社内のAI活用例の集め方・広め方：報告の型と紹介の場をつくる

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AIの活用は、一部の部署や社員がうまく使えるようになっても、その工夫がほかの人に伝わらなければ広がりません。「隣の部署でどう使っているのか知らない」という状態は、多くの会社で見られます。この記事では、社内の活用例を集め、確かめ、広めるまでの進め方をご紹介します。

なぜ活用例を集めて広める必要があるのですか？

生成AIは、同じ道具でも使い方によって役立ち方が大きく変わります。ある部署で見つかった使い方が、ほかの部署でもそのまま役立つことは少なくありません。活用例を集めて広めると、次のような効果が期待できます。

• 試すきっかけになる：身近な人の例は、「自分の仕事でも使えそう」と考えるきっかけになります。
• 使い方の質がそろう：うまくいった指示文や確認の手順を共有すると、使う人による差が縮まります。
• 会社として状況をつかめる：どの部署で、どんな使い方が広がっているかが見えるようになります。

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン活用の手引き（案）」では、組織の中のAIの開発・提供・利用の状況を、申請やアンケート、ヒアリングなどで継続的に取得・管理する考え方が示されています。活用例を集める仕組みは、こうした状況の把握にも役立ちます。

また、デジタルガバナンス・コード3.0は、取締役会や経営会議で、デジタル技術や活用事例について経営者が定期的に情報交換することを望ましい方向性に挙げています。現場の活用例は、経営層が状況をつかむための材料にもなります。

活用例は、どう集めればよいですか？

① 報告の型を決める

集めるときは、書く人が迷わないように項目を決めます。多すぎると書く手間で止まるため、5つ程度にしぼります。

報告の型は、ひな形の「社内の活用例の報告シート」も参考になります。

② 集める窓口を一つにする

報告の送り先が部署ごとにばらばらだと、全体が見えなくなります。社内の投稿フォームや共有の表など、送り先を一つに決めます。AI推進役がいる場合は、推進役が窓口を担うと、利用ルールの確認も同時に行えます。

③ 書く以外の集め方も用意する

書くのが苦手な人も多いため、推進役が5分ほど話を聞いて代わりに書く、勉強会での発表を記録に起こす、といった方法も組み合わせます。

④ うまくいかなかった例も集める

「この使い方では、誤りが多かった」「この業務には向かなかった」といった例も、ほかの人が同じことで時間を使わずに済む、大切な情報です。担当者の評価とは切り離して扱うことを、最初に伝えておきます。

紹介する前に、何を確かめればよいですか？

集めた活用例は、そのまま広めるのではなく、紹介の前に確かめる手順を入れます。確かめる主な点は次のとおりです。

• 利用ルールに沿っているか：会社が認めたツールを使っているか、入力してはいけない情報を入れていないかを確かめます。
• 個人情報や取引先の情報が含まれていないか：画面の写しや指示文の例に、顧客名や個人情報が残っていないかを見ます。
• 出力の確かめ方が書かれているか：AIの出力には誤りが含まれることがあります。本人がどう確かめたかを添えると、真似する人が確かめを省かずに済みます。
• 効果の書き方が正確か：測った数字なのか、本人の感想なのかを区別して書きます。

ルールに沿っていない使い方が見つかった場合は、責めるのではなく、どう直せばよいかを一緒に考える機会にします。そのうえで、同じことが起きないように、利用ルールの説明や相談窓口の案内を見直します。

活用例は、どこで広めればよいですか？

広める場は、一つにしぼらず、社員がふだん目にする場を組み合わせると届きやすくなります。

社内の共有ページでは、業務の種類（文書の作成、要約、調べもの、データの整理など）や部署で探せるようにしておくと、後から探しやすくなります。勉強会の運営は「社内のAI勉強会・コミュニティの運営」をご覧ください。

活用例で使った指示文は、社内のプロンプト集にまとめていくと、繰り返し使える形になります。効果の伝え方については「AI活用の効果を社内に伝える方法」も参考になります。

広めた後は、何を見直せばよいですか？

活用例を広める仕組みは、作って終わりではありません。半年に一度など、次の点を見直します。

• 集まる数と部署の偏り：特定の部署からしか集まっていない場合は、その部署以外への声かけを増やします。
• 真似された数：紹介した使い方を試した人がいたかを、アンケートや勉強会で聞きます。
• 古くなった例：ツールの機能や利用ルールが変わり、合わなくなった例は更新するか、一覧から外します。
• ルールへの反映：繰り返し出てくる疑問や工夫は、利用ルールやよくある質問に反映します。

AI事業者ガイドラインの別添では、協会・団体の事例やベストプラクティスを社内教育に活用することが、AIリテラシーを高める工夫の一つとして挙げられています。社外の事例とあわせて、自社の活用例を研修の教材として使うことも考えられます。

チェックリスト

• 報告の型を5つ程度の項目で決めている
• 報告の送り先を一つにしている
• 書く以外の集め方（聞き取りなど）も用意している
• うまくいかなかった例も集め、担当者の評価と切り離している
• 紹介の前に、利用ルール・個人情報・確かめ方を確かめる手順がある
• 効果が測った数字か感想かを区別して書いている
• 社員がふだん目にする複数の場で紹介している
• 半年に一度など、古くなった例を見直している