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title: "SaaSの管理台帳｜AI-Ready.jp"
url: https://www.ai-ready.jp/templates/saas-inventory/
description: "社内で使っているSaaSを1件ずつ書き出し、用途・管理者・契約と費用・更新日・扱う情報・生成AIの機能と学習の設定・認証の方法・承認の状態を一覧にするExcelのひな形です。利用の申請と見直しも記録できます。"
updated: 2026-11-12
publisher: "フロレンティナ株式会社"
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ひな形Excel更新 2026-11-12

# SaaSの管理台帳

このひな形でできること

社内で使っているSaaSを一覧にし、管理者・契約と費用・更新日・扱う情報・生成AIの機能と学習の設定・認証の方法・承認の状態を1か所で確かめられます。

ダウンロード（Excel・13KB・無料・登録不要）

[SaaSの管理台帳をダウンロード](https://www.ai-ready.jp/assets/downloads/saas-inventory.xlsx)

自社の規程・契約・関係する法令に合わせて直してお使いください（[サイトの利用について](https://www.ai-ready.jp/policy/terms/)）。

ガイド「[SaaSの管理と棚卸しの進め方](https://www.ai-ready.jp/guide/saas-management/)」と「[シャドーAIへの対策](https://www.ai-ready.jp/guide/shadow-ai-countermeasures/)」で説明している手順に合わせて作ったExcelのファイルです。SaaS（インターネット経由で使うソフトウェアのサービス）を1行ずつ書き、新しく使いたいサービスは「利用の申請と承認」のシートで記録します。会社が把握していないサービスの利用（シャドーIT・シャドーAI）を見つけ、承認したサービスに移していくときにも使えます。

## 使い方

① **使っているサービスを集めます。** 経理の支払いの記録、クレジットカードの明細、各部署への聞き取りなどから、業務で使っているサービスを集めます。無料のサービスや試用中のものも含めます。

② **1行ずつ書き出します。** 「SaaS一覧」のシートに、サービスの名前、提供会社、用途、利用部署、社内の管理者を書きます。

③ **契約と費用を書きます。** 契約の形（有料・無料・試用）、契約しているアカウント、利用者数、月額の費用の目安、契約の更新日、解約の申し出の期限を書きます。

④ **情報と設定を確かめます。** 扱う情報の区分、個人情報の有無、生成AIの機能の有無、入力した情報の学習への利用の設定、認証の方法（シングルサインオン・多要素認証）、データの保存場所を、利用規約や管理画面で確かめて書きます。

⑤ **承認の状態を決めます。** 承認済み・条件付きで承認・利用をやめる・確認中のいずれかを選びます。新しく使いたいサービスは「利用の申請と承認」のシートに記録します。

⑥ **定期的に見直します。** 半年ごとや契約の更新の前に、使われていないサービス、重複しているサービス、設定の変化を確かめ、「見直しの記録」のシートに残します。

台帳で確かめた後の承認の状態

- **承認済み**：会社として使うことを認めたサービス
- **条件付きで承認**：条件を付けて使うサービス。条件は「利用の申請と承認」のシートに書きます
- **利用をやめる**：会社が承認したサービスに移します（例：無料の版で学習の設定を管理者が決められない）
- **確認中**：利用規約や管理画面での確認を続けます。**確かめた日と根拠を残します**

台帳は半年ごとや契約の更新の前に見直します。

## 中身（見出し）

| シート | 内容 |
|---|---|
| 使い方 | 記入の手順、各列の意味、承認の状態の選び方 |
| SaaS一覧 | 番号、サービスの名前、提供会社、用途、利用部署、社内の管理者、契約の形、契約のアカウント、利用者数、月額の費用の目安、契約の更新日、解約の申し出の期限、扱う情報の区分、個人情報、生成AIの機能、学習への利用の設定、認証の方法、データの保存場所、承認の状態、最終確認日、メモ |
| 利用の申請と承認 | 申請日、サービスの名前、申請者・部署、目的、扱う情報の区分、確かめた内容、判断、条件、承認者 |
| 見直しの記録 | 見直し日、対象のサービス、見つかったこと、対応、確認者 |

