BI・ダッシュボードの始め方

自社の「データ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

売上や在庫、問い合わせの件数などを一つの画面で見られるようにしたい、という相談は多くあります。BI（ビジネスインテリジェンス）は、社内のデータを集めて集計し、グラフや表で見られるようにする仕組みのことで、その画面をダッシュボードと呼びます。この記事では、作ったのに見られない画面にしないための始め方を整理します。

BI・ダッシュボードで何ができるのですか？

これまで表計算ソフトで毎月手作業で作っていた集計を、元のデータから自動で集計し、同じ形でいつでも見られるようにできます。主な効果は次のとおりです。

• 集計の手間が減ります。 毎月のコピーや貼り付けの作業が減り、ミスも起きにくくなります。
• 同じ数字を見て話せます。 会議の参加者が同じ画面を見るため、資料ごとの数字の違いを確かめる時間が減ります。
• 変化に早く気づけます。 月末を待たずに、日ごとや週ごとの動きを見られます。

経済産業省が2024年9月に改訂した「デジタルガバナンス・コード3.0」は、データの活用とデータの連携の重要性を強調しています。また、現状とあるべき姿の差を数字でとらえて見直すことを、経営の視点の一つに挙げ、「成果指標の設定・DX戦略の見直し」を柱の一つにしています。ダッシュボードは、この「数字でとらえて見直す」ための身近な道具になります。

作る前に、何を決めればよいですか？

ツールの比較から始めると、機能の多さに目が行き、肝心の「何のために見るか」が後回しになりがちです。次の3つを先に決めます。

「この画面を見て何を決めるか」が書けない場合は、まだダッシュボードを作る段階ではないと考えて、判断したいことを先に話し合います。

指標は、どう選べばよいですか？

指標（KPI）は、判断したいことから逆にたどって選びます。

① 判断したいことを書きます。 例：「どの営業所に応援を出すか」。

② 判断に使う問いにします。 例：「受注に対して、対応が追いついていない営業所はどこか」。

③ 問いに答える数字を決めます。 例：営業所ごとの受注の件数、未対応の件数、対応までの日数。

④ 数字の元になるデータを決めます。 例：受注は販売管理のシステム、対応の状況は問い合わせ管理のシステム。

一つの画面に多くの数字を並べると、どこを見ればよいかが分かりにくくなります。判断に使わない数字は、別の画面に分けるか、載せないことも考えます。

数字の定義をそろえます

ダッシュボードを作ると、「会議資料と数字が違う」という声がよく出ます。原因の多くは、指標の定義の違いです。たとえば「売上」でも、受注した時点で数えるのか、出荷や請求の時点で数えるのか、返品を引くのかで数字が変わります。

指標ごとに、次の点を文書にしておきます。

• 名前と意味
• 計算の方法（何を含め、何を除くか）
• いつの時点で数えるか
• 元にするデータと、更新の頻度
• 定義を決める責任者

データは、どう準備すればよいですか？

デジタル庁の「データマネジメント実践ガイドブック（導入編）」は、データに誤りがあったり、システムやテーブルの間で不整合があったりすると、すぐには連携や活用ができず、まずデータの修正や更新が必要になると説明しています。行政機関向けの資料ですが、ダッシュボードにも当てはまる考え方で、元のデータが整っていないと、見栄えのよい画面ができても数字が信頼されません。

よくある課題と対策は次のとおりです。

データが複数のシステムに分かれている場合は、集計用にデータを一か所に集める仕組み（データウェアハウスなど）を使うこともあります。最初からそこまで用意しなくても、まずは主要な一つのシステムのデータで作り始められます。

どのような手順で始めればよいですか？

① 一つの会議・一つの判断に絞ります。 全社の画面を一度に作ろうとせず、たとえば「週次の営業会議」用の1画面から始めます。

② まず手作業で試します。 表計算ソフトで同じ集計を作り、その会議で数回使って、本当に判断に役立つかを確かめます。

③ ツールで自動にします。 役立つことが確かめられたら、BIツールや業務システムの集計の機能で自動の更新にします。表計算ソフトで作り続ける選択もあります。

④ 見る場面に組み込みます。 会議の最初に画面を開く、朝礼で確かめるなど、見る場面を決めておきます。

⑤ 使われ方を見て直します。 誰も見ない数字は外し、足りない数字は加えます。3か月ごとなど見直しの時期を決めます。

ツールを選ぶときの観点

BIツールにはさまざまな製品があり、業務システムやグループウェアに集計の機能が付いている場合もあります。特定の製品に決める前に、次の観点で比べます。

• 自社のデータの置き場所（業務システム、クラウドのサービス、表計算ソフト）とつなげられるか
• 作る人が、専門の担当者でなくても画面を直せるか
• 見る人ごとに、見られるデータを分けられるか
• 利用者の数が増えたときの費用

気をつけることはありますか？

見られる範囲を分けます

ダッシュボードには、給与や顧客の情報など、見せる範囲を限りたいデータが含まれることがあります。個人情報保護委員会のガイドラインは、個人データを扱う情報システムの技術的な安全管理の措置として、アクセスの制御や、アクセスする人の識別と認証を挙げています。画面を共有する前に、見る人の役割ごとに見られるデータの範囲を決めておきます。

数字だけで判断しません

ダッシュボードは状況をつかむための道具です。数字が動いた理由は、現場の話を聞かないと分からないことも多くあります。数字の変化を見つけたら、担当者に確かめる流れを決めておくと、ダッシュボードが会話のきっかけになります。

AIを使うとき

AIに集計の手順を作らせたり、数字の変化の説明の下書きを作らせたりする使い方も広がっています。AIの説明は、元のデータや指標の定義と照らして人が確かめる前提で使います（「Excel・データ分析へのAIの使い方」参照）。

チェックリスト

• 見る人と、その画面で判断することを書いた
• 判断から逆にたどって、指標を数個程度に絞った
• 指標ごとに、計算の方法・数える時点・元のデータを文書にした
• 元にするデータの置き場所を一つに決めた
• 表記の揺れや重複など、データの課題を確かめた
• 一つの会議で、手作業の集計を試した
• 見る人の役割ごとに、見られるデータの範囲を決めた
• 画面を見る場面（会議・朝礼など）を決めた
• 見直しの時期を決めた