Google Workspace のGeminiを業務で使い始める準備（割引コードを無料でお送りします）

自社の「基盤とセキュリティ」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

【PR】この記事には、運営会社（フロレンティナ株式会社）が参加している Google Workspace のご紹介プログラムの案内を含みます。ご紹介により、運営会社が Google から報酬を受け取る場合があります。記事の内容は、この報酬の有無によって変えていません。

ふだんのメールや資料づくりを Google Workspace で行っている会社では、新しいツールを入れなくても、使い慣れた画面の中で生成AIを試せます。一方で、手軽に使えるからこそ、設定とルールを決めないまま使い始めてしまうこともあります。この記事では、Google Workspace の Gemini を業務で使い始めるときの準備を整理します。ほかの法人向けサービスを使っている会社でも、確かめる点は同じです。

Google Workspace の Gemini では何ができますか？

Google の管理者ヘルプによると、2025年1月から、Gemini の AI 機能が Google Workspace の Business エディションと Enterprise エディションに含まれるようになりました。それまでは「Google Workspace with Gemini アドオン」として別に契約するものでした。

主な機能として、次のものが挙げられています。

• Gmail、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、ドライブ、Chat のサイドパネルの Gemini
• Gmail とドキュメントでの文章の作成の支援
• Meet の会議の自動のメモ
• Gemini アプリ

たとえば、長いメールのやり取りの要約、会議のメモの下書き、資料のたたき台づくりなど、毎日の事務作業から試せます。使える機能はプランによって異なり、変わることもあるため、契約の前に Google の公式の案内で確かめます。

使い始める前に確かめることは何ですか？

① 会社が管理するアカウントで使う

業務で使うのは、会社が契約し、管理者が利用者と設定を管理できるアカウントにします。個人のアカウントで業務の情報を扱うと、会社が設定を確かめられず、退職のときにも情報が手元に残ってしまいます。考え方は、法人向けの生成AIツールの選び方で詳しくまとめています。

② データの扱いを確かめる

Google の「Gemini for Google Workspace に関するよくある質問」では、対象のエディション（Business・Enterprise など）のライセンスが割り当てられた利用者が Gemini アプリを使う場合について、送信したデータがモデルのトレーニングに使われず、人によって確認されることもないと説明されています。ライセンスの対象外の利用者が使う場合は Google の利用規約が適用され、人が内容を確認することがあるとされています。また、Google Workspace with Gemini とのやり取りが組織の外に開示されることはないとしています。こうした説明は契約の種類や機能によって異なる場合があるため、自社の契約の条件をあわせて確かめます。

③ 管理者の設定を決める

管理者は、Gemini アプリのオンとオフを、組織全体のほか、部署（組織部門）やグループごとにも切り替えられます。まず一部の部署で Gemini アプリを試し、ルールが整ってから全社に広げる、といった進め方ができます。なお、この設定の対象は Gemini アプリで、Gmail やドキュメントの中の AI 機能には影響しません。それらの機能へのアクセスの管理は、Enterprise エディションに限られるとされています。誰が設定を変えるのか、変えたときにどう知らせるのかも決めておきます。

④ 入力してよい情報と、人が確かめる場面を決める

データの扱いが確かめられても、何を入力してよいかは会社のルールで決めることです。個人情報や取引先から預かった情報の扱いは、入力してはいけない情報の一覧のひな形を使うと決めやすくなります。また、AIはもっともらしい誤りを出すことがあります。社外に出す文書、金額、日付、制度に関わる内容は、人が原典で確かめてから使います。

社内に広げるにはどう進めればよいですか？

はじめは、効果がわかりやすく、失敗しても影響の小さい業務から始めます。メールの下書きや会議のメモなど、毎日の作業で試すと、使い方のこつが社内にたまっていきます。

1. 試す部署と業務を決め、管理者の設定でその範囲から始めます
2. 生成AIの利用ルールを決め、入力してよい情報の範囲を周知します
3. 決めた期間試し、うまくいった使い方と困ったことを集めます
4. ルールを見直し、使う部署を広げます

使い方を社内で共有する場をつくると、一部の人だけが使う状態を避けられます。進め方の全体は、生成AIの始め方と少人数の会社のAI活用の始め方もあわせてご覧ください。

Google Workspace の割引コードを無料でお送りします

これから Google Workspace を契約する会社に向けて、AI-Ready.jp では、お申し込みいただいた方に Google Workspace の割引コードを無料でお送りしています。

• 受け取り方： 申し込みのフォームで「Google Workspace の割引コード」を選んで送ってください。担当者からコードをメールでお送りします
• 割引の内容： Google の案内では、コードを使ってお申し込みいただくと、初年度の料金が割引になります。割引の内容は、国やお選びになるエディションによって異なります
• 使える回数： コードは1件のお申し込みにつき1回だけ使えます
• 条件： 割引の内容と条件は Google が定めるもので、コードをお送りする際にあわせてご案内します。条件によっては、お使いいただけない場合があります。また、お送りできるコードの数には限りがあり、お送りできない場合があります
• お約束いただくこと： ありません。コードを受け取った後に、Google Workspace のお申し込みや運営会社へのご相談をお約束いただく必要はありません

※ 運営会社（フロレンティナ株式会社）は Google Workspace のご紹介プログラムに参加しており、このコードを使ってお申し込みいただいた場合に、Google から報酬を受け取る場合があります。