研修資料・業務マニュアルづくりへのAIの使い方

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「マニュアルを作りたいが、書く時間がない」「研修の資料が古いままになっている」という声は、多くの職場で聞かれます。生成AIは、ばらばらのメモや話し言葉を、手順や見出しのある文書に整えることが得意です。この記事では、研修資料や業務マニュアルづくりにAIを使うときの進め方と、気をつけたい点を整理します。

マニュアルづくりの、どの作業にAIを使えますか？

マニュアルや研修資料を作る作業は、大きく「材料を集める」「形にする」「確かめる」「使いながら直す」に分けられます。AIが手伝いやすいのは、主に「形にする」部分です。

一方で、手順が正しいか、自社の設備や決まりに合っているかを判断するのは、その業務を知っている人です。AIは一般的な手順を補って書くことがあるため、「自社ではそうしていない」という内容が混ざらないかを確かめる工程が欠かせません。

どのような手順で進めればよいですか？

① 対象者と到達目標を決めます。 「入社1か月目の人が、一人で受注の入力をできるようになる」のように、誰が、何をできるようになるかを一文にします。これをAIに伝えると、説明の細かさや言葉の選び方がそろいます。

② 材料を集めます。 現場の担当者のメモ、作業の画面、社内の規程などを集めます。ベテラン社員の説明を録音して文字に起こすと、文書になっていない知識も材料にできます（「ベテラン社員の知見をAIで引き継ぐ」参照）。録音は、ご本人に伝えて了解を得てから行います。

③ AIにたたき台を作らせます。 材料と、①で決めた対象者・目標を渡し、「番号つきの手順と、各手順の注意点を書いてください。材料に書かれていないことは補わず、不明な点は『要確認』と書いてください」のように頼みます。材料にないことを補わないよう伝えておくと、確かめる手間が減ります。

④ 現場の担当者が確かめます。 手順どおりに実際に作業してみて、抜けや順番の違いがないかを確かめます。安全や品質に関わる手順は、責任者の確認も入れます。

⑤ 試して直します。 対象者に使ってもらい、迷った箇所や質問が出た箇所を直します。理解度の確認問題をAIで作り、研修の後に使うと、どこが伝わりにくかったかが見えます。

⑥ 版と置き場所を決めます。 版の番号、更新日、確かめた人を記録し、最新版がどこにあるかを決めておきます（「社内のナレッジベースの作り方」参照）。

内容の正しさは、どう確かめればよいですか？

AIは、材料に書かれていないことでも、もっともらしく補って書くことがあります。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、AIを使う事業者に対して、出力の精度とリスクの程度を理解したうえで使うことや、AIの出力を事業の判断に使う場合は利用者が責任をもって判断することを挙げています。

確かめるときは、次の観点で見ると漏れが減ります。

• 材料にない内容が入っていないか：AIが一般論で補った手順や数値がないか
• 順番が正しいか：前後を入れ替えると問題が起きる手順がないか
• 自社の決まりと合っているか：社内規程、取引先との約束、安全の決まりと食い違わないか
• 言葉が対象者に合っているか：新人向けなのに専門用語が多すぎないか
• 古い情報がないか：システムの画面や書式が、いまのものと合っているか

確かめた人と日付を資料に残しておくと、次に直すときの手がかりになります。AIの出力を確かめる観点は、ひな形「AIの出力の確認チェックリスト」も使えます。

著作権と個人情報で、気をつけることはありますか？

他社の資料をそのまま材料にしない

市販の本や他社の研修資料を読み込ませて「自社向けに作り直して」と頼みたくなることがあります。文化庁の「AIと著作権に関する考え方について」は、AIで作ったものを使うときに著作権侵害になるかは、通常と同じく既存の作品との「類似性」と「依拠性」で判断されるとしています。そのうえで、利用者が既存の作品を認識しており、AIを使ってその作品の創作的な表現を含むものを生成させた場合は依拠性が認められるとしています。似た表現の資料ができると侵害になるおそれがあるため、自社の業務の説明やメモを材料にすることをおすすめします。詳しくは「生成AIと著作権」をご覧ください。

例に実在の人や顧客を使わない

研修の例題や画面の見本に、実在の顧客名や社員の情報を使うと、資料が広く共有されたときに困ることがあります。個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含む指示を入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確かめることなどを、事業者に求めています。例には架空の名前や数値を使い、材料からも要らない個人情報を外してからAIに渡すと安心です。

作ったあと、どう活かせばよいですか？

• 研修とつなげます。 マニュアルを読むだけでなく、確認の問題やロールプレイと組み合わせると、身につきやすくなります。研修の組み立ては「全社員がAIリテラシーを身につける進め方」も参考になります。
• 質問を集めて直します。 現場から出た質問を記録し、よくある質問としてマニュアルに足していくと、資料が育ちます。
• 業務の標準化のきっかけにします。 人によって手順が違うことに気づいたら、どれを標準にするかを決める機会になります。

研修資料ならではの工夫はありますか？

マニュアルと違い、研修資料は「教える場面」で使います。AIを使うと、次のような工夫を少ない手間で加えられます。

• 同じ内容を、対象者に合わせて書き分ける：新人向けと、経験者向けの復習用で、説明の細かさを変えた版を作らせます。
• 身近な例に置き換える：抽象的な説明を、自社の業務に近い架空の場面の例に置き換えさせると、理解が進みやすくなります。
• 理解度の確認問題を作る：研修の内容から、選択式や記述式の問題と解説の案を作らせます。答えが資料の内容と合っているかは、講師が確かめます。
• よくある間違いを先に示す：現場で起きやすい間違いを材料として渡し、「注意点」の節にまとめさせます。
• 外国語の版の下訳を作る：外国籍の社員向けに、下訳をAIで作り、意味の取り違えがないかを、その言語のわかる人が確かめます。

いずれも、AIが作るのは「案」です。研修の目標に合っているか、自社の業務に合っているかを確かめてから使います。

チェックリスト

• 誰が、何をできるようになるための資料かを一文で決めている
• 材料は、自社の業務の説明・メモ・規程から集めている
• 録音する場合は、ご本人に伝えて了解を得ている
• 材料にないことは補わず「要確認」と書くよう、AIに伝えている
• 現場の担当者が、手順どおりに作業して内容を確かめている
• 安全や品質に関わる手順は、責任者も確かめている
• 他社の資料や市販の本を入力して、似た資料を作らせていない
• 例には架空の名前や数値を使っている
• 版の番号・更新日・確かめた人を記録し、最新版の置き場所を決めている