データの保存期間の一覧
このひな形でできること
文書・データの種類ごとに、保存期間・起算点・根拠・期間後の扱いを一覧にし、削除したことを記録に残せます。
ダウンロードありがとうございます。次は、自社の現在地を確かめませんか
ひな形を埋める前に、クイック診断（10問・約3分・登録不要）で7つの柱の準備度を確かめると、どこから直すかを決めやすくなります。結果をもとにした結果の解説（30分・無料）もご利用いただけます。
ガイド「データの保存期間と削除のルールの決め方」で説明している手順に合わせて作ったExcelのファイルです。「保存期間の一覧」のシートに文書・データの種類を1行ずつ書き、期間が来たものを削除・廃棄したら「削除の記録」のシートに残します。AIの利用の記録や、AIに使うために集めたデータの保存期間を決めるときにも使えます。
使い方
① 対象の文書・データを書き出します。 「社内データの棚卸し表（社内データの棚卸し表）」で書き出したデータや、部署ごとの書類を「保存期間の一覧」のシートに1行ずつ書きます。
② 保存期間の根拠を確かめます。 法令で保存が求められているもの、取引先との契約で期間が決まっているもの、社内規程で決めるものに分けます。法令の場合は、条文と起算点（いつから数えるか）を書きます。
③ 保存期間と期間後の扱いを決めます。 保存期間、期間後に削除・廃棄するか、延長を確かめるかを決め、削除の方法を書きます。
④ 担当と確認者を決めます。 保存の担当部署と、削除の前に確かめる人を書きます。
⑤ 削除・廃棄したら記録します。 「削除の記録」のシートに、日付・対象・範囲・方法・実施者・確認者を書きます。
⑥ 定期的に見直します。 年1回や法令が変わったときに見直し、「見直しの記録」のシートに残します。
保存期間の根拠の分け方と期間後の流れ
- 法令で保存が求められているもの条文と起算点（いつから数えるか）を書きます
- 契約で期間が決まっているもの取引先との契約の条件を根拠に書きます
- 社内規程で決めるもの業務で使う期間などを考えて社内で決め、理由を残します
- 期間が来たらデータの責任者が確かめてから削除・廃棄し、「削除の記録」に残します
法令の期間・起算点は書類によって異なります。詳しくは条文と専門家にご確認ください。
中身（見出し）
| シート | 内容 |
|---|---|
| 使い方 | 記入の手順、各列の意味、根拠の種類と期間後の扱いの選び方 |
| 保存期間の一覧 | 番号、文書・データの種類、具体的な例、担当部署、保存場所、保存期間、起算点、根拠の種類、根拠（条文・規程・契約）、期間後の扱い、削除の方法、確認者、メモ |
| 削除の記録 | 日付、対象（一覧の番号）、件数・範囲、方法、実施者、確認者、メモ |
| 見直しの記録 | 見直し日、変更の内容、理由、承認者 |
記入例
架空の会社「株式会社〇〇」の例です。法令の期間は2026年11月時点で条文を確かめたものですが、起算点や対象の範囲は書類によって異なります。自社の書類に当てはめるときは、条文と専門家にご確認ください。
| 文書・データの種類 | 保存期間と起算点 | 根拠 |
|---|---|---|
| 会計帳簿と事業に関する重要な資料 | 会計帳簿の閉鎖の時から10年 | 会社法 第432条第2項 |
| 法人税の帳簿と取引に関する書類 | 確定申告書の提出期限の翌日から7年（青色申告書を提出した事業年度に欠損金額が生じた場合などは10年） | 国税庁「帳簿書類等の保存期間」 |
| 労働者名簿 | 5年（当分の間は3年）。起算日は労働者の死亡・退職・解雇の日 | 労働基準法 第109条・附則第143条、施行規則 第56条 |
| 賃金台帳 | 5年（当分の間は3年）。起算日は最後の記入をした日（賃金の支払期日のほうが遅い場合は支払期日） | 労働基準法 第109条・附則第143条、施行規則 第56条 |
| 顧客の問い合わせの記録 | ［社内で決める期間］ | 社内規程。個人データは、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努める（個人情報保護法 第22条） |
| 生成AIの利用の記録 | ［社内で決める期間］ | 社内規程（生成AIの利用ルール） |
使うときの注意
- 法令の期間と起算点は、書類ごとに確かめてください。 記入例の期間は一部の例です。同じ書類にほかの法令の定めがある場合や、電子で保存する場合の要件もあります。最新の条文と国税庁・厚生労働省などの資料を確かめ、税理士・社会保険労務士・弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
- 自社の規程・契約に合わせて直してください。 文書管理の規程や、取引先との契約で決めた保存・返却・削除の条件と食い違わないように整えます。
- バックアップの中のデータも考えてください。 本体を削除しても、バックアップに残っている場合があります。バックアップの保存期間とあわせて決めます。
- 削除する前に確かめてください。 係争や調査などで保存を続ける必要がないかを、データの責任者が確かめてから削除します。
- このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。
よくあるご質問
Q法令で決まっていないデータの保存期間は、どう決めればよいですか？
A業務で使う期間、取引先との契約の条件、問い合わせや紛争に備える期間などを考えて社内で決めます。個人データは、個人情報保護法で、利用する必要がなくなったときは遅滞なく消去するよう努めることとされています。決めた理由を「根拠」の列に書いておくと、見直しのときに判断しやすくなります。
Q法令の保存期間を過ぎたら、すぐに削除しなければいけませんか？
A法令の保存期間は、その期間は保存しておく義務を示すものです。期間を過ぎた後の扱いは、社内で決めた期間や契約の条件、ほかの法令の定めもあわせて確かめます。削除する前にデータの責任者が確かめ、削除したことを記録に残す進め方があります。