スマートフォンのAIを業務で使うときの注意：端末・アカウント・入力の3点

自社の「基盤とセキュリティ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

スマートフォンでは、AIのアプリに話しかけたり、写真を撮って質問したりと、パソコンよりも手軽にAIを使えます。移動の合間にメールの下書きを作る、会議のメモを整える、といった使い方は便利です。一方で、私物の端末や個人のアカウントで仕事の情報を扱いやすくなるため、会社が気づかないうちに情報が外に出てしまうおそれもあります。

スマートフォンのAIで、どんなことが起こりやすいですか？

情報処理推進機構（IPA）が2026年1月に公表した「情報セキュリティ10大脅威 2026」の組織編では、「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が3位に入りました。この脅威が選ばれたのは2026年が初めてです。また、8位には「リモートワーク等の環境や仕組みを狙った攻撃」が挙げられています。オフィスの外で業務の情報を扱う場面が増えるほど、端末や使い方の管理が大切になります。

スマートフォンでAIを使う場面では、次のようなことが起こりやすくなります。

• 個人で登録したAIアプリに、お客様の名前や社内の資料を入れてしまう
• 写真で質問したときに、書類や画面に写った社外秘の情報も一緒に送ってしまう
• AIとのやり取りの履歴が端末に残り、紛失や盗難のときに見られてしまう
• 便利そうな名前の偽のアプリを入れてしまう

会社が把握していないAIの利用は「シャドーAI」と呼ばれ、スマートフォンは特に起こりやすい場所です。

業務で使うときに、何を決めておけばよいですか？

決めておきたいのは、次の3点です。

端末について

会社の端末であれば、業務に使うアプリや設定をそろえやすくなります。私物の端末を認める場合は、画面ロック、OSの更新、アプリは公式のストアから入れる、といった最低限の条件を決めておきます。総務省は「テレワークセキュリティガイドライン（第5版）」（2021年5月）を公表しており、あわせて Android や iOS の設定の解説資料や、中小企業の担当者向けのチェックリストも掲載しています。自社の決まりを作るときの参考になります。

アカウントについて

個人のアカウントで使うAIは、入力した内容の扱いが個人向けの条件になり、会社からは利用の状況が見えません。会社が契約したサービスに会社のアカウントでログインする形にすると、退職したときにアカウントを止める、利用の記録を確かめる、といった管理ができます。ログインには多要素認証を設定しておくと安心です。

入力してよい情報について

スマートフォンでは、写真や音声で気軽に情報を送れます。文章だけでなく、写真に写り込むもの（書類、ホワイトボード、パソコンの画面、人の顔）や、録音に入る会話も「入力」に当たることを意識します。

社員にはどう伝えるとよいですか？

決まりを作っても、社員に伝わっていなければ守られません。次の点を意識すると伝わりやすくなります。

1. 禁止だけでなく、使ってよい方法を示す：「このアプリに会社のアカウントでログインすれば使える」と具体的に示すと、隠れて使う人が減ります
2. 写真と音声の例を見せる：「この写真はだめ、この写真はよい」と例で示すと分かりやすくなります
3. 困ったときの連絡先を決める：誤って情報を入れてしまったとき、端末をなくしたときの連絡先を伝えておきます
4. 定期的に見直す：スマートフォンのAIの機能は変わりやすいため、使ってよいアプリの一覧を定期的に見直します

スマートフォンのAIは、現場や外出先で働く人にとって便利な道具です。決まりを整えておくことで、安心して使える場面を広げていけます。