AIの利用記録

ガイド「生成AIの利用ルールの作り方（ひな形つき）」や「AIを使い続けるための運用と見直し」で触れている、利用の状況を確かめるためのExcelのファイルです。「利用記録」のシートに1回の利用を1行で書き、気になる出力や入力の誤りがあったら「問題と対応の記録」のシートに残します。記録をもとに、月ごとや四半期ごとに利用ルールを見直せます。

使い方

① 記録の対象を決めます。 すべての利用を書くか、社外に出す文書・顧客に関わる業務などに限るかを、利用ルールにあわせて決めます。

② 使ったら1行書きます。 日付、利用者、部署、ツール、用途、入力した情報の区分、出力の使い道を「利用記録」のシートに書きます。

③ 人の確認を書きます。 出力をそのまま使ったか、人が確かめて直したか、確認者は誰かを書きます。

④ 問題があったら記録します。 誤った出力、入力してはいけない情報の入力などがあったら、「問題と対応の記録」のシートに内容・影響・対応・再発を防ぐ手だてを書きます。

⑤ 定期的に見返します。 月ごとなどに記録を見返し、よく使われる用途、問題の傾向を確かめます。

⑥ ルールを見直します。 見返した結果から利用ルールや研修の内容を直し、「見直しの記録」のシートに残します。

中身（見出し）

記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の例です。

問題と対応の記録の例：議事録の下書きで、決まったことの数字が誤っていた。会議の主催者が直してから共有した。再発を防ぐ手だてとして、数字と期限は人が元の資料と照らし合わせることを利用ルールの手順に加えた。

使うときの注意

• 自社の利用ルールに合わせて直してください。 情報の区分の名前（公開・社内限り・秘密など）は、社内データの分類ルールと同じ言葉にそろえます。
• 記録に機密の内容を書きすぎないでください。 入力した文章そのものではなく、情報の区分や用途を書く形にしています。個人の情報を記録に書く場合は、保存期間と見られる人を決めてください。
• 法令の確認： 業種によっては、記録の保存や個人情報の扱いに関する定めがあります。最新の法令と公的な資料を確かめ、必要に応じて専門家にご確認ください。
• このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。