか？ 次の3つの観点を重ねて、それぞれのデータの保存期間を決めます。 | 観点 | 内容 | 決め方の例 | |---|---|---| | 法令 | 法律で保存が求められている期間 | 帳簿・労働関係の書類などは法定の期間以上 | | 業務 | 業務を続けるうえで必要な期間 | 契約の期間＋問い合わせへの対応に必要な期間 | | 個人データ | 利用する必要がなくなったら消去に努める | 利用目的を達成した後、合理的な期間で消去 | 法令で期間が決まっているものは、その期間を下回らないようにします。法令で決まっていないものは、業務で必要な期間を社内で決めます。個人データを含むものは、さらに「いつ利用する必要がなくなるか」を考えます。 保存期間は3つの観点を重ねて決めます - **法令**：法律で保存期間が決まっているものは、**その期間を下回らない**ようにします - **業務**：法令で決まっていないものは、業務で必要な期間を社内で決めます - **個人データ**：さらに「いつ利用する必要がなくなるか」を考え、消去に努めます 法令で保存期間が定められている場合は、その期間の保存が優先されます。期間の判断は、所管の官庁の案内や専門家にもご確認ください。 ### 主な法定の保存期間 会社に共通する主なものを挙げます。いずれも2026年11月時点で公的機関の案内を確かめたものです。 | 書類 | 保存期間 | 根拠 | |---|---|---| | 法人税の帳簿書類 | 確定申告書の提出期限の翌日から7年間（青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年間） | 法人税法第126条など（国税庁タックスアンサー No.5930） | | 会計帳簿と事業に関する重要な資料 | 会計帳簿の閉鎖の時から10年間 | 会社法第432条第2項 | | 労働者名簿・賃金台帳・雇入れや賃金に関する書類など | 原則5年間（経過措置により当分の間は3年間） | 労働基準法第109条・第143条第1項 | 厚生労働省の案内は、退職金の時効が5年であることなどから、現実には労働関係の書類を3年を超えて保管する必要が出てくることも多いとしています。労働関係の書類の保存期間をいつから数えるかは書類ごとに定められているため、あわせて確かめてください。業種ごとの法令で別の保存期間が定められている場合もあるため、所管の官庁の案内や専門家に確かめてください。 ### 電子で受け取った書類の注意 注文書・請求書・領収書などを電子メールやWebで受け取った場合、国税庁は、紙に出力して保存するのではなく、電子データのまま保存するよう案内しています。あわせて、改ざんを防ぐ措置、画面やプリンタで見られる状態、「日付・金額・取引先」で探せる状態を保つことが求められます。保存期間のルールを作るときは、**期間だけでなく、どの形で保存するか**も一覧に書いておくと、運用で迷いません。 読みながら、自社の現在地を確かめませんか クイック診断は10問・約3分・登録不要です。7つの柱ごとの目安と、「データ」を含めて次に取り組むことがわかります。 [無料で診断する](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/)[結果の解説（30分・無料）](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) ## 個人データは、いつ消せばよいですか？ 個人情報保護法第22条は、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めることを求めています（努力義務）。個人情報保護委員会のガイドラインは、「利用する必要がなくなったとき」に、利用目的を達成した場合や、目的の前提となる事業が中止された場合が含まれると説明しています。法令で保存期間が定められている場合は、その期間の保存が優先されます。 ガイドラインでは、懸賞品を発送した後、不着への対応などに必要な合理的な期間が過ぎたら応募者の個人データを消去する、という例が示されています。また、「消去」には、データを削除することのほか、特定の個人を識別できないようにすることも含まれるとされています。 実務では、次のように決めておくと運用しやすくなります。 - 採用で不採用になった方の書類：選考の終了から何か月で消去するか - 問い合わせの記録：対応の完了から何年で消去するか - 退職した社員の情報：法定の保存期間を過ぎたら消去するか ## 保存期間と削除のルールは、どう作ればよいですか？ 次の手順で進めると、一度に完璧を目指さなくても形になります。 ① **データの種類を洗い出します。** 部署ごとに、扱っている書類・データの種類と置き場所を書き出します。「[社内データの棚卸しの進め方](https://www.ai-ready.jp/guide/data-inventory/)」の結果があれば、それを使います。 ② **種類ごとに保存期間を決めます。** 上の3つの観点で期間を決め、根拠（法令名、または業務上の理由）を一覧に書きます。起算点（作成日・契約の終了日・事業年度の終わりなど）も決めます。 ③ **置き場所と保存の形を決めます。** 紙か電子か、どのシステムやフォルダに置くかを決めます。分類のルールがあれば、分類と保存期間を対応させます（「[社内データの分類ルールの作り方](https://www.ai-ready.jp/guide/data-classification-policy/)」参照）。 ④ **削除の手順を決めます。** 誰が、いつ（年に1回など）、どの方法で削除するかを決めます。 ⑤ **例外の扱いを決めます。** 訴訟や調査が見込まれる場合など、期間が過ぎても削除を止めるときの手続きと、判断する人を決めます。 ⑥ **見直しの時期を決めます。** 法改正や業務の変化に合わせて、年に1回など一覧を見直します。 