経理業務でのAIの使い方

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経理は、決まった手順の作業が多く、AIの効果が見えやすい業務です。一方で、数字の誤りは税務や取引先との関係に直結します。この記事では、経理の仕事のどこにAIを使えるか、どう始めるか、電子帳簿保存法やインボイス制度の観点で何を確かめるかを整理します。

経理のどこにAIが役立ちますか？

経理の仕事を作業に分けると、AIが手伝える場面が見えてきます。

AIは、文字の読み取りや分類、文章の下書きを得意とします。一方で、勘定科目や税区分の判断、支払いの承認、税務上の扱いの判断は、誤りの影響が大きいため、人が確かめる前提で使います。

AI事業者ガイドラインも、AIの利用者に対して、出力の精度とリスクの程度を理解したうえで使うことや、AIの出力を事業で使う判断を責任をもって行うことを求めています。

何から始めればよいですか？

次の順番で進めると、効果を確かめながら広げられます。

① 時間のかかっている作業を洗い出す。 請求書の入力、経費の精算の確認、入金の消し込みなど、毎月どの作業に何時間かかっているかを書き出します。件数が多く、手順が決まっている作業ほど、AIの効果が出やすくなります。

② 一つの作業で小さく試す。 たとえば「受け取った請求書の読み取り」だけを対象に、1か月分をAIで読み取り、人の入力と比べます。読み取りの誤りがどの項目で多いか、確認にどれだけ時間がかかるかを記録します。

③ 確認と承認の流れを決める。 AIの結果を誰が、どの段階で確かめ、承認するかを決めます。承認した人と日時が残る形にしておくと、あとから確かめやすくなります。

④ 会計ソフトとのつなぎ方を決める。 読み取った結果を会計ソフトにどう取り込むか、手入力をどこまで減らせるかを確かめます。すでに使っている会計ソフトや経費精算のサービスにAIの機能が付いている場合は、その機能から試すのも一つの方法です。

⑤ 効果を測って広げる。 作業時間、誤りの件数、締めまでの日数を比べ、効果が確かめられたら、照合や経費の確認などほかの作業に広げます。

電子帳簿保存法では、何を確かめればよいですか？

電子帳簿保存法は、帳簿をデータで保存すること、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして保存すること、取引先とデータでやり取りした取引の情報を保存することについて定めています。

国税庁の案内では、請求書などをPDFなどのデータで受け取った場合は、そのデータを決められたルールで保存する必要があり、紙に印刷して保存することは禁止されていないものの、データの保存は必要としています。2024年1月1日以降の取引については、所轄の税務署長が保存の要件にそって保存できなかったことに相当の理由があると認め、税務調査のときにデータのダウンロードの求めや、印刷した書面の提示・提出の求めに応じられる場合は、単にデータを保存しておくだけでもよいとされています（事前の申請は不要）。

AIで請求書を読み取る仕組みを入れるときは、次の点を確かめます。

• 受け取ったデータ（PDFなど）そのものを、決められたルールで保存できているか
• 紙をスキャンして保存する場合、スキャナ保存の要件にそっているか
• 読み取った結果と、元の書類を結びつけて探せるか

制度の詳細や要件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確かめられます。具体的な運用は、顧問の税理士にも確かめておくと安心です。くわしくは「電子帳簿保存法とAIによる書類の読み取り」もご覧ください。

インボイス制度の確認にAIを使えますか？

仕入税額控除のために受け取る請求書（適格請求書）には、発行した事業者の登録番号が記載されます。国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録番号を入力して事業者の情報を表示できます。

取引先が多い場合について、国税庁は、公表サイトのWeb-API機能や公表情報のダウンロード機能を使う方法、これらに対応した会計ソフトを使う方法を案内しています。なお、公表サイトの検索機能に対して、スクレイピングなどのプログラムで情報を取得することは、利用規約で禁止されています。

AIで請求書から登録番号を読み取る場合も、読み取りの誤りがありえます。公表サイトの情報と照らし合わせる手順を入れておくと、確かめやすくなります。

機密情報は、どう扱えばよいですか？

経理が扱う情報には、決算の数字、取引の条件、給与、口座の情報など、外に出てはいけない情報が多く含まれます。生成AIを使う前に、次の点を決めておきます。

• 入力してよい情報と、入力してはいけない情報の範囲
• 使うAIサービスで、入力した内容が学習に使われない設定や契約になっているか
• 誰がどのAIサービスを使えるか（会社として認めたサービスに限るか）

AI事業者ガイドラインは、AIの利用者に対して、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意することを求めています。社内のルールの作り方は「入力してはいけない情報の一覧」のひな形も参考になります。

チェックリスト

• 経理の作業ごとに、毎月かかっている時間を書き出している
• AIに手伝わせる作業と、人が判断・承認する作業を分けている
• 一つの作業で小さく試し、人の作業と比べて誤りと時間を記録している
• AIの結果を誰が確かめ、承認するかを決め、承認の記録を残している
• 受け取ったデータの保存が、電子帳簿保存法のルールにそっているかを確かめている
• スキャンして保存する場合、スキャナ保存の要件を確かめている
• 読み取った登録番号を、国税庁の公表サイトの情報と照らし合わせる手順がある
• 入力してよい情報の範囲と、使えるAIサービスを社内で決めている
• 作業時間・誤りの件数・締めまでの日数で効果を測っている