## 記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の例です。

| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 用途・利用部署 | 会議の録音から議事録を作る（営業部） |
| 契約の形 | 個人で無料の版を使っていた |
| 扱う情報の区分 | 社外秘（商談の内容を含む） |
| 生成AIの機能・学習への利用の設定 | あり。無料の版では学習に使われない設定を管理者がまとめて決められない（利用規約と管理画面で確認） |
| 承認の状態 | 利用をやめる（会社で契約している議事録のツールに移す） |
| 見直しの記録 | 聞き取りで見つかった。営業部に移行の方法を案内し、1か月後に利用の停止を確かめる |

## 使うときの注意

- **自社の規程に合わせて直してください。** 列は一般的な項目の例です。情報の区分は、自社の分類ルールの言葉にそろえます。
- **確かめた日と根拠を残してください。** 利用規約・料金・設定は変わることがあります。確かめた日と資料の名前を残し、契約の更新の前などに見直します。サービスの詳しい確認には「AIの委託先・サービスの確認リスト（[AIの委託先・サービスの確認リスト](https://www.ai-ready.jp/templates/ai-vendor-checklist/)）」が使えます。
- **個人情報を扱うサービスは、法令を確かめてください。** 個人データの取扱いを外部のサービスに任せる場合の扱いや、外国の事業者のサービスを使う場合の扱いは、個人情報保護委員会のガイドラインなどで確かめ、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
- **公的な資料も参考になります。** 情報処理推進機構（IPA）の「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」（第4.0版）の付録に、「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」があります。
- **台帳そのものの扱いに気をつけてください。** 契約のアカウントや設定の情報が集まるため、台帳を見られる人を限ります。
- このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。

## よくあるご質問

Q部署や個人が無料で使っているサービスも書くのですか？

A業務で使っているものは、無料のサービスも書いておくことをお勧めします。費用がかからなくても、社内の情報を入力している場合があるためです。まずは各部署に「業務で使っているサービス」を聞き、わかった範囲から書き足していく進め方があります。

Q生成AIの機能が付いたサービスは、何を確かめればよいですか？

A入力した情報が学習に使われるか、使われない設定ができるか、その設定を管理者がまとめて決められるかを、利用規約や管理画面で確かめます。確かめた日と根拠の資料を「メモ」の列に残しておくと、規約が変わったときに比べやすくなります。

## このひな形を使うガイド

- [アカウントと権限の管理の基本](https://www.ai-ready.jp/guide/access-management-basics/)ガイド
- [生成AIの使い方の選び方：SaaS・API・自社環境の違いと判断の目安](https://www.ai-ready.jp/guide/ai-platform-selection/)ガイド
- [クラウドを安全に使うための基本](https://www.ai-ready.jp/guide/cloud-security-basics/)ガイド
- [生成AIの利用ルールの作り方（ひな形つき）](https://www.ai-ready.jp/guide/generative-ai-usage-policy/)ガイド
- [多要素認証・パスキーの導入の進め方](https://www.ai-ready.jp/guide/mfa-and-passkey-introduction/)ガイド
- [SaaSの管理と棚卸しの進め方](https://www.ai-ready.jp/guide/saas-management/)ガイド
- [シャドーAIへの対策](https://www.ai-ready.jp/guide/shadow-ai-countermeasures/)ガイド
- [取引先を含めたサプライチェーンのセキュリティ：委託先・取引先・ソフトウェアの備え](https://www.ai-ready.jp/guide/supply-chain-security/)ガイド
- [ノーコード・ローコードでAIを業務に組み込む](https://www.ai-ready.jp/column/nocode-ai/)コラム

## 次の一歩

[測るAI-Ready診断（無料）いまの準備状況を、7つの柱で確かめられます。](https://www.ai-ready.jp/diagnosis/) [相談する結果の解説（30分・無料）診断の結果をもとに、オンラインでご説明します。](https://www.ai-ready.jp/consult/review/) [窓口ご相談のお申し込み経営・M&A・事業承継・上場・バリューアップはフロレンティナ、AIの導入・開発・データ・セキュリティ・研修はアメリア・テクノロジーがお受けします。](https://www.ai-ready.jp/consult/apply/)

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出典：フロレンティナ株式会社「SaaSの管理台帳｜AI-Ready.jp」 https://www.ai-ready.jp/templates/saas-inventory/