システム間のデータ連携の基本

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販売管理と会計、勤怠と給与、問い合わせの管理と顧客の台帳など、会社では複数のシステムが動いています。同じ内容をそれぞれに手で入力していると、手間がかかるだけでなく、数字の食い違いも起きます。この記事では、システム間のデータ連携の考え方と、方式の選び方、進め方を整理します。

データ連携で、何がよくなるのですか？

データ連携は、あるシステムのデータを、別のシステムで使えるように受け渡す仕組みのことです。うまく作ると、次のような効果があります。

• 二重の入力が減ります。 受注を販売管理に入れると、請求や会計にも反映されるようになります。
• 数字が食い違いにくくなります。 同じデータを元にするため、部署ごとの集計の違いが減ります。
• AIや分析に使いやすくなります。 データが一か所に集まると、ダッシュボードやAIの検索に使いやすくなります。

経済産業省の「デジタルガバナンス・コード3.0」（2024年9月改訂）も、経営におけるデータの活用とデータの連携の重要性を強調しています。

連携の前に、何を決めればよいですか？

方式を選ぶ前に、次の4つを決めます。ここが曖昧なまま作り始めると、どちらのデータが正しいのか分からない状態になりやすくなります。

① 連携するデータ：どのデータ（取引先、商品、受注、社員など）を、どの項目まで渡すか。

② 正とするシステム：同じデータが複数のシステムにある場合に、どれを正しい元とするか。たとえば取引先の情報は販売管理を正とし、会計は受け取るだけにする、といった決め方です。

③ 向き：一方向（AからBへ）か、双方向か。双方向は、同時に変更されたときの扱いが難しくなるため、まず一方向で考えます。

④ 頻度：すぐに反映する必要があるか、1日1回などまとめての受け渡しで足りるか。

コードや項目の意味は、なぜそろえる必要があるのですか？

連携でつまずきやすいのは、技術よりも「データの意味」です。同じ「顧客番号」でも、システムによって桁数や付け方が違うことがあります。「売上日」が受注日なのか出荷日なのかが違えば、連携した後の集計がずれます。

デジタル庁は、行政の情報システムのデータの相互運用性を確保するための「政府相互運用性フレームワーク（GIF）」を示しています。その説明資料は、データの品質を、型・桁・コード値といった形式の面、意味が標準化された内容で保たれているかという意味の面などから捉えています。また、作成者が異なるデータでは同じ意味の情報に違う項目名が付いていることがあり、その不整合を解く仕組みの一つとしてデータ辞書を挙げています。

デジタル庁の「データマネジメント実践ガイドブック（導入編）」も、名前や形式、定義が異なると、システムの間で似た意味の項目が乱立し、ほかのシステムとの連携が難しくなると説明しています。いずれも行政機関向けの資料ですが、企業の中のシステムの連携を考えるときにも参考になります。

項目の名前・意味・形式を一覧にした「データ辞書」を作っておくと、連携の設計や、後から担当が替わったときの引き継ぎに役立ちます。マスタデータが整っていない場合は、連携の前に整えます（「マスタデータを整える進め方」参照）。

どの方式で連携すればよいですか？

代表的な方式と特徴は次のとおりです。

どれか一つが優れているわけではなく、データの量・反映の速さ・自社で保守できるかで選びます。APIの考え方は「AIと社内システムをAPIでつなぐ基本」で詳しく扱っています。

どのような手順で進めればよいですか？

① 手作業の受け渡しを書き出します。 いま、どのデータを、誰が、どのシステムからどのシステムへ、どの頻度で移しているかを一覧にします。「社内データの棚卸しの進め方」の結果も使えます。

② 効果の大きいものから選びます。 手間が大きい、誤りが起きやすい、すぐに反映したい、といった連携から優先します。

③ データの意味をそろえます。 正とするシステム、識別子、コード、項目の意味を決め、データ辞書に書きます。

④ 方式を選び、小さく試します。 一つの連携を、本番と同じデータの一部で試し、件数や金額が合うかを確かめます。

⑤ 止まったときの対応を決めます。 連携の失敗をどう知らせるか、誰が確かめて直すか、直すまでの間の業務をどうするかを決めます。

⑥ 記録を残し、定期的に点検します。 連携の一覧（何を、どこからどこへ、どの方式で、担当は誰か）を作り、相手のシステムの更新のたびに影響を確かめます。

気をつけることはありますか？

止まったことに気づける仕組みにします

連携は、相手のシステムの更新、項目の追加、通信の失敗などで止まることがあります。止まったことに気づかないと、データがずれたまま業務が進みます。エラーの通知の送り先、件数や合計を突き合わせる点検、記録（ログ）の保管を決めておきます。

権限は必要な範囲に絞ります

連携のために使うアカウントや鍵には、必要なデータと操作だけを許します。担当者個人のアカウントで連携を作ると、異動や退職のときに止まったり、権限が残ったりします。連携専用のアカウントを用意し、管理の台帳に載せておきます（「アカウントと権限の管理の基本」参照）。

個人データを渡すときの確認

連携で個人データを扱う場合は、個人情報保護法の観点も確かめます。たとえば、個人データの取扱いの全部または一部を外部に委託する場合、個人情報保護委員会のガイドラインは、委託先に対する必要かつ適切な監督（委託先の選定、契約の締結、取扱いの状況の把握）を求めています。取引先にデータを渡す場合に、委託にあたるのか第三者への提供にあたるのかで必要な対応が変わるため、判断に迷うときは専門家に確かめてください。

連携が増えすぎないようにします

システムを1対1でつなぐ連携を重ねていくと、全体の関係が分かりにくくなります。連携の一覧を作り、データを一か所に集めてから各システムに配る形（データ基盤）にまとめるかを、連携が増えてきた段階で検討します。

チェックリスト

• いまの手作業のデータの受け渡しを一覧にした
• 連携するデータと項目の範囲を決めた
• 同じデータがある場合に、正とするシステムを決めた
• 連携の向きと頻度を決めた
• 識別子・コード・項目の意味・形式をそろえ、データ辞書に書いた
• 業務に合う方式を選び、一部のデータで件数と金額を突き合わせた
• 止まったときの通知・担当・業務の代わりの手順を決めた
• 連携専用のアカウントを用意し、権限を必要な範囲に絞った
• 個人データを渡す場合の扱い（委託・提供）を確かめた