保存期間と削除のルールを作る手順 - **データの種類を洗い出す**：部署ごとに、書類・データの種類と置き場所を書き出します - **種類ごとに保存期間を決める**：期間の根拠と**起算点**も一覧に書きます - **置き場所と保存の形を決める**：紙か電子か、どのシステムやフォルダに置くか - **削除の手順を決める**：誰が、いつ、どの方法で削除するか - **例外の扱いを決める**：訴訟や調査が見込まれるときに削除を止める手続き - **見直しの時期を決める**：法改正や業務の変化に合わせて、年に1回などで見直します ### 削除の方法と記録 個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データを削除したり、個人データが記録された機器や電子媒体を廃棄したりする場合は、復元できない方法で行うこと、削除や廃棄の記録を残すことが重要だとしています。作業を委託する場合は、委託先が削除・廃棄したことを証明書などで確かめることも挙げられています。 削除の記録には、日付・担当者・対象のデータ・方法を書いておくと、後から説明しやすくなります。 ### バックアップとAIで使うデータの扱い 見落としやすいのが、バックアップとコピーです。元のデータを削除しても、バックアップや、AIに読ませるために別の場所へ写したデータが残っていることがあります。ルールには、次の点も書いておきます。 - バックアップの保管期間と、期間が過ぎたバックアップの扱い（「[バックアップと復旧の計画の立て方](https://www.ai-ready.jp/guide/backup-and-recovery/)」参照） - AIの検索（RAG）用に写したデータを、元のデータの削除に合わせて消す手順 - 生成AIのサービスに入力した内容の保存期間（サービスの設定や規約で確かめる） ## うまく運用するためのコツはありますか？ - **期間の種類を絞ります。** 1年・3年・5年・7年・10年など、選べる期間を少なくしておくと、一覧が読みやすくなります。 - **自動で削除できるところは自動にします。** メールや文書の管理のシステムに、保存期間を過ぎたものを削除・移動する機能があれば使います。最初は削除の前に一覧を確かめる運用にすると安心です。 - **責任者を決めます。** 種類ごとに、期間を判断する部署（データの持ち主）を決めておきます。 ## チェックリスト ## 関連するひな形・ガイド・用語 ひな形 - [データの保存期間の一覧](https://www.ai-ready.jp/templates/data-retention-schedule/) - [社内データの分類ルール](https://www.ai-ready.jp/templates/data-classification-rules/) ガイド - [社内データの分類ルールの作り方](https://www.ai-ready.jp/guide/data-classification-policy/) - [社内データの棚卸しの進め方](https://www.ai-ready.jp/guide/data-inventory/) - [バックアップと復旧の計画の立て方](https://www.ai-ready.jp/guide/backup-and-recovery/) - [電子帳簿保存法とAIによる書類の読み取り：スキャナ保存と電子取引データ保存の要点](https://www.ai-ready.jp/guide/electronic-bookkeeping-and-ai/) - [生成AIと個人情報の扱い：個人情報保護法と注意喚起から確かめること](https://www.ai-ready.jp/guide/personal-data-and-generative-ai/) 用語 - [データの保存期間](https://www.ai-ready.jp/glossary/data-retention/) - [保有個人データ](https://www.ai-ready.jp/glossary/retained-personal-data/) - [バックアップ](https://www.ai-ready.jp/glossary/backup/) - [電子帳簿保存法](https://www.ai-ready.jp/glossary/electronic-bookkeeping-act/) ## よくあるご質問 Q保存期間は、長めにしておけば安心ですか？ A法令で決まった期間より短くすることはできませんが、必要以上に長く残すと、漏えいしたときの影響が大きくなり、探す手間や保管の費用も増えます。個人データは、利用する必要がなくなったときに遅滞なく消去するよう努めることが個人情報保護法で求められています。期間は、法令・業務・個人データの3つの観点から決めるのが現実的です。 Q法令の保存期間は、どこで確かめればよいですか？ A税の帳簿書類は国税庁のタックスアンサー、労働関係の書類は厚生労働省の案内、会社法の会計帳簿は会社法の条文で確かめられます。業種ごとの法令でも保存期間が定められている場合があるため、所管の官庁の案内や、顧問の税理士・社会保険労務士・弁護士にも確かめてください。 QAIに読ませるために、古いデータも残しておきたいのですが。 A残す理由が明確で、利用目的の範囲に収まっていれば、残すこと自体は考えられます。ただし、個人データを含む場合は、当初の利用目的の範囲で使えるかを確かめる必要があります。残すデータと期間を一覧に書き、理由と責任者を決めておくと、後から説明しやすくなります。 Q削除したことは、どう記録すればよいですか？ Aいつ、誰が、どのデータを、どの方法で削除したかを記録します。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データの削除や機器の廃棄を復元できない方法で行うこと、その記録を残すこと、委託した場合は委託先が削除・廃棄したことを証明書などで確かめることを挙げています。 ## この記事に出てくる用語 - [データの保存期間](https://www.ai-ready.jp/glossary/data-retention/) - [個人データ](https://www.ai-ready.jp/glossary/personal-data/) - [個人情報保護法](https://www.ai-ready.jp/glossary/personal-information-protection-act/) - [個人情報保護委員会](https://www.ai-ready.jp/glossary/personal-information-protection-commission/) - [分類（機械学習）](https://www.ai-ready.jp/glossary/classification/) - [バックアップ](https://www.ai-ready.jp/glossary/backup/) - [RAG（検索拡張生成）](https://www.ai-ready.jp/glossary/rag/) - [生成AI](https://www.ai-ready.jp/glossary/generative-ai/) - [電子帳簿保存法](https://www.ai-ready.jp/glossary/electronic-bookkeeping-act/) - [保有個人データ](https://www.ai-ready.jp/glossary/retained-personal-data/) ## 「データ」のほかの記事 [この柱の解説 →](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/data/) [広げる／データAIに使うデータの整え方：所在・置き場所・権限・品質・責任者石田誠2026-10-26](https://www.ai-ready.jp/guide/data-preparation-for-ai/)[広げる／データBI・ダッシュボードの始め方石田誠2026-11-12](https://www.ai-ready.jp/guide/bi-dashboard-basics/)[はじめる／データExcelのデータを、AIで使える形に整える桐谷彰人2026-11-12](https://www.ai-ready.jp/guide/excel-data-cleanup/) ## 出典 1. [個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」（平成28年11月、令和8年6月一部改正）](https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/guidelines_tsusoku/) 2. [国税庁タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」（令和8年4月1日現在法令等）](https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm) 3. [厚生労働省スタートアップ労働条件「賃金台帳等の労働契約関係の書類の保存期間は何年ですか？」](https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/qa/zigyonushi/syuugyoukisoku/q6.html) 4. [中小企業基盤整備機構 J-Net21「会計帳簿等の保存期間について教えてください」](https://j-net21.smrj.go.jp/qa/financial/Q0533.html) 5. [国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」（令和6年11月）](https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0024011-003_01.pdf) 最終確認日：2026-11-12 ## 次の一歩 [測るAI-Ready診断（無料）いまの準備状況を、7つの柱で確かめられます。](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/) [相談する結果の解説（30分・無料）診断の結果をもとに、オンラインでご説明します。](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) [窓口ご相談のお申し込み経営・M&A・事業承継・上場・バリューアップはフロレンティナ、AIの導入・開発・データ・セキュリティ・研修はアメリア・テクノロジーがお受けします。](https://www.ai-ready.jp/consult/apply/) 目次 1. なぜ保存期間と削除のルールが必要なのですか？ 2. 保存期間は、何をもとに決めればよいですか？ 3. 個人データは、いつ消せばよいですか？ 4. 保存期間と削除のルールは、どう作ればよいですか？ 5. うまく運用するためのコツはありますか？ 6. チェックリスト 7. よくあるご質問 この記事が扱う柱 主に「データ」、あわせて「ガバナンスと法令」 [データの解説](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/data/)[ガバナンスと法令の解説](https://www.ai-ready.jp/about-ai-ready/governance/) 自社の準備度を確かめる 10問・約3分・登録不要。7つの柱ごとの目安がわかります。 [無料で診断する](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/quick/) --- 出典：フロレンティナ株式会社「データの保存期間と削除のルールの決め方｜AI-Ready.jp」 https://www.ai-ready.jp/guide/data-retention-policy/