Excel・データ分析へのAIの使い方

自社の「ユースケースと効果」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

売上の集計、アンケートの整理、在庫の一覧づくりなど、Excelの作業は多くの職場で毎日のように発生します。表計算ソフトにAIの機能が加わり、ふだんの言葉で頼むだけで数式やグラフの案が出てくるようになりました。この記事では、データ分析にAIを使うときの進め方と、つまずきやすい点を整理します。

表計算ソフトのAIで、何ができますか？

主な表計算ソフトには、AIに話しかけて作業を頼める機能があります。製品によって名前や対象の契約が異なるため、ここでは公開されている説明から、代表的な例を2つ挙げます。

• Microsoft の Excel の Copilot：数式の作成、グラフやピボットテーブルの作成、書式の設定、並べ替えや絞り込み、データの変換などを頼めます。ブックを直接変える「編集」、変える前に計画を示す「プラン」、回答をチャットに出す「チャット」の使い分けが説明されています。
• Google スプレッドシートの Gemini：表や数式の作成、データの分析を助ける機能として、続きの値を予測する入力の補助、文章の生成・要約・分類に使える関数、データを表の形に整える機能などが案内されています。

どちらも、使えるかどうかは契約の種類や、会社の管理者の設定によって変わります。Microsoft の説明では、.xlsx などの新しい形式でファイルを保存することや、Copilot がブックを編集するには計算の設定が「自動」になっている必要があることも挙げられています。まずは自社の契約で使える機能を、情報システムの担当者に確かめるところから始めると迷いません。

何をAIに頼み、何を人が確かめればよいですか？

AIは「作業の案を早く出す」ことが得意です。一方で、Microsoft の説明でも、AIの出力には誤りが含まれることがあるため、内容を確かめ、直し、検証してから使うよう案内されています。頼む作業と、人が確かめることを組にしておくと安心です。

AIが示した数字や理由は「たたき台」として扱い、会議の資料や取引先への報告に使う前に検算する、という決まりを部署で共有しておくと、取り違えを防ぎやすくなります。

どのような手順で始めればよいですか？

① 知りたいことを一文にします。 「どの商品の売上が落ちているか」「問い合わせの多い内容は何か」のように、問いを先に決めます。問いがあいまいなまま頼むと、AIも一般的な集計しか返せません。

② データを表の形に整えます。 見出しは1行目だけ、1つのセルに1つの値、結合したセルや途中の空白行はなくす、日付や金額の書き方をそろえる、といった整え方をすると、AIも人も読み違えにくくなります。詳しい手順は「Excelのデータを、AIで使える形に整える」をご覧ください。

③ 入れてよい情報かを確かめます。 社内の利用ルールと、使うサービスでの入力した情報の扱いを確かめます（次の節）。

④ 小さく頼み、結果を見て直します。 「この表の売上を月ごとに合計して」のように1つずつ頼み、結果を見て「担当者別にも分けて」と足していきます。どの列を使うかを列名で伝えると、取り違えが減ります。

⑤ 検算してから使います。 合計や件数を別の方法でも出して照らします。グラフは、軸の単位や期間が意図どおりかを見ます。

⑥ うまくいった頼み方を残します。 使った指示の文と確かめ方を、部署の共有の場所に残しておくと、ほかの人も同じ品質で使えます（「社内のプロンプト集の作り方と育て方」参照）。

入れてよいデータは、どう判断すればよいですか？

顧客や従業員の名前が入った表をAIに渡す場面では、個人情報の扱いに注意が要ります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含む指示を入力する場合は、特定した利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確かめること、また、入力した個人データをサービスの提供者が機械学習に使わないことなどを十分に確かめることを、事業者に求めています。

総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIを使う事業者に対して、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うことを挙げています。

実務では、次のように考えると判断しやすくなります。

• 分析に要らない列は外します。 売上の傾向を見るだけなら、顧客の名前や電話番号の列は要りません。
• 記号に置き換えます。 個人を区別する必要があるときは、「顧客A」「顧客B」のような記号に置き換えてから渡します。
• 会社として承認したサービスを使います。 入力した情報の扱いが契約で確かめられているサービスを使い、個人のアカウントでの業務利用は避けます。
• 入力してはいけない情報を一覧にしておきます。 ひな形「入力してはいけない情報の一覧」が使えます。

個人情報の扱いの全体像は「生成AIと個人情報の扱い」にまとめています。

使い続けるうえで、気をつけることはありますか？

• 変更の共有に気をつけます。 Microsoft の説明では、Copilot が加えた変更を保存すると、そのファイルを開ける人は誰でも変更を見られるとされています。共有のブックで試すときは、複製してから使うと安心です。
• 元のデータを残します。 AIに整えてもらった表と、元の表を分けて保存しておくと、あとで食い違いに気づいたときに戻れます。
• 言葉の精度に差があることを知っておきます。 Microsoft の説明では、主に英語のデータで学習されているため、ほかの言語では精度が下がる可能性があるとされています。日本語の自由記述を分類するときは、数件を読んで確かめる手間を省かないようにします。
• 重要な判断は人が行います。 AI事業者ガイドラインも、AIの出力を事業の判断に使う場合は、利用者が責任をもって判断することを挙げています。

どのような場面で、効果が出やすいですか？

はじめて使うときは、毎月くり返している作業や、手で数えていた作業を選ぶと、効果を感じやすくなります。

• 月次の売上の集計：毎月同じ形の表を作っている場合、頼み方を一度決めておけば、翌月からは同じ指示で集計の案を作れます。
• アンケートの自由記述の整理：数百件の回答を一件ずつ読んで分類していた作業を、AIに分類の案を作らせ、人は分類の基準と数件の中身を確かめる形に変えられます。
• 在庫や顧客の一覧の点検：同じ商品や取引先が別の書き方で登録されていないか、空欄が多い列はどこかを洗い出させると、データを整える手がかりになります。
• 数式の引き継ぎ：前任者が作った複雑な数式の意味をAIに説明させると、引き継ぎの資料づくりが楽になります。説明が実際の計算と合っているかは、人が確かめます。

反対に、元のデータに誤りや抜けが多い場合は、AIを使っても結果は正しくなりません。効果が出にくいと感じたら、先にデータの整え方を見直すと近道になることがあります（「データの品質を高める手順」参照）。

チェックリスト

• 自社の契約で使えるAIの機能と、管理者の設定を確かめている
• 分析で知りたいことを一文にしてから頼んでいる
• 見出しは1行目だけ、1セル1値など、データを表の形に整えている
• 分析に要らない個人情報の列は外すか、記号に置き換えている
• 会社として承認したサービスを使い、入力した情報の扱いを確かめている
• 合計や件数を別の方法で出し、AIの結果を検算している
• 共有のブックで試すときは、複製してから使っている
• うまくいった頼み方と確かめ方を、部署で共有している