社内データの棚卸し表

ガイド「社内データの棚卸しの進め方」と「AIに使うデータの整え方：所在・置き場所・権限・品質・責任者」で説明している手順に合わせて作ったExcelのファイルです。「データ一覧」のシートにデータを1行ずつ書き、見つかった課題は「課題と対応」のシートで担当と期限を決めて追いかけます。

使い方

① 範囲を決めます。 AIで試したい業務に関わるデータ、個人情報を含むデータなど、最初に書き出す範囲を決めます。部署を1つか2つに絞っても構いません。

② データを1行ずつ書き出します。 「データ一覧」のシートに、データの名前と主な項目（例：顧客名・住所・購入日）を書きます。同じ内容のデータが複数の場所にある場合は、置き場所ごとに行を分けます。

③ 置き場所と責任者を書きます。 保存しているシステムやフォルダ、データの責任者（データオーナー）、形式、件数や量の目安、更新の頻度を書きます。

④ 個人情報の有無と分類を書きます。 個人情報を含むかを選び、社内の分類ルールの区分（例：機密・社外秘・社内限り・公開）を書きます。分類ルールがまだない場合は、「社内データの分類ルール（社内データの分類ルール）」のひな形が使えます。

⑤ AIで使いたい用途と課題を書きます。 そのデータをAIでどう使いたいか、表記の揺れ・欠けている値・重複などの課題を書きます。

⑥ 課題への対応を決めます。 「課題と対応」のシートに、課題ごとの対応・担当・期限を書き、状態を更新します。表は半年ごとなどに見直します。

中身（見出し）

記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の営業部の例です。

使うときの注意

• 自社の規程に合わせて直してください。 列は一般的な項目の例です。業務に合わせて足したり減らしたりしてお使いください。分類の区分は、自社の分類ルールの言葉にそろえます。
• 個人情報を含むデータは、扱いを確かめてください。 個人情報保護法では、個人データの漏えい・滅失・毀損の防止など、安全管理のために必要かつ適切な措置を講じることが求められています（第23条）。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、安全管理措置の例として、データベースの種類・項目・責任者・利用目的・アクセスできる人などをあらかじめ明確にしておく方法が挙げられています。AIで使う場合の判断は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
• 表そのものの扱いに気をつけてください。 一覧にはデータの置き場所や個人情報の有無が集まるため、表を見られる人を限ります。
• ほかのひな形と合わせて使えます。 保存期間は「データの保存期間の一覧（データの保存期間の一覧）」、AIへの入力の可否は「入力してはいけない情報の一覧（入力してはいけない情報の一覧）」と合わせて書くと、社内の判断がそろいます。
• このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。