購買・調達業務でのAIの使い方

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購買・調達の仕事には、見積を集めて比べる、発注書を作る、納品と請求を照らし合わせる、支出を集計する、といった手間のかかる作業が多くあります。生成AIや読み取りの技術を使うと、こうした作業の一部を短くできます。一方で、調達は取引先との約束や法令が関わる仕事でもあります。この記事では、購買・調達でAIを使う場面と、人が確かめるべき点を整理します。

購買・調達の、どの作業にAIを使えますか？

購買・調達の流れに沿って見ると、AIが手伝いやすい作業は次のとおりです。

紙やPDFの書類の読み取りは「紙の書類・請求書の読み取りにAIを使う進め方」、契約書の確認は「契約書の確認にAIを使うときの進め方と注意」、発注量の見通しは「需要予測にAIを使う進め方」や「在庫管理へのAIの使い方」もあわせてご覧ください。

AIに任せやすいのは「材料を整理して、比べやすい形にする」部分です。どこから買うか、いくらで買うかを決めるのは人の仕事として残しておくと、責任の所在がはっきりします。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIの出力を事業の判断に使う場合は、利用者が責任をもって判断することを挙げています。

発注や価格の決め方で、確かめることは何ですか？

調達では、取引先との取引のルールを定めた法令が関わります。2026年1月1日から、これまでの下請法（下請代金支払遅延等防止法）は改正され、「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」（略称は中小受託取引適正化法、通称は取適法）になりました。公正取引委員会の説明では、対象となる取引に特定運送委託を加えたこと、対象を決める基準に従業員数を加えたこと、協議を適切に行わない一方的な代金の決定を禁止したこと、手形などによる支払いを禁止したことなどが、主な改正点として挙げられています。

取適法の対象になるかは、取引の内容や、発注する側と受ける側の資本金・従業員数によって決まります。自社の取引が対象かどうかは、公正取引委員会の資料で確かめてください。

対象となる取引でAIを使う場合は、次の点を人が確かめます。

• 発注内容などを直ちに明示する：公正取引委員会のQ&Aでは、発注したら直ちに発注の内容・代金・納期などを明示することが求められ、電話だけの発注は明示の義務に反するとされています。AIで作った発注書の下書きは、明示すべき事項が漏れていないかを確かめてから送ります。
• 支払期日を正しく定める：Q&Aでは、支払期日は受領日から60日以内で、具体的な日付が特定できる形で定める必要があるとされています。
• 代金は協議して決める：AIが作った相場の目安や過去の単価の分析は、交渉の準備の材料として使い、取引先との協議を経て決めます。協議に応じない一方的な代金の決定は禁止されています。
• 取引の記録を残す：Q&Aでは、代金の額などの取引の内容を記録した書類を作成し、記録した日から2年間保存する必要があるとされています。

取適法の解釈や、自社の取引が対象になるかの判断に迷う場合は、公正取引委員会の資料を確かめたうえで、専門家にご相談ください。

取引先の情報は、どう扱えばよいですか？

見積の単価、取引の条件、取引先の担当者の連絡先などは、取引先との秘密保持の約束や、個人情報の扱いが関わる情報です。AIに入力する前に、次の点を決めておきます。

• 会社として承認したサービスを使う：入力した情報の扱い（学習に使われるか、どこに保存されるか）が契約で確かめられているサービスを使います。
• 入力してよい情報を決める：社外秘の単価や、秘密保持の約束がある資料を入力してよいかを、社内ルールで決めます。AI事業者ガイドラインも、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うことを挙げています。
• 電子のデータの保存を確かめる：国税庁の電子帳簿保存法の案内では、メールやインターネットなどでやり取りした取引情報を含むデータについて、保存の義務と保存の方法が定められているとされています。AIで読み取った後も、元のデータを決められた方法で保存できているかを確かめます。

どのような手順で始めればよいですか？

① 手間のかかっている作業を選びます。 見積の比較表づくり、請求書と発注の照らし合わせなど、件数が多く、型が決まっている作業から選びます。

② 取引先と品目の一覧（マスタ）を整えます。 同じ取引先や品目が別の名前で登録されていると、AIの分類や照らし合わせがずれます（「マスタデータを整える進め方」参照）。

③ 入力してよい情報と、使うサービスを決めます。 前の節の点を、社内ルールにします。

④ 小さく試して、人の確認の工程を決めます。 1つの部署や1つの品目群で試し、AIの出力を誰が、どの観点で確かめるかを決めます。発注書は明示すべき事項、比較表は元の見積書との一致を確かめます。

⑤ 効果と問題を記録して広げます。 作業時間がどれだけ減ったか、どんな誤りがあったかを記録し、うまくいった使い方をほかの品目や部署に広げます。

見積の比較表は、どう作らせればよいですか？

見積の比較は、AIの効果を感じやすい作業の一つです。取引先ごとに書式が違う見積書を、同じ項目の表にそろえる手間を減らせます。

頼むときは、次のように比べたい項目を先に指定します。

「次の3社の見積書を、品名・数量・単価・合計金額・納期・支払条件・有効期限・送料などの別途費用の項目で、1つの表にまとめてください。見積書に書かれていない項目は空欄にし、推測で埋めないでください。条件の違いがある点は、表の下に箇条書きで書き出してください」

作らせた後は、次の点を確かめます。

• 元の見積書の数字と一致しているか：単価や合計金額を、元の書類と照らし合わせます。
• 条件の違いを取りこぼしていないか：送料、保守の費用、最低の発注数量など、別に書かれていることの多い条件を見ます。
• 推測で埋められた欄がないか：書かれていない項目が、もっともらしい値で埋められていないかを見ます。

比較表は、どこから買うかを決めるための材料です。価格だけでなく、品質や納期の実績、取引の継続性なども踏まえて、人が判断します。

チェックリスト

• AIに任せる作業と、人が決めること（発注先・価格）を分けている
• 自社の取引が取適法の対象になるかを、公正取引委員会の資料で確かめている
• AIで作った発注書は、明示すべき事項が漏れていないかを人が確かめている
• 価格はAIの目安だけで決めず、取引先と協議し、経緯を記録している
• 取引の記録の作成と保存の方法を決めている
• 見積の単価など、入力してよい情報を社内ルールで決めている
• 会社として承認したAIサービスを使い、入力した情報の扱いを確かめている
• 電子でやり取りした取引のデータを、決められた方法で保存している
• 取引先と品目の一覧（マスタ）を整えてから、分類や照らし合わせに使っている