紙の業務が多い会社のAI活用

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注文書はファクスで届き、請求書は紙で郵送され、社内の申請は紙に印鑑を押して回す。このような会社は、いまも少なくありません。「AIの前に、まずペーパーレスから」と考えて、手が止まっている会社もあるかもしれません。しかし、紙が多いことは、AIを使う理由にもなります。紙の書類から文字を読み取って入力する作業は、AIが役に立ちやすい作業の一つだからです。この記事では、紙の業務が多い会社が、無理なくAIを取り入れる考え方を紹介します。

紙の業務が多い会社で、AIは何に使えますか？

紙の書類に書かれた文字を、データとして読み取る技術をOCR（光学文字認識）といいます。最近は、AIを組み合わせたOCRが広がり、決まった様式でない書類や、取引先ごとに形の違う請求書でも、項目を読み分けやすくなってきました。

紙の業務が多い会社で、試しやすい場面には次のようなものがあります。

• 受け取った請求書や納品書の入力： 取引先名、日付、金額などを読み取り、会計のソフトに入れる前の下書きを作る
• ファクスの注文書の入力： 品名や数量を読み取り、受注の一覧に転記する
• 紙の申込書やアンケートの集計： 手書きの回答を読み取り、表にまとめる
• 過去の紙の資料の検索： スキャンした資料から文字を読み取り、あとで探せるようにする

いずれも、人が紙を見ながらキーボードで打ち込んでいた作業です。全部を自動にしなくても、AIが作った下書きを人が直すだけになれば、入力の時間は短くなります。

紙で届く書類と、電子で届く書類は何が違いますか？

紙の業務を見直すときに知っておきたいのが、税務に関わる書類の保存のルールです。国税庁の電子帳簿保存法の一問一答では、次のように整理されています。

• 紙で受け取った請求書など： スキャナ保存という制度を使えば、紙の代わりにスキャンした画像のデータで保存できます。ただし、一定の期間内に入力すること、200dpi以上の解像度で読み取ること、訂正や削除の履歴を残すこと、検索できることなどの要件を満たす必要があります。入力の期間を過ぎた場合は、紙の書類を保存する必要があるとされています
• 電子で受け取った請求書など： 電子取引の取引情報は、データのまま保存する義務があります。令和6年1月1日以降の電子取引では、印刷した書面の保存で代えることはできないとされています

AIで書類を読み取ることと、法律にそった保存は、別の話として考えると整理しやすくなります。AIの読み取りは入力の手間を減らすためのもので、それだけで保存の要件を満たすわけではありません。保存のやり方は、国税庁の資料や顧問の税理士に確かめながら決めてください。

どこから始めればよいですか？

紙の業務を一度にすべて変えようとすると、現場の負担が大きくなります。次のように、小さく始めて広げる進め方がおすすめです。

1. 紙の書類を数える： どの部署に、どんな書類が、月に何枚くらい届くかを書き出します
2. 一つの書類を選ぶ： 枚数が多く、決まった項目を打ち込んでいる書類を一つ選びます。請求書や注文書が候補になりやすいです
3. 実際の書類で試す： 過去の書類を数十枚読み取り、どの項目でどのくらい誤りが出るかを確かめます
4. 人が確かめる場面を決める： 金額や日付など、誤ると影響の大きい項目は、人が原本と見比べてから登録するようにします
5. 効果を測ってから広げる： 入力にかかる時間が試す前と比べてどう変わったかを記録し、うまくいったらほかの書類に広げます

紙が多い会社では、取引先との関係で、すぐには紙をなくせないこともあります。だからこそ、紙を受け取った後の作業をAIで軽くすることには意味があります。紙を減らす取り組みと、紙を楽に扱う取り組みを並行して進めると、現場の理解も得やすくなります。