社内データの分類ルール

ガイド「社内データの分類ルールの作り方」で説明している手順に合わせて作ったWordのファイルです。区分の決め方（判断の目安）、区分ごとの取り扱い、表示の方法、役割、例外の申請、見直しまでを1つの文書にまとめています。生成AIの利用ルールで「入力してよい情報」を決めるときの土台にもなります。

使い方

① 区分の数と名前を決めます。 ひな形では「機密」「社外秘」「社内限り」「公開」の4つにしています。社員が迷わずに選べる数と名前にします。

② 区分の決め方を書きます。 「漏れた場合に誰にどの程度の影響があるか」「個人情報を含むか」「取引先との契約で秘密とされているか」などの問いと、区分ごとの例を書きます。

③ 区分ごとの取り扱いを決めます。 保存場所、社内での共有、社外への送付、印刷・持ち出し、生成AIへの入力、廃棄の方法を、区分ごとに表で決めます。

④ 表示の方法と役割を決めます。 ファイル名や文書の先頭への区分の書き方と、データの責任者・利用者・管理部門の役割を書きます。

⑤ 例外の申請と見直しの時期を決めます。 決まりと違う扱いが必要なときの申請の流れと、ルールを見直す時期を書きます。

⑥ 社内に周知し、既存のデータに区分を付けていきます。 「社内データの棚卸し表（社内データの棚卸し表）」の分類の列に、この区分を書きます。

中身（見出し）

記入例

架空の会社「株式会社〇〇」の例です。

使うときの注意

• 自社の規程・契約に合わせて直してください。 区分の数・名前・取り扱いは一般的な例です。就業規則・情報セキュリティの規程・取引先との秘密保持の契約と食い違わないように整えます。
• 個人情報の扱いは、法令を確かめてください。 個人情報保護法では、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じること（第23条）、従業者や委託先を監督すること（第24条・第25条）が求められています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）では、取扱規程の整備やアクセスの制御などの例が示されています。区分の決め方は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
• 生成AIへの入力の扱いは、利用ルールとそろえてください。 記入例の「生成AIへの入力」の列は、「入力してはいけない情報の一覧（入力してはいけない情報の一覧）」の3つの区分（入力してよい・条件付き・入力しない）で書いています。「生成AIの利用ルール（生成AIの利用ルール（ひな形））」とあわせて、分類の区分と入力の区分の対応をそろえておくと、社員が迷いにくくなります。
• 区分は付けて終わりではありません。 権限の設定や共有の範囲が区分のとおりになっているかを、定期的に確かめます。
• このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。