電子帳簿保存法とAIによる書類の読み取り：スキャナ保存と電子取引データ保存の要点

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AIによる文字の読み取り（AI-OCR）を使うと、請求書や領収書の入力の手間を減らせる場合があります。ただし、経理の書類には税法上の保存のルールがあります。この記事では、国税庁の資料にそって、AIの読み取りと電子帳簿保存法の関係を整理します。

電子帳簿保存法には、どんな区分がありますか？

国税庁は、帳簿や書類を電子データで保存する制度を、次の3つに分けて案内しています。

AIの読み取りが関わるのは、主にスキャナ保存と電子取引データ保存です。紙で受け取ったか、電子で受け取ったかで、保存のルールが変わる点を押さえておくと整理しやすくなります。

紙の書類をAIで読み取る場合は、何に気をつけますか？

紙で受け取った書類を読み取り、ルールを満たした電子データを保存すると、紙の書類を廃棄できます。これがスキャナ保存です。始めるための特別な手続きは原則として要りません（始める前に受け取った重要な書類を対象にする場合は、事前に税務署への届出が必要です）。

国税庁の資料（令和6年1月以降用）は、お金や物の流れに直結する重要書類（契約書、納品書、請求書、領収書など）と、直結しない一般書類（見積書、注文書、検収書など）に分けて、次のルールを示しています。

ほかに、ディスプレイやプリンタ、システムの説明書などの備え付けも求められています。業務の処理の期間による方法は、社内で処理の規程を定めている場合だけ使えます。

スキャナ保存で保存するのは、ルールを満たして読み取った画像のデータです。AIが読み取った文字のデータは、検索の項目（日付・金額・取引先）を付ける、仕訳を作る、といった用途に生かすものと考えると整理しやすくなります。

メールで受け取った請求書は、どう扱いますか？

メールのPDFやWebサイトからダウンロードした請求書など、電子で受け取った取引の書類は、電子のまま保存することが義務になっています。注文書・契約書・送り状・領収書・見積書なども対象です。

国税庁の資料では、原則のルールとして次の3つが示されています。

① 改ざんを防ぐ措置：タイムスタンプが付いたデータを受け取る、受け取ったデータにタイムスタンプを付ける、訂正・削除の記録が残るシステムでやり取り・保存する、改ざんを防ぐための事務処理の規程を作って運用する、のいずれか

② 確かめるための機器：保存したデータを確かめるディスプレイやプリンタなどを備え付ける

③ 検索：日付・金額・取引先の3つで検索できること。加えて、日付や金額の範囲の指定と2つの項目の組み合わせで検索できるか、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられるようにすること

基準となる期間（2年または2期前）の売上高が5,000万円以下の場合などは、ダウンロードの求めに応じられれば、③の検索のルールは不要とされています。

検索のルールは、表計算ソフトで索引簿（連番・日付・金額・取引先の一覧）を作る方法や、日付・金額・取引先の順に並べた規則的なファイル名で特定のフォルダに集める方法でも満たせると示されています。AIで書類から日付・金額・取引先を読み取り、索引簿やファイル名づくりを手伝わせるのは、手間を減らす使い方の一つです。

原則のルールに対応できていない場合も、所轄の税務署長が相当の理由があると認め、税務調査のときにダウンロードと印刷した書面の提示・提出の求めに応じられるようにしていれば、データの保存で足りるという猶予の措置があります。まずはデータを消さずに保存することが出発点です。

請求書のデータを会計ソフトに自動でつなぐ仕組みには、何がありますか？

令和7年度の税制改正では、請求書などの電子取引データを自動で保存し、帳簿に自動でつなぐ仕組みに対応した制度が新設されました。取引から会計・税務までをデジタルでつなぐ「デジタルシームレス」の普及を目指すものとされています。デジタル庁の仕様に従ったデジタルインボイスや預貯金口座の決済データを、国税庁長官が定める基準に合うシステムで保存し、改ざん防止などの要件を満たす場合に、税制上の措置を受けられます。あらかじめ届出書の提出が必要です。

取引先とのやり取りがデジタルインボイスに移れば、読み取り自体が要らなくなる場面もあります。読み取りの効率化と、データのまま受け取る仕組みへの移行の両方を見ておくと、投資の判断がしやすくなります。措置の要件や時期は、国税庁の資料で最新の情報をご確認ください。

AIの読み取りを経理に取り入れるには、どう進めますか？

① 書類の受け取り方を棚卸しする：取引先ごと・書類ごとに、紙・メール・Webサイトのどれで受け取るかを一覧にします。

② 保存の方法を決める：紙の書類をスキャナ保存にするか紙のまま保存するか、電子で受け取った書類をどう保存するかを決めます。

③ 道具を選ぶ：市販のソフトがルールに沿って保存できるかは、国税庁のホームページで確かめる方法が案内されています（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会〔JIIMA〕の認証の情報など）。画像の保存とタイムスタンプなどのルールに対応しているかを確かめます。

④ 事務の手順を決める：誰が、いつまでに読み取り、誰が確かめるかを決め、必要な規程を作ります。特設サイトに規程のサンプルがあります。

⑤ AIの読み取り結果を人が確かめる：読み取りの誤りはゼロにはなりません。金額・日付・取引先は検索や仕訳のもとになるため、確かめる工程を残します（「AIの出力を確かめる人の目」参照）。

⑥ 税理士と確かめる：自社の方法がルールに合っているかを、顧問の税理士などの専門家に確かめます。

道具の選び方は「紙の書類・請求書の読み取りにAIを使う進め方」で解説しています。

チェックリスト

• 取引先・書類ごとに、紙で受け取るか電子で受け取るかを一覧にしている
• 電子で受け取った取引の書類を、電子のまま保存している（印刷だけで済ませていない）
• 電子取引データの改ざん防止の措置と、日付・金額・取引先で検索できる方法を決めている
• スキャナ保存をする場合、解像度・カラー・入力の期間・タイムスタンプなどのルールを確かめている
• AIが読み取った文字のデータと、保存する画像の役割を分けている
• AIの読み取り結果の金額・日付・取引先を、人が確かめる工程を残している
• 使うソフトがルールに沿うかを確かめ、事務の手順と規程を顧問の税理士などに確かめている