会議の議事録をAIで作る進め方

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議事録の作成は、会議のたびに発生する手間のかかる作業です。音声を文字にする文字起こしと、長い文章を短くまとめる要約は、AIが得意な作業の一つです。この記事では、AIで議事録を作るときの進め方と、事前に決めておきたいルールを整理します。

AIの議事録は、どんな仕組みで作られますか？

AIによる議事録は、大きく2つの作業の組み合わせです。

• 文字起こし：会議の音声を、AIが文字にします。音声認識と呼ばれる技術です。
• 要約：文字起こしした長い文章から、生成AIが議題・決定事項・宿題（誰が・いつまでに・何をするか）を取り出して、短くまとめます。

Web会議のサービスの中には、文字起こしの機能を備えるものがあります。たとえば Google Meet のヘルプでは、文字起こしをオンにすると参加者の画面にアイコンが表示されること、文字起こしは主催者の Google ドライブに保存されること、日本語に対応していることなどが説明されています。利用できるかは契約しているプランによって異なります。お使いのサービスの説明で確かめてください。

対面の会議では、録音した音声を文字起こしのツールに読み込ませる方法もあります。

どんな手順で進めればよいですか？

次の5つの手順に分けると、それぞれで何を確かめればよいかが分かりやすくなります。

① 参加者に事前に伝える：会議を記録すること、AIで文字起こしと要約をすること、記録の保存先と共有の範囲を、会議の前に伝えます。招集の連絡に一文を添える形が手軽です。

② 文字起こしをする：会議中に文字起こしの機能を使うか、録音から文字にします。マイクの位置や、一人ずつ話す進め方で、聞き取りの正確さが上がります。

③ 要約する：文字起こしをもとに、決まった様式で要約を作ります。様式を決めておくと、毎回の頼み方が安定します（ひな形「AIで作る議事録の様式とプロンプト」参照）。

④ 人が確かめる：会議に出た人が、決定事項・数字・期限・担当者の名前を確かめ、直します。

⑤ 保存して共有する：確かめた議事録を決まった場所に保存し、必要な人に共有します。元の録音や文字起こしをいつまで残すかも決めておきます。

要約の様式は、どう決めればよいですか？

議事録の用途によって、必要な項目は変わります。よく使われるのは次の項目です。

AIに頼むときは、この様式と、「文字起こしにない内容は書かない」「はっきりしない箇所は空欄にして印を付ける」といった指示を添えると、確かめやすい要約になります。生成AIは、もっともらしいが事実と異なる内容（ハルシネーション）を書くことがあるため、元の文字起こしにない内容が入っていないかを確かめる観点は大切です。

何を確かめればよいですか？

AIの議事録で起きやすい誤りは、次のとおりです。

• 聞き違い：社名、人名、製品名、専門用語、数字の誤り
• 発言者の取り違え：誰の発言かが入れ替わる
• 要約での抜け：条件や前提（「〜の場合に限り」など）が落ちる
• 決まっていないことが決まったように書かれる：検討中の話が決定事項に入る

決定事項と宿題は、会議に出た人が確かめてから共有すると決めておくと、行き違いを防げます。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIを使う事業者に対し、出力の精度やリスクを理解したうえで使うことを求めています。

社外の方がいる会議や、機密の会議はどうすればよいですか？

社外の方が参加する会議では、事前の案内と了承の確認を丁寧にします。相手の会社にも情報の扱いのルールがある場合があるため、記録してよいか、共有の範囲をどうするかを確かめます。

人事の面談、経営の重要な判断、取引の交渉など、機密の度合いが高い会議では、AIを使うか、使う場合はどのツールで、どこに保存するかを個別に決めます。

個人情報の扱いも確かめます。 議事録には、参加者の名前や発言、話題に出た人の情報が含まれます。個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人情報を含む指示を生成AIサービスに入力する場合は、利用目的の範囲内かを十分に確かめること、本人の同意なく個人データを入力する場合は提供事業者が機械学習に利用しないことなどを確かめることを示しています。会社として認めたツールを使い、入力した内容の扱いを利用規約で確かめておくと安心です。

保存と共有は、どう決めればよいですか？

AIの議事録の仕組みでは、録音・文字起こし・要約の3種類の記録ができます。それぞれについて、次の3点を決めておきます。

• 保存先：誰の、どの場所に保存されるか（個人のフォルダか、部署の共有の場所か）
• 閲覧できる人：会議の参加者だけか、部署全体か
• 保存の期間：いつまで残し、いつ消すか

サービスによっては、主催者の個人のフォルダに自動で保存される場合があります。担当者が異動や退職をしたときに記録が見られなくならないよう、確かめた議事録は部署の共有の場所に移す運用にすると、引き継ぎがしやすくなります。保存の期間の決め方は、ガイド「データの保存期間と削除のルールの決め方」が参考になります。

どの会議から始めればよいですか？

最初は、社内の定例会議など、参加者が社内の人だけで、機密の度合いが高くない会議から始めると進めやすくなります。毎週くり返し開かれる会議なら、様式や頼み方を少しずつ直しながら、効果を確かめられます。

試すときは、これまで議事録の作成にかかっていた時間と、AIを使った後の確認と手直しの時間を記録して比べます。手直しが多い場合は、マイクの位置や話し方、要約の指示を見直します。社内で使い方が定まってから、社外の方が参加する会議へ広げる順番にすると、案内の文面や了承の確かめ方も整えやすくなります。測り方は、ガイド「AIの効果の測り方」が参考になります。

チェックリスト

• 会議を記録し、AIで文字起こしと要約をすることを、事前に参加者に伝えている
• 社外の方が参加する会議では、記録と共有の範囲について了承を確かめている
• 機密の度合いが高い会議で、AIを使うかどうかの決め方がある
• 会社として認めたツールを使い、入力した内容の扱いを利用規約で確かめている
• 要約の様式を決め、「文字起こしにない内容は書かない」と指示している
• 決定事項・期限・担当者は、会議に出た人が確かめてから共有している
• 録音・文字起こし・要約の保存先と閲覧できる人を決めている
• 録音と文字起こしを残す期間を決めている