Excelのデータを、AIで使える形に整える
この記事の結論
Excelのデータは、「1つのシートに1つの表」「見出しは1行」「1行に1件」「1つのセルに1つのデータ」「セルを結合しない」「数値の欄に文字を入れない」の形に整えると、AIや集計の道具で読み取りやすくなります。
自社の「データ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）
人が見やすいように工夫したExcelの表は、AIに読ませると、見出しがずれたり、数字が文字として扱われたりすることがあります。この記事では、Excelのデータを、AIで使える形に整える手順を、はじめての方にも分かるように整理します。
この記事でわかること
- 人が見やすい表と、AIが読み取りやすい表の違い
- Excelのデータを整える手順
- AIに渡す前に確かめておきたいこと
人が見やすい表と、AIが読みやすい表は、何が違うのですか？
人は、表の見た目から意味を読み取れます。結合したセルの見出しや、空けた行、色分けを見て「ここからが別の表だ」と分かります。一方、AIや集計の道具は、行と列に並んだ値をそのまま読みます。見た目の工夫は伝わらず、かえって読み違いの原因になります。
国の統計でも、同じ課題に取り組んできました。総務省は令和2年12月に、各府省が政府の統計の窓口（e-Stat）に載せる統計表について、機械で読める形にするための表記方法の統一ルールを策定しました。e-Statの「結果表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」には、Excelの表で確かめる項目が並んでいます。社内のExcelを整えるときにも、そのまま参考になります。
同じ表でも、人とAIでは読み方が違う
人が読む
AI・集計の道具が読む
どんな形に整えればよいですか？
e-Statの表記方法の確認の項目から、社内のExcelに当てはめやすいものを選ぶと、次のようになります。
| 決まり | 内容 | よくある例 |
|---|---|---|
| 1つのセルに1つのデータ | 1つのセルに複数の内容を入れない | 「東京都港区・03-xxxx」を1つのセルに書く |
| セルを結合しない | 見出しや値のセルを結合しない | 部署名のセルを縦に結合する |
| 数値の欄は数値だけ | 数値に「円」「件」などの文字を付けない | 「1,000円」と文字で書く |
| 空白や改行で体裁を整えない | 字下げや位置合わせに空白を使わない | 「 東京」「東 京」のように空白を入れる |
| 項目名を省略しない | 「同上」「〃」などで省略しない | 2行目以降の区分を空欄にする |
| 単位を書く | 単位を見出しなどに書く | 千円単位か円単位か分からない |
| 1つのシートに1つの表 | 複数の表を1つのシートに並べない | 月ごとの表を縦に並べる |
| データを分断しない | 途中に空行や小計の行を入れない | 部署ごとに小計の行がある |
このほか、数式を使っている場合は値に直すこと、図形などのオブジェクトを使わないこと、機種依存文字を使わないこと、年は西暦で書くか和暦に西暦を併記すること、なども確かめる項目にされています。
どんな手順で整えればよいですか？
① 元のファイルのコピーを作ります。 元の表は残し、AIや集計に使う表をコピーの上で作ります。
② 1つのシートに1つの表にします。 複数の表が並んでいる場合は、シートを分けるか、「月」「部署」などの列を足して1つの表にまとめます。
③ 見出しを1行にします。 2段・3段の見出しは、「売上_4月」のように1行の見出しにまとめます。見出しには単位も書きます（例：「売上（千円）」）。
④ 結合したセルを解除し、空いたセルを埋めます。 結合を解除すると、先頭のセル以外が空になります。同じ値で埋めておきます。
⑤ 1つのセルに1つのデータにします。 住所と電話番号、氏名と役職などが1つのセルにある場合は、列を分けます。
⑥ 数値と日付の形をそろえます。 数値の欄から「円」「件」や空白を取り除き、数値として扱われるようにします。日付は1つの形式（例：2026/11/12）にそろえます。
⑦ 表記のゆれをそろえます。 「(株)」と「株式会社」、全角と半角などを、決まった書き方にそろえます。
