業務の棚卸し表

ガイド「AIを使う業務の選び方：業務の棚卸しから優先順位まで」で説明している手順に合わせて作ったExcelのファイルです。頻度・1回あたりの時間・人数を入れると、月の時間が数式で計算されます。効果と難しさを高・中・低で選ぶと、優先度の区分（最初に取り組む候補・段階的に進める・使い方集で共有・いまは見送る）が表示されます。

使い方

① 範囲を決めます。 1つか2つの部署、または一つの業務の流れ（例：問い合わせ対応、見積もり作成）に絞ります。

② 業務を作業の単位に分けます。 「棚卸し表」のシートに、業務の名前と、動詞で表せる作業（例：依頼メールを読み条件を整理する）を1行ずつ書きます。

③ 作業ごとの情報を書きます。 頻度（日・週・月・年から選択）、1回あたりの時間（分）、1回の単位あたりの回数、関わる人数、使っている情報、判断の重さ、困っていることを書きます。月の回数と月の時間（時間）は数式で計算されます。

④ 現場に聞きます。 実際に作業している人に「どの作業に時間がかかるか」「くり返しが多い作業は何か」を聞き、数字を直します。

⑤ AIに向くかを書きます。 「向く／一部向く／向きにくい」から選び、理由を書きます。向きにくい作業も、細かく分けると一部は任せられることがあります。

⑥ 効果と難しさを3段階で評価します。 業務を知る人と管理部門の人が一緒に、高・中・低を選びます。優先度の区分が自動で表示されます。

⑦ 最初の1件を選び、見直しの時期を決めます。 「最初に取り組む候補」の中から、効果が数字で見えやすく、失敗しても影響が小さい作業を選びます。表は半年ごとなどに見直します。

中身（見出し）

月の回数は、頻度に応じて「日＝20日」「週＝4.3週」「月＝1」「年＝1/12」で換算しています（「使い方」のシートで換算の値を変えられます）。月の時間は「1回あたりの時間×月の回数×人数÷60」で計算します。

優先度は、効果と難しさの組み合わせで次のように表示されます。

• 最初に取り組む候補： 効果が「高」または「中」で、難しさが「低」
• 段階的に進める： 効果が「高」または「中」で、難しさが「中」または「高」。データの整備やルールの準備から始めます
• 使い方集で共有： 効果が「低」で、難しさが「低」または「中」。個人の工夫として共有します
• いまは見送る： 効果が「低」で、難しさが「高」。理由を残しておきます

効果と難しさを選ぶときは、次の目安を参考にしてください。

• 効果： いまかかっている時間の大きさ、品質のばらつきが減るか、お客様への対応が早くなるか、担当者の負担が減るか
• 難しさ： 扱う情報の重さ、必要なデータがそろっているか、既存のシステムとつなぐ必要があるか、間違えたときの影響、関わる部署や人の多さ

記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の総務部の例です（数字は説明のための例です）。

使うときの注意

• 自社の業務と規程に合わせて直してください。 列は一般的な項目の例です。部署ごとに必要な列を足したり、使わない列を消したりしてかまいません。
• 扱う情報の区分を確かめてください。 候補の作業が、利用ルールで入力が認められていない情報を扱う場合は、取り除けるかを先に確かめます。区分は「入力してはいけない情報の一覧（入力してはいけない情報の一覧）」と合わせて見ると判断しやすくなります。法令に関わる判断は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
• 見積もりは仮の数字として扱ってください。 AIでどの程度時間が減るかは、試してみないとわからないことが多くあります。候補に選んだ作業は、PoCや試行で確かめます。
• 「見送る」作業も理由を残してください。 データの整備やツールの変化で、向くようになることがあります。見直しのときに改めて検討します。
• このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。