小さな会社でも、ここまでの体制が要りますか？

役割を分けて書いておくことが目的で、一人が複数の役割を担ってもかまいません。たとえば、責任者は経営者、事務局と相談窓口は総務の担当者が兼ねる形でも始められます。会社の規模に合わせて、使わない役割の行は消してください。

既存の会議にまとめてもよいですか？

新しい会議を作らず、経営会議や部長会の議題の一つとして扱う方法もあります。その場合も、議題の例のうち、利用の状況・申請の審議・ルールの見直しを定期的に扱う時期を決めておくと、取り組みが続けやすくなります。

ガイド「生成AIのはじめ方：会社として最初の30日でやること」と「AI法と企業の対応：罰則のない法律で何をすべきか」で触れている、責任者と相談窓口を決める手順に合わせて作ったWordのファイルです。役割の説明と役割分担の記号は一例として入れてあり、会社ごとに決める部分は［　　］の空欄にしています。

① 関係する人を集めます。 経営者または担当の役員、管理部門（総務・法務・人事）、IT部門、AIを使う部署の代表が集まり、体制の案を作ります。

② 体制の全体像を書きます。 責任者・会議体・事務局・各部署の推進役・相談窓口・IT部門・管理部門の担い手を書きます。兼務でかまいません。

③ 役割分担表を直します。 やることごとに、◎（決める・責任を持つ）・○（行う）・△（相談を受ける・報告を受ける）を自社に合わせて付け直します。◎は1つのやることに1つにすると、責任の所在がはっきりします。

④ 会議体の頻度と議題を決めます。 立ち上げの時期は回数を多めにし、定着したら減らす形が続けやすくなります。経営会議への報告の時期も決めます。

⑤ 推進役と相談窓口を決めます。 推進役の兼務の割合の目安と、相談窓口の連絡の方法・回答の目安を書きます。

⑥ 承認を得て、社内に示します。 承認の手続きを経て、利用ルールとあわせて周知します。組織の変更があったときや年に1回など、見直しの時期を決めておきます。

体制づくりの流れ

見出し	書く内容
1. 基本情報	会社・対象の範囲、作成日・版、作成者、承認者、関係する社内の規程
2. 体制の全体像	役割ごとの担う人（部署・役職・氏名）と主な役割
3. 役割分担表	方針・ルール・ツールの承認・アカウントの管理・候補の選定・PoC・効果の報告・研修・相談・問題への対応・リスクの評価・社外への説明の12のやることと、役割ごとの記号
4. 推進の会議体	会議の名前、議長、参加者、頻度と時間、事務局、記録の保存先、経営会議への報告
5. 会議の頻度と議題の例	毎回・月1回・四半期ごと・年1回・随時の議題の例
6. 各部署の推進役	部署、推進役、兼務の割合の目安、いま取り組んでいること
7. 相談窓口	窓口の名前、連絡の方法、受け付ける内容、回答の目安、問題が起きたときの連絡先、報告した人の扱い
8. IT部門の役割	ツールの技術的な確認、アカウントと権限、システムとの連携、セキュリティ、利用の状況の集計
9. 見直し・変更の記録	見直しの時期と担当、変更の記録

役割分担表の3つの記号

記号の付け方は一例です。自社に合わせて付け直します。

架空の会社「株式会社〇〇」（社員50名）が、全社で生成AIの利用を始める場合の例です。

会社の規模と既存の会議体に合わせて直してください。 記号と会議の頻度は一例です。新しい会議を作らず、既存の会議の議題に入れる形でもかまいません。
責任者は、判断できる立場の人にしてください。 ツールの承認や予算、問題が起きたときの判断を担うため、経営者や役員、部門長が務めると進めやすくなります。
報告しやすい窓口にしてください。 速やかに報告した人を不利益に扱わない旨を利用ルールに書き、周知しておくと、問題が早く見つかります。利用ルールは「生成AIの利用ルール（生成AIの利用ルール（ひな形））」を使って作れます。
関係する指針の最新版を確かめてください。 総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」や、国の指針は更新されることがあります。体制を見直すときは、それぞれの最新版を確かめてください。法令や規程に関わる判断は、弁護士などの専門家に確かめていただくと安心です。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。