告知文は、誰の名前で出せばよいですか？

導入の目的は、担当部署ではなく経営者の名前で伝えると、会社としての方針であることが伝わりやすくなります。使い始めの手順やルールの細かい点は、担当部署の名前で別に案内する形にすると、役割が分かれて読みやすくなります。

まだ決まっていないことがある段階で、告知してもよいですか？

決まっていないことは、決まっていないことと、決める時期の目安を書いて伝える方法があります。決まっていないことを決まっているかのように書いたり、約束できないことを約束したりしないことが、信頼を保つうえで大切です。

ガイド「AI導入の社内への伝え方」で説明している「伝える4つのこと」と「伝える順番」に合わせて作ったWordのファイルです。全社員向けの告知文に加えて、全社員より先に説明する管理職向けの補足と、説明会の前に用意するよくある質問の文例を入れています。［　　］の部分を自社の内容に置き換えて使います。

① 導入の目的を一文で書きます。 「流行っているから」ではなく、誰の、どの仕事を、どう良くしたいかを書きます。

② 変わること・変わらないこと・まだ決まっていないことを分けて書きます。 判断と責任は人が持つことなど、変わらないことも書きます。決まっていないことは、決める時期の目安を添えます。

③ 守ってほしいことを、利用ルールから抜き出します。 使ってよいサービス、入力してはいけない情報、出力を確かめる手順を、具体的な例とあわせて書きます。

④ 窓口を書きます。 使い方の質問、不安や意見、トラブルの報告の送り先を書きます。

⑤ 管理職に先に説明します。 「管理職の方へ」の節とよくある質問を使い、全社員への告知の前に説明の場を設けます。

⑥ 導入の前・開始時・開始後の3回に分けて出します。 1回で終わらせず、導入の前は目的と予定を伝えて意見や心配を聞く機会を設け、開始時は使い始めの手順、守ってほしいこと（利用ルールの要点）、困ったときの窓口を伝えます。開始後は、使われ方、出てきた工夫、困っていることへの対応を伝えます。

告知文を出す3回と、それぞれで伝えること

導入の前目的と予定を伝え、意見や心配を聞く機会を設けます。管理職には全社員より先に説明します

開始時使い始めの手順、守ってほしいこと（利用ルールの要点）、困ったときの窓口を伝えます

開始後使われ方、出てきた工夫、困っていることへの対応を伝えます

決まっていないことは、決める時期の目安を添えて伝えます。約束できないことは書きません。

見出し	内容
1. 経営者からのメッセージ	導入の目的、期待すること、会社として大切にすること
2. 導入するもの	ツールの名前、使える人、使い始める日、使える業務
3. 変わること・変わらないこと・まだ決まっていないこと	3つの区分ごとの内容、決める時期の目安
4. 守ってほしいこと	使ってよいサービス、入力してはいけない情報、出力の確かめ方、利用ルールの置き場所
5. 使い始めの手順	アカウントの申請、説明会・研修の日程、手引きの置き場所
6. 困ったときの窓口	使い方の質問、不安や意見、トラブルの報告の送り先
7. 管理職の方へ（補足）	部下への説明で大切にしてほしいこと、自部署での進め方
8. よくある質問	仕事がなくなるのか、使わないといけないのか、入力した内容は見られるのか、間違った出力で失敗したら
9. 今後のお知らせの予定	開始後に伝えること、時期

架空の会社「株式会社〇〇」が、会社で契約した生成AIのサービスを営業部と管理部で使い始める場合の例です。

自社の規程・方針に合わせて直してください。 文例は一般的な例です。生成AIの利用ルール、就業規則、情報セキュリティの規程と食い違わないように整えます。
約束できないことは書かないでください。 雇用や評価の扱いなど、まだ決めていないことを決まっているかのように書くと、後で信頼を損ねるおそれがあります。
利用の記録の確認や、評価への利用を伝えるときは確かめてください。 AIの利用の記録を会社が確かめる場合や、AIを評価に使う場合の伝え方は、労務や個人情報の扱いの観点から、社会保険労務士・弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
ほかのひな形と合わせて使えます。 守ってほしいことは「生成AIの利用ルール（生成AIの利用ルール（ひな形））」から、窓口の担当は「AI推進の体制と役割分担表（AI推進の体制と役割分担表）」から写すと、内容がそろいます。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。