AI活用と労務管理の注意（評価・モニタリング）

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業務の記録をAIで分析すると、仕事の偏りや長時間労働の兆しに早く気づけることがあります。一方で、社員の受け止め方や個人情報の扱いへの配慮が欠けると、職場の信頼を損ねるおそれがあります。この記事では、個人情報保護委員会のQ&A、AI事業者ガイドライン、労働法令にそって、評価とモニタリングでAIを使うときの注意を整理します。

労務管理でAIを使う場面には、どんなものがありますか？

労務管理でAIが使われる場面は、大きく次の3つに分けられます。リスクの大きさが違うため、場面ごとに考えると整理しやすくなります。

事務の効率化の進め方は「人事・労務の事務でのAIの使い方」にまとめています。この記事では、社員一人ひとりに影響が及びやすい「働き方の見える化」と「個人の評価」を中心に取り上げます。

社員の情報をAIで分析するとき、まず何を決めますか？

社員の情報も、お客様の情報と同じく個人情報保護法の対象です。個人情報保護委員会のQ&Aは、社員を雇用するにあたって扱う個人情報についても、利用目的をできる限り特定する必要があるとしています。あわせて、社員との争いを避けるため、あらかじめ労働組合などに伝え、必要に応じて話し合うことが望ましいとしています。

AIによる分析では、特に次の点に気をつけます。同じQ&Aは、本人に関する行動や関心などの情報を分析する処理（いわゆるプロファイリング）を行う場合、分析の結果を何に使うかだけでなく、分析をすること自体を含めて利用目的を特定する必要があるとしています。

たとえば「勤怠の管理のため」とだけ伝えていた記録を、AIで分析して評価に使う場合は、伝えた目的の範囲を超えていないかを確かめます。集めた記録を「何のために、どう分析し、何に使うか」を先に決めることが、後から説明しやすくする近道です。

モニタリングを始めるときは、どう進めますか？

パソコンの操作記録や画面、オンライン会議の様子などを確かめる仕組み（モニタリング）に、AIによる分析を組み合わせる例が増えています。個人情報保護委員会のQ&Aは、個人データを扱う社員を対象にビデオやオンラインでモニタリングをする場合の留意点として、次の4つを挙げています。

① モニタリングの目的をあらかじめ特定し、社内規程などに定めて、社員に明示します。

② モニタリングを実施する責任者と、その権限を定めます。

③ 実施のルールをあらかじめ作り、運用する人に徹底します。

④ 決めたルールどおりに行われているかを確かめます。

あわせてQ&Aは、モニタリングに関する重要な事項を定めるときは、あらかじめ労働組合などに伝えて必要に応じて話し合うこと、定めたときは社員に周知することが望ましいとしています。

AIを使う場合は、上の4つに加えて、次の点も決めておくと運用が安定します。

• AIが見る範囲：業務に使う端末と時間に限るなど、分析の対象を絞ります。
• 結果を見られる人：分析の結果を閲覧できる人を、責任者など必要な人に限ります。
• 保存の期間：記録と分析の結果をいつまで残し、いつ消すかを決めます。
• アラートの扱い：AIが「要注意」と示したときに、誰が、どう確かめるかを決めます。AIの指摘だけで処分などを決めない手順にしておきます。

労働時間の把握とAIの関係

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、始業と終業の時刻を確かめて記録する原則的な方法として、使用者が自ら現認する方法と、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎とする方法を挙げています。AIで記録を集計して長時間労働の兆しを見つける使い方は、この記録を活かす方向で考えられます。ただし、集計の方法や結果の扱いは、自社の就業規則や労使の取り決めと合わせて確かめます。

人事評価にAIの出力を使うときは、どう考えますか？

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、AIを業務で使う会社（AI利用者）が取り組む事項として、AIの出力を特定の個人や集団の評価の参考にする場合について、次のような考え方を示しています。

• 評価の対象となる人に、AIを使っていることを伝える
• 出力の正確さ、公正さ、透明性などを保つための手続きを守る
• AIの出力に頼りすぎる傾向（自動化バイアス）も踏まえ、人間による合理的な判断のもとで、対象の人から求めがあれば説明する

同じガイドラインは、AIの出力が公平性を欠くことがないよう、AIに単独で判断させるだけでなく、適切なタイミングで人間の判断を介在させることも挙げています。

これを実務に置き換えると、次の流れになります。

AIの出力は「判断の材料」であり、評価を決めるのは人という線引きを、評価の規程や手順書に書いておくと、社員にも説明しやすくなります。偏りの確かめ方は「AIの偏り（バイアス）の確かめ方」もご覧ください。

就業規則との関係

労働基準法第89条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に、就業規則の作成と届出を求めています。記載する事項には、賃金の決定や計算の方法、昇給に関する事項などが含まれます。また、同法第90条は、就業規則の作成や変更にあたって、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数を代表する者）の意見を聴くことを求めています。

AIを使った評価の仕組みが賃金や昇給に関わる場合は、就業規則やその下の規程との関係を確かめます。就業規則の変更で労働条件を変える場合は、労働契約法第10条が、変更後の就業規則の周知と、変更の内容が合理的であることを求めています。判断に迷う場合は、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談すると安心です。

海外で事業をしている場合は、何を確かめますか？

EUで事業をしている会社は、EU AI法も確かめます。欧州委員会のAI法の窓口（AI Act Service Desk）に掲載されている条文では、職場で人の感情を推測するAIの使用は、医療や安全上の理由による場合を除いて禁止されています。また、附属書Ⅲは、仕事の割り当てや、働く人の成果や行動の監視・評価に使うAIなどを、高リスクのAIの分野として挙げています。詳しくは「日本企業がEU AI法で確かめること」をご覧ください。

チェックリスト

• 社員の情報をAIで分析する目的と、分析をすること自体を、利用目的として決めている
• 分析の結果を何に使い、何に使わないかを決めている
• モニタリングの目的を社内規程に定め、社員に明示している
• モニタリングの責任者と権限、実施のルールを決めている
• モニタリングに関する重要な事項を、労働組合などに伝えて話し合っている
• AIの分析結果を見られる人と、保存の期間を決めている
• AIの指摘だけで処分や評価を決めない手順にしている
• 評価にAIを使う場合は、そのことを社員に伝え、求めに応じて説明できるようにしている
• 評価の仕組みと就業規則・賃金の規程との関係を確かめている
• EUで事業をしている場合は、EU AI法の禁止と高リスクの分野を確かめている