効果を金額にできない場合はどうすればよいですか？

品質の向上や担当者の負担の軽減など、金額にしにくい効果は、金額の欄を空欄にして指標といまの値・目標の値を書きます。判断の場では、金額の差とあわせて、状態の変化として説明すると伝わりやすくなります。

評価期間は何か月にすればよいですか？

ツールの契約の期間や、効果が出るまでの見込みに合わせて決めます。はじめは6〜12か月程度で見て、試行の結果が出たら見直す使い方があります。評価期間を変えると、継続費用と効果の合計が数式で計算し直されます。

ガイド「PoCの進め方：成功と撤退の条件の決め方」と「AIの効果の測り方：時間・費用・品質の指標」で説明している考え方に合わせて作ったExcelのファイルです。費用と効果を入れると、評価期間の合計・差・回収の目安が数式で計算されます。成功の条件と撤退の条件は始める前に書き、結果は判断の前に記入します。

① 案件の名前と評価期間を決めます。 「判断」のシートに、何にAIをどう使う案件かと、効果を見込む期間（月）を書きます。

② 費用を書き出します。 「費用」のシートに、初期費用と継続費用（月額）を1行ずつ書きます。ツールの利用料だけでなく、準備・研修・確認にかかる社内の作業時間も費用に含めます。

③ 期待する効果を書きます。 「効果」のシートに、指標・いまの値・目標の値を書きます。金額にできる効果は、月あたりの金額の目安と根拠を書きます。

④ 期間と条件を決めます。 「条件と期間」のシートに、準備・試行・中間の確認・判断の日程と、成功の条件・撤退の条件を書きます。

⑤ 集計と確認の項目を見ます。 「判断」のシートで、費用と効果の合計・差・回収の目安を確かめ、8つの確認の項目に答えます。

⑥ 判断を記録します。 判断の場で、進める・条件付きで進める・見送る・保留のいずれかを選び、理由・条件・次の見直し日・決裁者を書きます。

記入の流れ

シート	内容
使い方	記入の手順、各シートの内容、数式の内容、判断の目安、色の凡例
判断	案件の名前、評価期間、初期費用・継続費用・評価期間の費用の合計（数式）、効果の目安の合計（数式）、差と回収の目安（数式）、条件の件数（数式）、確認の項目と「はい」の数（数式）、判断の記録
費用	番号、区分（初期費用／継続費用（月額））、項目、内容・根拠、金額、評価期間の合計（数式）、メモ
効果	番号、効果の種類、指標、単位、いまの値、目標の値、月あたりの金額の目安、金額の根拠、測り方、確かめる日
条件と期間	段階ごとの開始日・終了日・日数（数式）・担当、成功の条件・撤退の条件（必須かどうか・確かめる日・結果・根拠）

数式の内容は次のとおりです。

判断は、次の目安で選びます。

判断の4つの目安

架空の会社「株式会社〇〇」の営業部が、見積もりの下書きに生成AIを使う場合の例です（数字は説明のための例です）。

項目	記入例
評価期間	12か月
初期費用	設定と社内の資料の準備（社内の作業）：240,000円
継続費用（月額）	生成AIツールの利用料：60,000円
効果（時間）	見積もりの下書きの作成時間：月120時間→80時間。月あたりの金額の目安120,000円（時間の価値の目安）
効果（品質）	見積もりの手直しの件数：月15件→10件（金額にしにくいため空欄）
数式の結果	評価期間の費用の合計960,000円、効果の目安1,440,000円、差480,000円、回収の目安4.0か月
成功の条件	下書きの作成時間が、平均で3割以上短くなる（必須）
撤退の条件	中間の確認で、手直しなしで使える下書きが3割未満にとどまる
判断	条件付きで進める（営業部の5名に限り、3か月後に再度判断する）

効果の金額は見込みとして扱ってください。 減った時間はほかの業務に使われることが多く、すぐに人件費が減るとは限りません。金額は「時間の価値の目安」として扱い、実際の費用の削減とは分けて説明します。
社内の作業時間も費用に含めてください。 利用料だけで比べると、準備・研修・確認にかかる時間が見えなくなります。
条件は始める前に決めてください。 結果を見てから条件を決めると、判断がぶれやすくなります。PoCの計画は「PoC計画書（PoC計画書）」、効果の記録は「効果測定シート（効果測定シート）」と合わせて使うと進めやすくなります。
自社の決裁の手続きに合わせて直してください。 社内の稟議の書式がある場合は、その項目に合わせて列を足したり消したりしてかまいません。契約や法令に関わる判断は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。