紙の書類・請求書の読み取りにAIを使う進め方

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請求書、注文書、納品書、申込書など、紙で届く書類を手で入力する作業は、多くの会社に残っています。AIを使った文字の読み取り（AI-OCR）を使うと、入力の手間を減らせる場合があります。この記事では、読み取りの仕組みを入れるときの進め方と、税務の保存の決まりとの関係を整理します。

AIを使った読み取りは、何が変わったのですか？

OCR（光学文字認識）は、画像の中の文字を読み取って文字のデータにする技術です。これまでのOCRは、決まった書式の書類で、項目の位置をあらかじめ設定して使うことが一般的でした。

AIを使った読み取りでは、次のような変化があります。

• 書式の違いへの対応：取引先ごとに書式が違う請求書でも、「請求金額」「支払期日」などの項目を探して読み取れるものがあります。
• 手書きへの対応：手書きの文字を読み取れるものがあります。正しさは文字の書き方によって変わります。
• 項目の意味の理解：生成AIを組み合わせて、読み取った文章から必要な項目を取り出したり、決まった形に整えたりする使い方もあります。

ただし、読み取りの誤りはなくなりません。印字のかすれ、影、斜めの撮影、似た文字（「1」と「7」、「0」と「O」など）で誤ることがあります。そのため、人が確かめる流れと組み合わせることが前提になります。

何から始めればよいですか？

次の手順で進めると、効果と課題を早めに確かめられます。

① 対象の書類を選ぶ：枚数が多く、入力に時間がかかっている書類から選びます。最初は1種類に絞ると、正しさを確かめやすくなります。

② 読み取る項目を決める：請求書なら、取引先、請求日、請求金額、税率ごとの金額、支払期日、登録番号などです。入力先のシステム（会計ソフトなど）の項目と合わせて決めます。

③ 確認の流れを決める：誰が、どの項目を、どの画面で確かめるかを決めます。

④ 実際の書類で試す：過去の書類を数十枚ほど（枚数は目安です。書類の種類や書式のばらつきに合わせて決めます）使い、項目ごとの正しさと、確かめる時間を記録します。手書きや書式の違うものも混ぜて試します。

⑤ 入力先とつなぐ：読み取った結果を会計ソフトなどに取り込む方法を決めます。CSVのファイルでの取り込みや、システム同士の連携などがあります。

⑥ 本格的に使い、見直す：誤りの多い項目や取引先を記録し、確認の重点や書類の受け取り方を見直します。

人の確認は、どう工夫すればよいですか？

すべての項目を目で確かめると、入力の手間があまり減りません。次のような工夫で、確かめる手間を絞れます。

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」は、AIを使う事業者に対し、出力の精度やリスクを理解し、リスクの要因を確かめたうえで使うことを求めています。AIの読み取りは入力の下ごしらえ、最後の確認は人という分担にすると、支払いの誤りを防ぎやすくなります。

インボイス制度の項目は、どう扱えばよいですか？

インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、適格請求書の記載事項が決められています。国税庁の「インボイス制度の概要」では、次の項目が示されています。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

読み取る項目を決めるときに、これらを含めておくと、記載事項がそろっているかの確認にも役立ちます。登録番号が正しいか、取引先が登録を受けているかの確かめ方は、会計ソフトの機能や国税庁の案内を確かめてください。

紙を捨てて電子で保存するには、何が必要ですか？

AIで読み取った後に、紙の書類を捨てて電子のデータで保存したい場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があります。国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」では、主に次のような要件が説明されています。

• 読み取りの細かさ：200dpi以上で、色の階調の決まりがある（一般書類はグレースケールでもよいとされています）
• 入力の期間：受け取った後、速やかに入力する（おおむね7営業日以内であれば速やかとされています）、または業務の処理の期間を定めている場合はその期間の後に速やかに入力する
• タイムスタンプ：入力の期間内に付ける。ただし、訂正や削除の履歴が残り、時刻を証明する機能によって入力の期間内に入力したことを客観的に確かめられるクラウドのサービスなどに保存する場合は代えられるとされています（訂正や削除の履歴が残るだけでは代えられないとされています）
• 訂正・削除の履歴：読み取ったデータの訂正や削除の内容を確かめられる
• 検索の機能：取引の年月日、金額、取引先で探せる

AIの読み取りの仕組みを選ぶことと、スキャナ保存の要件を満たすことは別の確認です。読み取りが正確でも、保存の仕組みが要件を満たさなければ、紙を捨てられません。また、電子のデータで受け取った請求書は電子取引のデータとして扱われ、一問一答では、それを紙に出力した書面はスキャナ保存の対象にならないとされています。

要件は細かく、改正されることもあります。ガイド「電子帳簿保存法とAIによる書類の読み取り」もあわせて確かめ、判断に迷う場合は税理士などの専門家に相談してください。

効果はどう確かめればよいですか？

試行の前に、1か月あたりの書類の枚数と、1枚の入力にかかる時間を記録しておきます。AIを使った後は、読み取りと確認にかかる時間、誤りの件数を記録して比べます。確認の時間が思ったより長い場合は、確認の工夫や対象の書類を見直します。測り方は、ガイド「AIの効果の測り方」が参考になります。

チェックリスト

• 対象の書類を1種類に絞り、1か月の枚数と入力の時間を記録している
• 読み取る項目を、入力先のシステムの項目と合わせて決めている
• 自社の実際の書類（手書き・書式の違いを含む）で、項目ごとの正しさを確かめている
• 誰が、どの項目を確かめるかを決めている
• 合計金額や取引先の照合など、確認を助ける仕組みを使っている
• 読み取る項目に、適格請求書の記載事項を含めている
• 紙を捨てる場合は、スキャナ保存の要件を満たすかを確かめている
• 電子で受け取った請求書と、紙の請求書の扱いを分けている
• 誤りの多い項目や取引先を記録し、見直している