グループ会社・子会社のAI活用

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子会社やグループ会社を持つ会社では、「親会社ではAIの利用ルールができたが、子会社はばらばら」「同じようなツールを各社が別々に契約している」といった状態がよく見られます。M&Aでグループに加わった会社は、もともとの仕組みや文化も異なります。この記事では、グループでAIを進めるときの役割の分け方と、気をつけたい点を整理します。

なぜ、グループ全体で考える必要があるのですか？

一つの会社の中でAIを進めるだけでも、ルールづくりや人の育成に手間がかかります。グループの各社が別々に進めると、同じ検討が何度もくり返され、契約や費用も重なりがちです。

守りの面でも、グループで考える理由があります。会社法第362条第4項第6号は、取締役会設置会社の取締役会が取締役に任せられない事項の一つとして、株式会社とその子会社から成る企業集団の業務の適正を確保するために必要なものとして法務省令で定める体制（内部統制の体制）の整備を挙げています。大会社である取締役会設置会社では、取締役会がこの体制の整備を決めなければならないとされています（同条第5項）。AIの使い方に関わる情報の扱いや事故への備えも、こうした体制の一部として考えておくと、整理しやすくなります。どこまでを体制に含めるかは会社ごとに判断することですが、子会社の状況を親会社が把握できるようにしておくことは、多くの会社に共通する出発点です。

何をそろえ、何を各社に任せればよいですか？

そろえるものと任せるものを分けておくと、親会社が細かく決めすぎて使いにくくなることも、各社がばらばらになることも避けやすくなります。

グループでそろえると管理しやすいもの

• AIを使う目的と基本的な考え方（方針）
• 入力してはいけない情報の範囲と、事故があったときの連絡の流れ
• 業務で使ってよいAIサービスの考え方と、契約の窓口
• 社員向けの基本的な研修の内容

各社に任せたほうが進みやすいもの

• どの業務で、どう使うか（業務の選び方）
• 効果の測り方と、目標の置き方
• 各社の事業に合わせた手順書や使い方の例

親会社の役割は、決まりを作って守らせることだけではありません。各社でうまくいった使い方を集め、ほかの会社に紹介する役割もあります。同じ業種の子会社が複数ある場合は、ある会社で試してうまくいった使い方を、ほかの会社に広げやすくなります。

グループの中で情報を共有するときは、何に気をつけますか？

AIの活用が進むと、「グループ全体の顧客データを集めて分析したい」「子会社の問い合わせの記録を、親会社の仕組みで使いたい」といった話が出てきます。

グループの会社であっても、法律の上では別の会社です。個人情報保護法第27条は、法令にもとづく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供してはならないとしています。グループの会社への提供も、原則としてこれに当たります。

同じ条の第5項第3号には、特定の者との間で共同して利用する場合の定めがあります。共同して利用すること、利用する個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用の目的、管理に責任を持つ者の名称などを、あらかじめ本人に知らせるか、本人が容易に知り得る状態にしておくことが条件です。どの方法を取るか、すでに集めた情報に使えるかは、取得したときの説明や利用の目的によって変わります。共有の前に目的と方法を整理し、必要に応じて弁護士などの専門家にご確認ください。