ベテラン社員の知見をAIで引き継ぐ：聞き取り・記録・確認・共有の進め方

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長く働いてきた社員の知見は、手順書に書かれていない判断やコツを多く含みます。退職や異動の前に引き継ぎたくても、教える側も教わる側も時間が足りないことがよくあります。この記事では、生成AIを使って知見を記録し、社内で生かすための進め方と注意点を整理します。

なぜ、知見の引き継ぎにAIが役立つのですか？

経済産業省・厚生労働省・文部科学省が2026年5月にまとめた「2026年版ものづくり白書」は、製造業の能力開発や人材育成に問題がある事業所のうち、問題点として「指導する人材が不足している」を挙げた割合が62.8%だったことを示しています。教える人の時間が限られていることは、製造業に限らず多くの会社に共通する課題といえます。

知見の引き継ぎでは、話を聞くこと自体よりも、聞いた内容を整理して手順書や資料にまとめる作業に時間がかかります。生成AIは、話し言葉の記録を読みやすい文章に整えたり、手順・注意点・よくある質問に分けたりする作業を手伝えます。ベテラン社員には「話す」と「確かめる」に時間を使ってもらい、まとめる作業はAIの下書きで軽くする、という分担が考えられます。

引き継ぎたい知見には、どんな種類がありますか？

知見は、性質によって記録の仕方が変わります。次の3つに分けて考えると、聞き取りの準備がしやすくなります。

手順は比較的まとめやすい一方で、判断や背景は本人も言葉にしにくいことがあります。聞き取りでは「なぜそうするのか」「うまくいかなかったときはどうしたか」を尋ねると、判断や背景を引き出しやすくなります。

どんな手順で進めればよいですか？

次の手順で進めると、ベテラン社員の負担を抑えながら、使える資料にできます。

① 引き継ぐ業務の優先順位を決めます。 担当者が一人しかいない業務、退職や異動の予定が近い人の業務、誤りの影響が大きい業務から始めます。

② 聞き取りを準備します。 対象の業務、聞きたいこと、使う資料（既存の手順書や記録）を事前に共有します。録音する場合は本人に伝えて了解を得ます。

③ 聞き取りを行い、記録を文字にします。 実際の作業を見ながら話してもらうと、手順の抜けが減ります。録音は文字起こしをして、文字の記録にします。

④ AIで下書きを作ります。 文字の記録をもとに、手順書、判断の一覧、よくある質問の下書きを作らせます。「記録にない内容は補わず、不明な点は『要確認』と書く」と指示しておくと、確かめる作業がしやすくなります。

⑤ 本人と現場の責任者が確かめます。 下書きの誤りや抜けを直し、確かめた日と確かめた人を記録します。

⑥ 社内で探せる形にして共有します。 確かめた資料を社内の決まった場所に置き、必要な人が探せるようにします。資料が増えてきたら、社内の資料をAIで探せる仕組み（RAG）につなげる方法もあります。

⑦ 更新の担当と時期を決めます。 業務のやり方が変わったときに直す担当を決め、定期的に見直します。

社内の資料の置き方や探しやすくする工夫は、「社内のナレッジベースの作り方」もご覧ください。新人向けの研修資料に仕立て直す方法は、「研修資料・業務マニュアルづくりへのAIの使い方」が参考になります。

誤りや情報の扱いで、何に気をつければよいですか？

AIの下書きの誤り

生成AIは、もっともらしい誤りを含む文章を作ることがあります（ハルシネーション）。知見の記録では、話していない手順が補われる、数値や順番が入れ替わる、といった誤りが起きることがあります。総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」も、AIを使う側が出力の精度とリスクを理解して使うことや、正確で必要に応じて最新のデータを入力することを求めています。安全や品質に関わる内容は、確かめた人の名前を残してから使う手順にします。

もとになる記録の質

AIで探せる仕組みにつなげる場合は、もとになる資料の正しさと新しさが、答えの質を左右します。AIセーフティ・インスティテュート（AISI）の「データ品質マネジメントガイドブック」は、データが不正確だとAIの結果の信頼性が損なわれるとして、データの品質を続けて確保する取り組みを整理しています。古い手順書と新しい手順書が混ざらないよう、版と更新日を管理します。

個人の情報と社内の情報

聞き取りの記録には、取引先や同僚の名前、個人の経験談が含まれることがあります。AI事業者ガイドラインは、個人情報や機密情報を不適切に入力しないことを求めています。社外のAIサービスを使う場合は、会社が認めたツールで、利用ルール上入力してよい情報かを確かめます。社外に出したくないノウハウは、社内の情報の管理のルール（閲覧できる人の範囲や、秘密であることの表示など）にそって扱います。経済産業省の「営業秘密管理指針」（令和7年3月31日改訂）は、秘密情報が書かれた文書に「マル秘」など秘密であることを表示する方法や、IDとパスワードでアクセスを制限する方法を、秘密として管理する措置の例として示しています。取り扱いに迷う場合は、社内の担当部署や専門家に確認します。

本人の気持ちへの配慮

知見を話すことに、自分の役割がなくなるのではと不安を感じる人もいます。目的と使い方を先に説明し、本人が確かめてから公開する流れにします。手順書の作成者として名前を残すなど、知見を提供したことが社内で評価される形にすると、協力を得やすくなります。

チェックリスト

• 引き継ぐ業務の優先順位を、担当者の数・退職や異動の予定・誤りの影響で決めている
• 引き継ぎの目的と資料の使い方を、ベテラン社員本人に説明している
• 録音する場合は、本人に伝えて了解を得ている
• 聞き取りでは、手順に加えて「なぜそうするのか」を尋ねている
• AIへの指示で、記録にない内容を補わないよう求めている
• AIの下書きを、本人と現場の責任者が確かめている
• 確かめた日と確かめた人を記録している
• 社外のAIサービスに入力してよい情報かを、利用ルールで確かめている
• 資料の置き場所と閲覧できる人の範囲を決めている
• 更新の担当と見直しの時期を決めている