マスタデータを整える進め方

自社の「データ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

取引先の名前がシステムごとに少しずつ違う、同じ商品に2つのコードがある、といった状態では、AIに売上を分析させても、社内の資料を探させても、答えが食い違いやすくなります。この記事では、マスタデータを整える進め方を整理します。

マスタデータとは、どんなデータですか？

マスタデータとは、取引先・商品・社員・勘定科目など、多くの業務やシステムで共通に参照する基本のデータのことです。受注や請求のように日々発生する取引のデータ（トランザクションデータ）は、マスタデータを参照して作られます。

そのため、マスタデータに重複やゆれがあると、その誤りが受注・請求・分析などの多くの場面に広がります。AISI（AIセーフティ・インスティテュート）のデータ品質マネジメントガイドブックは、品質の観点の1つとして、形式・単位・値がデータの間や時間の経過でそろっていること（一貫性）を挙げています。マスタデータは、この一貫性の土台になるデータです。

どんな問題が起きやすいですか？

AIに社内のデータを使わせるときも、同じ相手が別々に登録されていると、AIは別の相手として扱います。AIの前に、何が「同じもの」かをそろえておくことが、分析や回答の信頼につながります。

どんな手順で整えればよいですか？

① 対象のマスタを1つ決めます。 多くの業務とシステムで使われ、食い違いが困りごとにつながっているマスタから始めます。取引先のマスタは、営業・請求・支払いなどで共通に使われることが多く、最初の対象に選ばれやすいマスタです。

② 正とするマスタと責任者を決めます。 複数のシステムに同じ種類のマスタがある場合、どれを正にするかを決めます。そのうえで、登録と変更に責任を持つ部署と担当者を決めます。

③ 項目と書き方の決まりを作ります。 コードの付け方、必須の項目、正式な名称の書き方（法人の種類の表記、全角と半角など）を決め、文章にします。

④ 重複をまとめます（名寄せ）。 同じ相手・同じ品目が複数ある登録を探し、1件にまとめます。まとめるときは、古いコードと新しいコードの対応表を残しておくと、過去の取引のデータと照らし合わせられます。

⑤ 登録・変更・廃止の手順を決めます。 新しい登録の前に既存の登録を検索すること、変更や廃止は申請と承認を経ることなどを決めます。

⑥ ほかのシステムへの反映の方法を決めます。 正のマスタから、ほかのシステムへどの頻度で、どの方法で反映するかを決めます。

⑦ 定期的に点検します。 重複や空欄の件数を数え、使われなくなった登録を整理します。

取引先の重複は、何を手がかりにまとめればよいですか？

法人の取引先であれば、法人番号が手がかりになります。法人番号は国税庁長官が法人に指定する13桁の番号で、法人番号と、商号又は名称、本店又は主たる事務所の所在地の3つの情報は、原則として公表され、誰でも自由に利用できるとされています。国税庁の法人番号公表サイトで確かめられます。

取引先のマスタに法人番号の項目を設けておくと、名称の表記が違っても同じ相手かどうかを判断しやすくなります。ただし、個人事業主など法人番号がない相手もいます。その場合は、名称・住所・電話番号などを組み合わせて確かめ、判断に迷うものは担当者が確認します。

登録・変更・廃止は、どう管理すればよいですか？

マスタデータは、整えた後に新しい登録や変更が入ることで、また乱れていきます。整えた状態を保つには、登録から廃止までの流れを決めておくことが大切です。

• 登録：申請する人は、登録の前に既存の登録を検索します。責任者が内容を確かめてから登録します。
• 変更：社名の変更や移転などは、変更した日と変更の内容を残します。いつ変わったかが分かると、過去のデータを正しく読み解けます。
• 廃止：取引がなくなった相手などは、すぐに削除せず「使わない」状態にする方法があります。過去の取引のデータとのつながりを保つためです。

申請や承認の流れを紙やメールで回している場合も、まずは決まった様式で受け付けるだけで、登録の質がそろいやすくなります。

個人の情報を含むマスタで気をつけることは？

社員のマスタや、個人のお客様のマスタは個人データにあたります。個人情報保護法第22条は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めることと、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを求めています（法令で保存期間が定められている場合を除きます）。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、入力時の照合・確認の手続き、誤りの訂正の手続き、記録事項の更新、保存期間の設定などを手段の例に挙げています。

マスタの変更の手順や、使わなくなった登録の扱いを決めるときは、この考え方もあわせて確かめておくと安心です。詳しくは専門家にご確認ください。

AIの活用と、どうつながりますか？

マスタデータが整うと、AIの活用で次のような効果が期待できます。

• 分析の食い違いが減る：取引先や商品ごとの集計が1つにまとまります。
• 社内の資料を探しやすくなる：資料に書かれた取引先名や商品名を、正式な名称に結び付けやすくなります。
• システムの間のデータ連携が進めやすくなる：共通のコードでつなげられます（「システム間のデータ連携の基本」参照）。

なお、IPAの「AIのためのデータ環境整備」のページでは、デジタル庁のデータ品質管理ガイドブックなど、データの品質を確保するための公的な資料がまとめて紹介されています。社内の決まりを作るときの参考になります。

チェックリスト

• 最初に整えるマスタを1つ決めている
• 正とするマスタ（システム）を決めている
• 登録と変更に責任を持つ部署と担当者を決めている
• コードの付け方、必須の項目、名称の書き方を文章にしている
• 重複している登録をまとめ、古いコードとの対応表を残している
• 法人の取引先には法人番号の項目を設けている
• 登録・変更・廃止の申請と承認の手順を決めている
• ほかのシステムへの反映の方法と頻度を決めている
• 重複や空欄を定期的に点検する時期を決めている