計画書は誰が書けばよいですか？

PoCの進行と記録をまとめる責任者が下書きを作り、現場の利用者と技術の担当に確かめてもらう進め方があります。最後に決裁者が目を通し、成功と撤退の条件に合意しておくと、結果が出た後の判断が速くなります。

途中で計画を変えてもよいですか？

中間の確認日に、範囲や進め方を直すことはあります。変えた内容と理由を「変更の記録」の欄に残しておくと、結果を判断するときに前提がわかりやすくなります。成功と撤退の条件を変える場合は、決裁者の了承を得ておくと安心です。

ガイド「PoCの進め方：成功と撤退の条件の決め方」で説明している考え方に合わせて作ったWordのファイルです。項目ごとに表になっていて、［　　］の空欄を埋めると計画書になります。結果の欄も用意しているため、PoCが終わった後の報告と判断にもそのまま使えます。

① 確かめる問いを1〜2個に絞って書きます。 「役に立つか」「使えるか」「続けられるか」のうち、いまわかっていないことを中心にします。

② 範囲を具体的に決めます。 対象の業務・部署・データ・利用者を書きます。扱うデータが社内の利用ルールの範囲に収まるかも、この段階で確かめます。

③ 期間と中間の確認日を決めます。 準備・試行・振り返りの3つを期間に含め、途中で方向を直せるように中間の確認日を入れます。

④ 体制を書きます。 決裁者・責任者・現場の利用者・技術の担当を、名前と役割で書きます。決裁者には始める段階から関わってもらいます。

⑤ 基準値を測っておきます。 成功の条件を数字で書くために、PoCの前のいまの作業時間や件数を記録します。測り方は「AIの効果の測り方」が参考になります。

⑥ 成功の条件と撤退の条件を書きます。 成功の条件は数字と状態の両方で3〜5個にし、「必須」と「あるとよい」を分けます。撤退の条件と、延長する場合の回数の上限もあわせて決めます。

⑦ 費用・リスク・本番の見込みを書きます。 PoCの費用に加えて、本番で使う場合の費用と体制の見込みも書いておくと、結果が出たときにそのまま判断に進めます。

⑧ 判断の日程を決め、決裁者と合意します。 結果を見て「進む・直して続ける・止める」を決める日を、始める前に決めておきます。

見出し	書く内容
1. 基本情報	計画の名前、作成日、作成者、版
2. 目的と確かめる問い	目的（一文）、確かめる問い（1〜2個）、問いの種類
3. 範囲	対象の業務・部署・データ・利用者・使うツール、範囲に含めないこと
4. 期間	準備・試行・振り返りの期間、中間の確認日
5. 体制	決裁者・責任者・現場の利用者・技術の担当（社外を含む）
6. 基準値	指標、いまの値、測り方、測った期間
7. 成功の条件	数字の条件・状態の条件、必須とあるとよいの別、測り方
8. 撤退の条件	止める・方向を変える条件、延長の回数の上限
9. 費用	PoCの費用（利用料・設定・作業時間）と、本番で使う場合の見込み
10. リスクと対策	情報の扱い、誤った出力、現場の負担などと対策
11. 判断の日程	中間の確認日、最終の判断日、判断の場の参加者
12. 本番の見込み	広げる範囲と順番、運用の体制、利用ルール・権限・記録
13. 結果と判断（終了後に記入）	条件ごとの結果と根拠、判断、学んだこと
変更の記録	日付、変えた内容、理由、了承した人

架空の会社「株式会社〇〇」の営業部が、見積もりの下書きでPoCを行う場合の例です（数字は説明のための例です）。

自社の規程・契約に合わせて直してください。 決裁の手続き、予算の取り方、社外への依頼の契約は会社ごとに違います。社内の決裁の書式がある場合は、その項目に合わせて直してお使いください。
扱うデータは利用ルールと照らし合わせてください。 個人情報や取引先から預かった情報を使う場合は、PoCの段階から社内の利用ルールや契約の条件を確かめます。法令に関わる判断は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
期間の目安は業務によって変わります。 期間は、確かめる問いに答えが出る最短の長さにします。長くなりそうなときは、範囲を狭めて段階に分けるほうが判断しやすくなります。
止めた場合も記録を残してください。 「この業務には向いていなかった」「このデータの整理が先に必要」といった学びは、次の取り組みの出発点になります。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。