メール・社内文書の作成へのAIの使い方

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お礼のメール、日程の調整、社内への通知、報告書のまとめ。文章を書く仕事は、どの部署にもあります。生成AIは、こうした文章の「最初の案」を数十秒で出せるため、はじめてAIを業務で使う場面としても選ばれやすい分野です。この記事では、メールや社内文書にAIを使うときの頼み方と、送る前に確かめることを整理します。

どのような文章作業に、AIを使えますか？

AIが力を発揮しやすいのは、「型がある」「元になる材料がある」文章です。

• メールの下書き：お礼、お詫び、日程の調整、資料の送付の案内など
• 返信の案：受け取ったメールの要点をつかみ、返信の骨組みを作る
• 言い換え：かたい文章をやわらかく、長い文章を短く、専門用語をやさしい言葉に
• 要約：長いメールのやり取りや資料から、要点を数行にまとめる
• 社内文書の構成：通知文、稟議書、報告書の見出しと流れを考える
• 校正：誤字や、敬語の使い方の不自然な箇所を指摘させる

反対に、事実を決めること（金額、日付、約束の内容、誰が何をするか）や、相手との関係を踏まえた判断（どこまで譲るか、どう謝るか）は、人が担う部分です。AIには「書き方」を手伝ってもらい、「中身」は人が決める、と考えると分担しやすくなります。

伝わる下書きを作らせるには、どう頼めばよいですか？

AIへの頼み方（プロンプト）は、次の6つの要素をそろえると、直す手間が減ります。

たとえば「来週中に打ち合わせの日程を決めたいです。相手は初めてやり取りする取引先の部長です。候補日を3つ示し、オンラインでも可、所要は30分と伝えてください。ていねいに、200字程度で、件名も1つ考えてください」のように書きます。

一度で完成させようとせず、「もう少し短く」「お詫びの一文を先頭に」のように、やり取りしながら整えていくのが効率的です。よく使う頼み方は、部署で型として共有しておくと、誰が使っても同じ品質に近づきます（「社内のプロンプト集の作り方と育て方」参照）。

入れてよい情報は、どう判断すればよいですか？

返信の案を作らせるために、受け取ったメールや社内の資料を貼り付けたくなる場面があります。ここで気をつけたいのが、個人情報と秘密情報です。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含む指示を入力する場合は、特定した利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確かめること、また、入力した個人データをサービスの提供者が機械学習に使わないことなどを十分に確かめることを、事業者に求めています。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うことを挙げています。

実務では、次の順に考えると判断しやすくなります。

① 会社として承認したサービスか：入力した情報の扱いが確かめられているサービスを使い、個人のアカウントでの業務利用は避けます。

② その情報は文章づくりに要るか：返信の案を作るのに、相手の電話番号や住所は通常いりません。要らない情報は外してから渡します。

③ 社外秘や契約上の秘密に当たらないか：取引先と秘密保持の約束をしている情報や、公表前の情報は、社内のルールに沿って扱います。

迷ったときの判断基準は、社内の利用ルールにまとめておくと、一人ひとりが悩まずに済みます（「生成AIの利用ルールの作り方」参照）。

送る前に、何を確かめればよいですか？

AIは、もっともらしい文章を作ることが得意な一方で、事実と違う内容を書くことがあります（「ハルシネーション」と呼ばれます）。AI事業者ガイドラインも、AIの出力を事業の判断に使う場合は、利用者が責任をもって判断することを挙げています。送る前に、次の点を確かめます。

• 宛名・社名・役職：別の人の名前や、古い役職になっていないか
• 日付・曜日・時刻：日付と曜日が合っているか
• 金額・数量・条件：元の資料と一致しているか、確定していない内容を書いていないか
• 約束の内容：できないことを約束する書き方になっていないか
• トーン：相手との関係に合っているか、失礼な表現がないか

社外に出す文書や、ホームページに載せる文章では、著作権にも気を配ります。文化庁の「AIと著作権に関する考え方について」は、AIで作ったものを使うときに著作権侵害になるかは、人がAIを使わずに作った場合と同じく、既存の作品との「類似性」と「依拠性」で判断されるとしています。また、利用者が既存の作品を知っていて、それを入力して生成させた場合は依拠性が認められるとしています。他社の文章を貼り付けて「これに似た文章を」と頼む使い方は避け、公開する文章は既存の文章と似ていないかを確かめると安心です（「生成AIと著作権」参照）。

社内で定着させるには、何から始めればよいですか？

• よくある文書から始めます。 日程の調整、資料の送付、社内の通知など、毎週のように書く文書から試すと、効果を感じやすくなります。
• 頼み方と確かめ方を組で共有します。 使った頼み方と、送る前に確かめた点をひな形にまとめると、部署全体で使えます。
• 自然な文章は、詐欺にも使われることを知っておきます。 AIで自然な文章が作れることは、なりすましのメールにも使われます。受け取る側としての備えは「フィッシングとビジネスメール詐欺への備え」をご覧ください。
• 議事録から案内文を作る使い方も便利です。 会議の内容から関係者への連絡文を作る流れは「会議の議事録をAIで作る進め方」にまとめています。

部署ごとに、どのような使い方がありますか？

同じ文章づくりでも、部署によって頼み方の型が変わります。次は使い方の例です。

部署で使う型が決まってきたら、「どの材料を渡すか」「どこを人が確かめるか」を一枚にまとめておくと、異動や新しく加わった人への引き継ぎにも役立ちます。

チェックリスト

• 会社として承認したAIサービスを使っている
• 頼むときに、目的・相手・要点・トーン・長さを伝えている
• 文章づくりに要らない個人情報や連絡先は、外してから渡している
• 社外秘や、取引先と秘密保持を約束した情報の扱いを、社内ルールで決めている
• 宛名・日付・金額・約束の内容を、送る前に人が確かめている
• 他社の文章を入力して、似た文章を作らせる使い方をしていない
• 社外に公開する文章は、既存の文章と似ていないかを確かめている
• よく使う頼み方と確かめ方を、部署で共有している