---
title: "AIの利用記録｜AI-Ready.jp"
url: https://www.ai-ready.jp/templates/ai-use-log/
description: "生成AIなどを業務で使ったときに、日付・利用者・ツール・用途・入力した情報の区分・出力の使い道・人の確認を記録するExcelのひな形です。問題と対応の記録、ルールの見直しの記録も同じファイルで残せます。"
updated: 2026-11-12
publisher: "フロレンティナ株式会社"
---
ひな形Excel更新 2026-11-12

# AIの利用記録

このひな形でできること

生成AIなどを業務で使った記録を残し、問題があったときの対応と、利用ルールの見直しまでを一つのファイルで管理できます。

ダウンロード（Excel・13KB・無料・登録不要）

[AIの利用記録をダウンロード](https://www.ai-ready.jp/assets/downloads/ai-use-log.xlsx)

自社の規程・契約・関係する法令に合わせて直してお使いください（[サイトの利用について](https://www.ai-ready.jp/policy/terms/)）。

ガイド「[生成AIの利用ルールの作り方（ひな形つき）](https://www.ai-ready.jp/guide/generative-ai-usage-policy/)」や「[AIを使い続けるための運用と見直し](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-operation-monitoring/)」で触れている、利用の状況を確かめるためのExcelのファイルです。「利用記録」のシートに1回の利用を1行で書き、気になる出力や入力の誤りがあったら「問題と対応の記録」のシートに残します。記録をもとに、月ごとや四半期ごとに利用ルールを見直せます。

## 使い方

① **記録の対象を決めます。** すべての利用を書くか、社外に出す文書・顧客に関わる業務などに限るかを、利用ルールにあわせて決めます。

② **使ったら1行書きます。** 日付、利用者、部署、ツール、用途、入力した情報の区分、出力の使い道を「利用記録」のシートに書きます。

③ **人の確認を書きます。** 出力をそのまま使ったか、人が確かめて直したか、確認者は誰かを書きます。

④ **問題があったら記録します。** 誤った出力、入力してはいけない情報の入力などがあったら、「問題と対応の記録」のシートに内容・影響・対応・再発を防ぐ手だてを書きます。

⑤ **定期的に見返します。** 月ごとなどに記録を見返し、よく使われる用途、問題の傾向を確かめます。

⑥ **ルールを見直します。** 見返した結果から利用ルールや研修の内容を直し、「見直しの記録」のシートに残します。

利用記録から、ルールの見直しまで

**利用記録**：使ったら1行。用途・入力した情報の区分・出力の使い道・人の確認

**問題と対応の記録**：誤った出力や入力の誤りがあったら、影響・対応・再発を防ぐ手だて

**見返す**：月ごとなどに、よく使われる用途と問題の傾向を確かめる

**見直しの記録**：**利用ルールや研修の内容を直して残す**

記録の対象は、すべての利用か、社外に出す文書・顧客に関わる業務などに限るかを、利用ルールにあわせて決めます。

## 中身（見出し）

| シート | 内容 |
|---|---|
| 使い方 | 記入の手順、各列の意味、情報の区分と人の確認の選び方 |
| 利用記録 | 日付、利用者、部署、ツール、用途、入力した情報の区分、出力の使い道、人の確認、確認者、メモ |
| 問題と対応の記録 | 日付、利用記録の番号、問題の内容、影響、対応、再発を防ぐ手だて、報告先、メモ |
| 見直しの記録 | 見直し日、記録から気づいたこと、変更の内容、承認者 |

## 記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の例です。

| 日付 | 用途 | 入力した情報の区分 | 人の確認 |
|---|---|---|---|
| ［］ | 社外向けのお知らせの文案 | 公開してよい情報 | 確かめて直した（確認者：広報担当） |
| ［］ | 社内会議の議事録の下書き | 社内限り | 確かめて直した（確認者：会議の主催者） |
| ［］ | 見積書の説明文の下書き | 社内限り（取引先名は入れない） | 確かめて直した（確認者：営業課長） |