⑧ 空行・小計・合計の行を外します。 小計や合計は、必要なときに集計して出せるため、元のデータの表からは外します。
⑨ 説明を書き添えます。 別のシートに、各列の意味、単位、データの期間、作った日と作った人を書いておきます。
Excelのデータを整える手順
- コピーを作る元の表は残し、コピーの上で作業する
- 1シートに1表・見出しは1行複数の表は分けるか列を足してまとめ、見出しは1行にして単位も書く
- 結合を解除・1セル1データ結合で空いたセルを同じ値で埋め、複数の内容が入ったセルは列を分ける
- 数値・日付・表記をそろえる数値の欄から文字や空白を除き、日付の形式と表記のゆれをそろえる
- 空行・小計・合計を外す必要なときに集計して出せるため、元のデータの表からは外す
- 説明を書き添える別のシートに、列の意味・単位・期間・作った日と作った人を書く
すべてを一度に直す必要はありません。見出しを1行にする・結合を解除する・1セル1データにする、の3つだけでも、読み取りの結果は変わりやすくなります。
すべてを一度に直す必要はありません。AIに読ませたい表から、③④⑤の3つを直すだけでも、読み取りの結果は変わりやすくなります。
整えた後、何を確かめればよいですか？
整える作業の途中で、行が消えたり、数字が変わったりすることがあります。次の点を、元の表と比べて確かめます。
- 件数：データの行の数が、元の表と合っているか
- 合計：金額や数量の合計が、元の表と合っているか
- 空欄：埋めるべき欄が空のままになっていないか
AISI（AIセーフティ・インスティテュート）のデータ品質マネジメントガイドブックは、データの品質の観点として、必要な項目が欠けていないこと（完全性）や、形式・単位・値がそろっていること（一貫性）を挙げています。件数と合計と空欄の確認は、この2つを手軽に確かめる方法です。品質をより体系的に高める方法は「データの品質を高める手順」で整理しています。
AIに渡す前に、確かめておくことは？
整えたデータをAIに渡す前に、次の点を確かめます。
- 個人情報や秘密の情報が含まれていないか：顧客の氏名や連絡先、取引先から預かった情報などが含まれる場合は、会社の利用ルールに従います。不要な列は、AIに渡すファイルから外しておきます。
- 会社が認めたAIツールを使っているか：入力した情報の扱いは、ツールや契約によって異なります。
- AIの結果を確かめる方法を決めているか：集計の結果は、Excelの集計と見比べるなど、確かめる手段を用意しておきます。
入力してはいけない情報の決め方は、ひな形「入力してはいけない情報の一覧」が参考になります。ExcelのデータをAIで分析する使い方は「Excel・データ分析へのAIの使い方」をご覧ください。
チェックリスト
関連するひな形・ガイド・用語
よくあるご質問
Q見た目を整えた表を、作り直さないといけませんか？
A印刷や配布に使う表はそのまま残し、AIや集計に使う表を別のシートやファイルとして作る方法があります。元の表を壊さずにすむため、ふだんの業務への影響を抑えながら進められます。
Qセルの結合は、なぜ避けたほうがよいのですか？
A結合したセルは、表示は1つでも、データとしては先頭のセルにだけ値が入り、ほかのセルは空になります。並べ替えや集計、AIの読み取りで、値が欠けたように扱われることがあります。e-Statの表記方法でも、セルを結合していないかを確かめる項目にしています。
Q整理そのものを、AIに頼んでもよいですか？
A列の分け方や表記のそろえ方の案をAIに出してもらうと、作業は進めやすくなります。ただし、AIの出力が正しいとは限らないため、元のファイルを残し、件数や合計が変わっていないかを確かめてから使います。個人情報などを含むファイルは、社内のルールに従って扱います。
この記事に出てくる用語
「データ」のほかの記事
この柱の解説 →出典
- 総務省「統計表における機械判読可能なデータの表記方法の統一ルールの策定」（令和2年12月18日）
- e-Stat「結果表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法」
- AIセーフティ・インスティテュート「データ品質マネジメントガイドブック」第1.02版（2026年5月14日）
最終確認日：2026-11-12