社内の作業時間も予算に入れる必要がありますか？

支払いが発生しないため、会計上の予算とは分けて扱う方法があります。このひな形では「参考」として並べられるようにしています。利用料だけで比べると、準備や確認にかかる時間が見えなくなるため、判断の材料として書いておくと役立ちます。

利用料が利用量で変わるサービスは、どう見積もればよいですか？

試行の期間の実績や、提供元が公開している料金の情報をもとに、1か月あたりの利用量の見込みから計算し、前提を「前提とメモ」のシートに書いておきます。月ごとの実績と比べて差が大きい場合は、見込みを見直します。

ガイド「AI関連の予算の立て方」と「AIへの投資の判断基準と予算の立て方：試す・広げる・続けるで分ける」で説明している考え方に合わせて作ったExcelのファイルです。ツールの利用料だけでなく、開発・設定の委託、研修、データの整備、セキュリティの対策、予備の費用も同じ表に並べます。

① 前提を書きます。 「前提とメモ」のシートに、対象の年度、予算の責任者、利用者の数の見込み、外貨で請求されるサービスがある場合の換算の前提などを書きます。

② 費目を書き出します。 「予算の一覧」のシートに、取り組みごとに費目を1行ずつ書きます。区分（試す・広げる・続ける）と、初期費用か継続費用（月額）かを選びます。

③ 金額と根拠を書きます。 予算の金額と、見積もりや料金表などの根拠を書きます。継続費用は月額と、年度の中で使う月数を書きます。

④ 社内の作業時間を参考として書きます。 準備・研修・確認にかかる社内の作業時間の見込みを、参考の行として書きます。

⑤ 月ごとに実績を記録します。 「月ごとの実績」のシートに、請求書や利用の明細をもとに実績を書き、予算との差を確かめます。

⑥ 差が大きい費目を見直します。 四半期ごとなどに差の大きい費目の理由を確かめ、続ける・広げる・止めるの判断や、次の年度の予算に反映します。

予算の3つの区分

試す効果を確かめるための小さな試行の費用。期間と上限を決めて使います

広げる試行で効果が確かめられた使い方を、ほかの部署や業務に広げる費用

続ける定着した使い方を続けるための費用（利用料・保守・研修の更新など）

それぞれの区分で、初期費用と継続費用（月額）に分けて書きます。社内の作業時間は参考として並べ、会計上の予算とは分けて扱います。

シート	内容
使い方	記入の手順、区分（試す・広げる・続ける）の説明、費目の例
予算の一覧	番号、取り組み、区分、費目、初期・継続、内容・根拠、単価、数量、月数、予算の金額、実績の合計、差、担当、メモ
月ごとの実績	番号（予算の一覧と同じ）、費目、4月〜3月の実績、合計
前提とメモ	対象の年度、予算の責任者、利用者の数の見込み、換算の前提、見直しの記録

区分は次の考え方で選びます。

費目の例：ツールの利用料、開発・設定の委託、研修、データの整備、セキュリティの対策、予備の費用、社内の作業時間（参考）。

架空の会社「株式会社〇〇」の年度の予算の例です（数字は説明のための例です）。

取り組み	区分	費目	初期・継続	予算の考え方
会議の議事録の下書き	続ける	生成AIツールの利用料	継続	1人あたりの月額×50人×12か月
見積もりの下書き	試す	設定と社内の資料の整理の委託	初期	見積書の金額
見積もりの下書き	試す	生成AIツールの利用料	継続	1人あたりの月額×5人×3か月
全社	広げる	推進役向けの研修	初期	研修の見積もり×2回
全社	続ける	予備の費用	継続	利用料の合計の一定の割合
見積もりの下書き	試す	社内の作業時間（参考）	初期	準備と確認に40時間

料金は提供元の最新の情報で確かめてください。 AIのサービスの料金や契約の条件は変わることがあります。見積もりや料金表を確かめた日を根拠の欄に書いておきます。
会計・税務の処理は、税理士などの専門家に確かめてください。 開発の委託費やソフトウェアの費用を資産に計上するか、費用にするかなどの扱いは、内容や金額によって異なる場合があります。
社内の作業時間は、会計上の予算と分けて扱ってください。 判断の材料として並べ、支払いが発生する費用とは区別して説明します。
自社の予算の書式に合わせて直してください。 費目や区分は一般的な例です。社内の勘定科目や予算の管理の仕方に合わせて変えてかまいません。投資の判断には「AIへの投資の判断シート（AIへの投資の判断シート）」と合わせて使えます。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。