AIが作った議事録を、そのまま共有してもよいですか？

AIの出力には、発言者の取り違えや、数字・固有名詞の誤りが入る場合があります。決まったこと・宿題・数字・期限は、会議の主催者などが確かめてから共有すると安心です。確かめた人を議事録に書いておくと、後から問い合わせを受けたときにも役立ちます。

社外の人が参加する会議でも使えますか？

使えます。ただし、録音や文字起こしをすることを参加者に事前に伝え、相手の会社の方針も確かめておくと安心です。取引先の秘密情報が含まれる場合は、契約の条件や自社の利用ルールで、AIのサービスに入力してよい情報かを確かめてください。

ガイド「会議の議事録をAIで作る進め方」に合わせて作ったWordのファイルです。前半は会議の前に確かめること、中ほどは議事録の様式、後半はAIに渡すプロンプトの例と、人が確かめる項目です。様式をそろえておくと、会議ごとに議事録の書き方がばらつかず、決まったことと宿題を探しやすくなります。

① 会議の前に確かめます。 使うツールが会社として承認したものか、扱う情報の区分、録音・文字起こしをすることを参加者に伝えたかを確かめます。

② 会議の基本情報を書きます。 会議の名前、日時、参加者、議題を様式の上の欄に書きます。

③ AIで下書きを作ります。 文字起こしと議題をAIに渡し、ひな形のプロンプトの例を使って、様式に沿った下書きを作ります。

④ 人が確かめます。 決まったこと、宿題の担当と期限、数字と固有名詞、発言者を、会議の主催者などが元の文字起こしやメモと照らし合わせて直します。

⑤ 共有して保存します。 確かめた人を書き、決められた場所に保存して参加者に共有します。録音や文字起こしのデータの保存期間も決めておきます。

AIで議事録を作るときの流れ

会議の前承認したツールか、情報の区分、録音・文字起こしを参加者に伝えたか

AIで下書き文字起こしと議題を渡し、プロンプトの例で様式に沿った下書き

人が確かめる決まったこと・宿題の担当と期限・数字と固有名詞・発言者を照らし合わせて直す

共有と保存確かめた人を書いて共有。録音・文字起こしのデータの保存期間も決める

見出し	内容
1. 会議の前の確認	使うツール、扱う情報の区分、参加者への事前の伝達、社外の参加者の有無
2. 会議の基本情報	会議の名前、日時、場所・方法、参加者、議題、議事録の作成者
3. 議事録の様式	議題ごとの要点、決まったこと、宿題（担当・期限）、持ち越した事項、次回の予定
4. プロンプトの例	様式に沿って下書きを作る指示、宿題を一覧にする指示、わからない箇所を示させる指示
5. 人が確かめる項目	決まったこと、宿題の担当と期限、数字・固有名詞、発言者、確かめた人
6. 共有と保存	共有の範囲、保存場所、録音・文字起こしのデータの保存期間

架空の会社「株式会社〇〇」の、週1回の営業会議の例です。

1. 会議の前の確認： ツールは会社で契約している文字起こしのツール。扱う情報は社内限り。会議の冒頭で、録音と文字起こしをすることを伝えた。
4. プロンプトの例： 「次の文字起こしから、議題ごとに要点を3行以内でまとめてください。決まったことと、宿題（担当・期限）を別の表にしてください。文字起こしから判断できない箇所は、推測せずに『［確認が必要］』と書いてください。」
5. 人が確かめる項目： 下書きで「来月末まで」となっていた期限を、営業課長が文字起こしと照らし合わせ「11月28日まで」に直した。確かめた人：営業課長。

自社の利用ルールに合わせて直してください。 議事録に使ってよいツールや、入力してよい情報の区分は、社内の利用ルールにそろえます。
録音・文字起こしのデータの扱いを決めてください。 データにはさまざまな発言や個人の情報が含まれます。保存期間・見られる人・削除の方法を決めておきます。個人情報の扱いは、最新の法令と公的な資料で確かめてください。
プロンプトは例です。 会議の種類やツールにあわせて直し、うまくいった指示は社内のプロンプト集に加えると、ほかの人も使えます。
このひな形は参考のための資料で、監査・評価・認証に代わるものではありません。特定の製品・サービス・会社をお勧めするものでもありません。