会議の進め方はAIでどう変わるか？ 前・中・後で使える場面と決めごと

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会議の記録は、多くの職場で時間のかかる作業です。生成AIを使うと、録音から文字起こしをして、要約まで短い時間で作れます。この記事では、会議の前・中・後に分けて、AIの使いどころと、先に決めておくことを紹介します。

会議でAIはどのくらい使われていますか？

総務省の令和8年版情報通信白書では、同省の調査で、日本の企業の生成AIの使い道として「議事録・メール作成補助」での活用が約7割と、ほかの業務より高かったことが紹介されています。この業務で効果を実感している割合も約7割で、ほかの業務の種類より目立って高くなっていました。

会議の記録は、効果が見えやすく、始めやすい使い道といえます。そのため、社内でAIを広げる最初の一歩として選ばれることが多い場面です。

会議の前・中・後で、どう使えますか？

会議の前には、資料の準備に使えます。長い報告書や前回の議事録を要約しておくと、参加者が短い時間で内容をつかめます。議題に沿って、話し合いたい論点を下書きしてもらうこともできます。

会議の中では、録音と文字起こしが中心です。記録係がメモを取り続ける必要が減り、全員が話し合いに参加しやすくなります。

会議の後には、文字起こしをもとに、要約、決まったこと、宿題（誰が・いつまでに・何をするか）を分けて下書きにします。宿題の一覧は、そのまま次の会議の議題にも使えます。

AIの記録を使うときは、何に気をつければよいですか？

AIの文字起こしや要約には、誤りが含まれることがあります。言葉の聞き違い、話す人の取り違え、実際には話していない内容が加わることもあります。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」でも、AIを使う事業者に、出力の精度やリスクを理解したうえで使うことが求められています。

そのため、次の点は参加者が確かめてから共有します。

• 決まったことと、決まっていないことの区別
• 宿題の担当者と期限
• 数字、日付、固有名詞

使い始める前に、何を決めておけばよいですか？

① 録音の了解の取り方を決めます。会議の冒頭で、録音と文字起こしをすることと、記録の使い道を伝えます。社外の方との会議では、相手の了解を得てから行います。

② 入力してよい情報を決めます。同じガイドラインでは、AIを使う事業者に、機密情報などを不適切に入力しないよう注意することも挙げられています。人事や取引条件など、扱いに注意が要る会議でAIを使うかどうかは、あらかじめ決めておきます。会社が契約し、管理できるサービスを使うことも前提になります。

③ 確かめる人と、記録の置き場所を決めます。誰が下書きを確かめて共有するのか、録音と文字起こしをどこに、いつまで保存するのかを決めておくと、記録が散らばりにくくなります。

AIで記録の手間が減っても、議題が決まっていない会議や、決める人がいない会議は変わりません。会議の目的を短く書いて共有することから始めると、AIの記録もさらに役立つようになります。