Excelの業務とAIのこれから

自社の「データ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

見積もり、売上の集計、在庫の一覧、勤怠の記録など、多くの会社の業務はExcelで回っています。最近は、Excel をはじめとする表計算のソフトにAIの機能が組み込まれ、言葉で頼むだけで数式やグラフを作れるようになってきました。この記事では、Excelの業務がAIでどう変わるのか、そしてAIを生かすためにいまのファイルをどう整えればよいのかを、入門の立場から整理します。

ExcelでAIは何をしてくれるのですか？

Microsoft のサポートの案内（よく寄せられる質問）によると、Excel の Copilot（Excelに組み込まれたAIの機能）では、数式の生成、グラフやピボットテーブルの作成、書式の設定、データの並べ替えや絞り込み、分析の手がかりの提示などができるとされています。使うには対象のライセンスが必要で、組織の設定によっては使えない場合もあります。

Microsoft の日本向けのブログでは、次のような使い方も紹介されています。

• 数式の作り方や操作方法がわからないときに質問する
• 「#N/A」などのエラーの直し方を尋ねる
• ほかの人が作った数式が何をしているのか、説明してもらう

ほかの表計算のソフトでも、同じような機能が提供されている場合があります（使える機能や条件は製品ごとに異なるため、各社の案内で確かめてください）。こうした機能に共通するのは、「数式を覚えていなくても、やりたいことを言葉で伝えれば、AIが下書きを作ってくれる」という変化です。これまで一部の詳しい人に頼っていた作業を、ほかの人も進めやすくなります。Excelに詳しい人だけが分かるファイル、いわゆる属人化したファイルを減らすきっかけにもなります。

一方で、AIは誤った結果を出すことがあります。Microsoft の案内でも、作られた内容を確認するよう説明されています。また、AIによる変更は、そのファイルを開ける共同編集者にも見えるため、必要に応じて元に戻したり、以前の版を確かめたりします。何を集計するかを決め、結果が正しいかを確かめるのは、これからも人の役割です。

AIが読み取りやすい表とは、どんな表ですか？

AIに頼んでも思うような結果が出ないとき、原因はAIではなく表の形にあることが少なくありません。日本の会社のExcelには、印刷したときの見栄えを優先した表が多く見られます。たとえば、セルを結合した見出し、途中に入った小計の行、空白の行で区切った表、月ごとに分かれたシートなどです。人が目で見る分には分かりやすくても、AIや集計の機能にとっては、どこからどこまでが1件のデータなのかが分かりにくくなります。

そこで役に立つのが、表を目的で二つに分ける考え方です。

• 見せる表： 会議の資料や請求書など、人が読むための表。見た目を整えて構いません
• データをためる表： 記録を積み上げ、集計や分析のもとにする表。1行に1件、見出しは1行だけにします

データをためる表を一つ用意しておけば、見せる表は、そこから集計して作れます。AIに頼むときも、ためる表を渡せば、集計やグラフの下書きを作ってもらいやすくなります。

明日から何を見直せばよいですか？

すべてのファイルを一度に直す必要はありません。毎月くり返し集計している表など、よく使う表から一つ選び、次の順番で見直すと進めやすくなります。

1. 見出しを1行にする： 2段・3段になった見出しやセルの結合をやめ、1列に1つの項目名を付けます
2. 1行に1件のデータを入れる： 小計や空白の行を外し、記録だけを並べます
3. 表記をそろえる： 「(株)」と「株式会社」、全角と半角の数字など、同じ意味の書き方を一つに決めます
4. シートをまとめる： 月ごと・支店ごとに分かれたシートは、「月」「支店」の列を足して一つの表にまとめます
5. AIに頼んで、人が確かめる： 集計やグラフの下書きをAIに頼み、合計や件数を元のデータと照らし合わせます

表記ゆれの直し方や、まとめ方の詳しい手順は、ガイド「Excelのデータを、AIで使える形に整える」で紹介しています。また、取引先の名前や個人の情報が入った表をAIの機能で扱うときは、会社が契約したサービスを使い、社内の利用ルールで入力してよい情報の範囲を決めておくと安心です。

Excelは、これからも多くの会社で使われ続けると考えられます。変わるのは、Excelに向き合う人の役割です。数式を組み立てる時間を減らし、その分を「何を知りたいのか」「結果から何を判断するのか」を考える時間に回していくことが、Excelの業務とAIのこれからの付き合い方といえます。