問題と対応の記録の例：議事録の下書きで、決まったことの数字が誤っていた。会議の主催者が直してから共有した。再発を防ぐ手だてとして、数字と期限は人が元の資料と照らし合わせることを利用ルールの手順に加えた。

## 使うときの注意

- **自社の利用ルールに合わせて直してください。** 情報の区分の名前（公開・社内限り・秘密など）は、社内データの分類ルールと同じ言葉にそろえます。
- **記録に機密の内容を書きすぎないでください。** 入力した文章そのものではなく、情報の区分や用途を書く形にしています。個人の情報を記録に書く場合は、保存期間と見られる人を決めてください。
- **法令の確認：** 業種によっては、記録の保存や個人情報の扱いに関する定めがあります。最新の法令と公的な資料を確かめ、必要に応じて専門家にご確認ください。
- このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。

## よくあるご質問

QAIを使うたびに、すべて記録しなければいけませんか？

Aすべての利用を手で記録すると、続けるのが難しくなる場合があります。社外に出す文書や顧客に関わる業務など、記録を残す対象を利用ルールで決めておく進め方があります。ツールの管理画面で利用の記録を見られる場合は、その記録とあわせて使えます。

Q記録はどのくらいの期間、保存すればよいですか？

A社内で決める期間です。利用ルールや文書管理の規程で決め、「データの保存期間の一覧（data-retention-schedule）」にも書いておくと、ほかの記録と同じように管理できます。記録に個人の情報が入る場合は、利用する必要がなくなったら消去することも考えます。

## このひな形を使うガイド

- [AIの利用状況の把握と定着の測り方：広さ・深さ・続き方を、個人の監視にせずに見る](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-adoption-measurement/)ガイド
- [AIエージェントを安全に使うための権限と確認](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-agent-security/)ガイド
- [上場準備とAI活用：内部統制と説明の準備](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-for-ipo-preparation/)ガイド
- [中小企業のAIガバナンスの始め方：責任者・一覧・ルール・確認・見直しの5つから](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-governance-for-sme/)ガイド
- [画像生成AIを業務で使うときの進め方と注意](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-image-generation-business/)ガイド
- [M&Aのデューデリジェンスで、AIとデータの活用状況を確かめる観点](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-in-ma-due-diligence/)ガイド
- [AIの不具合・事故への備えと対応：平時の準備と、起きたときの流れ](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-incident-management/)ガイド
- [AIの内部点検・監査の進め方：社内の使い方をルールどおりか確かめる](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-internal-audit/)ガイド
- [AIを使い続けるための運用と見直し：利用状況・品質・リスクを定期的に確かめる](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-operation-monitoring/)ガイド
- [AIの判断の記録と説明の準備：何を残し、誰にどう説明するか](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-records-and-explanation/)ガイド
- [生成AIの利用ルールの作り方（ひな形つき）](https://www.ai-ready.jp/guide/generative-ai-usage-policy/)ガイド
- [AIの運用（MLOps・LLMOps）の基本：作った後に品質を保ち続ける仕組み](https://www.ai-ready.jp/guide/mlops-llmops-basics/)ガイド
- [説明できるAIの実務](https://www.ai-ready.jp/column/explainability-in-practice/)コラム
- [内部不正とAIの利用](https://www.ai-ready.jp/column/insider-risk-and-ai/)コラム
- [AIガバナンスは小さく始められるか？最初に決める3つのことと見直しの回し方](https://www.ai-ready.jp/column/small-steps-ai-governance/)コラム

## 次の一歩

[測るAI-Ready診断（無料）いまの準備状況を、7つの柱で確かめられます。](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/) [相談する結果の解説（30分・無料）診断の結果をもとに、オンラインでご説明します。](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) [窓口ご相談のお申し込み経営・M&A・事業承継・上場・バリューアップはフロレンティナ、AIの導入・開発・データ・セキュリティ・研修はアメリア・テクノロジーがお受けします。](https://www.ai-ready.jp/consult/apply/)

---

出典：フロレンティナ株式会社「AIの利用記録｜AI-Ready.jp」 https://www.ai-ready.jp/templates/ai-use-log/