少人数の会社でAIを使う利点と注意 決める速さを生かし、一人に頼らない形にする

自社の「戦略」の準備度は？10問・約3分で確かめる（無料・登録不要）

「AIは大きな会社のもの」と感じている経営者の方もいらっしゃるかもしれません。総務省の「令和8年版 情報通信白書」によると、生成AIを「積極的に活用する」または「領域を限定して利用する」方針の企業は、2025年度の調査で大企業が74.0%、中小企業が58.1%でした。差はあるものの、中小企業でも前年度から大きく上がっています。この記事では、少人数の会社ならではの利点と注意点を、経営の立場から整理します。

少人数の会社には、どんな利点がありますか？

決めるのが速い

大きな会社では、新しいツールを使うまでに複数の部署の確認や稟議が必要になることがあります。少人数の会社では、経営者が判断すればその日から試せます。うまくいかなければすぐにやり方を変えられるのも強みです。小さく試して、結果を見て直す、というくり返しを速く回せます。

業務の全体が見えている

少人数の会社では、経営者や社員が、受注から請求までの流れをひととおり知っていることが多くあります。AIを一つの作業に使うと、その前後の作業にどう影響するかまで見通せます。たとえば見積書の下書きをAIで作るなら、その後の確認や請求の手順もあわせて見直せます。

一人あたりの効果が大きい

一人が多くの業務を受け持っているため、事務作業の時間が少し減るだけでも、本来の仕事に回せる時間が目に見えて増えます。白書の調査でも、議事録やメールの作成の補助は利用が約7割と高く、効果を感じている割合も約7割と、ほかの業務より高い結果でした。毎日くり返す事務作業から始めるのは、少人数の会社にも合った進め方です。

気をつけたい弱みは何ですか？

担当が兼務になる

AIの推進だけを担う人を置くのは、少人数の会社では難しいのが普通です。本業の合間に進めると、忙しい時期に止まってしまいます。使う業務を2〜3つに絞り、「この作業ではAIで下書きを作る」と手順に組み込んでしまうと、特別な時間をとらなくても続きます。

一人に頼ってしまう

AIに詳しい社員が一人で使いこなしていると、その人が休んだり辞めたりしたとき、やり方がわからなくなります。いわゆる属人化です。頼み方の文例や確かめ方を簡単な文書に残し、少なくとももう一人が同じやり方を覚えておくようにします。

ルールがあいまいになる

人数が少ないと、「みんなわかっているから」とルールを書面にしないことがあります。しかし、一人の入力の誤りで、取引先から預かった情報が外に出てしまえば、会社全体の信用に関わります。入力してはいけない情報と、社外に出す前に人が確かめる場面の2点だけでも決めておきます。生成AIの利用ルールのひな形を使うと、短い時間でまとめられます。

始めるときに、何を決めておけばよいですか？

経営者が決めておきたいのは、次の3つです。

1. 何のために使うか：人手が足りない作業の時間を減らす、問い合わせへの返事を速くする、など目的を一つに絞ります
2. どの作業で試すか：時間がかかっていて、出来ばえをすぐ確かめられる作業を2〜3つ選びます。業務の棚卸し表を使うと選びやすくなります
3. 誰が使い、誰が引き継げるようにするか：使う人と、やり方を共有しておく人を決めます

社内に相談相手がいない場合は、公的な窓口も使えます。たとえば、よろず支援拠点は、国が全国に設置している、起業する方や中小・小規模事業者のための経営相談所で、さまざまな分野の専門家が相談者の状況に合わせて対応しています。公的な支援の全体は、中小企業がAI導入で使える公的な支援にまとめています。進め方の詳細は、少人数の会社のAI活用の始め方もあわせてご覧ください。

最初の3か月は、どう進めればよいですか？

少人数の会社では、長い計画を立てるよりも、短い期間で区切って進めるほうが続けやすくなります。たとえば、次のような3か月の進め方が考えられます。

• 1か月目：決めて試す：目的と試す作業を決め、会社が認めたツールで使い始めます。入力してはいけない情報と、人が確かめる場面もこの時期に決めます
• 2か月目：ふり返って直す：かかった時間や手直しの量を、使う前と比べます。うまくいった頼み方の文例を集め、うまくいかなかった作業は対象から外します
• 3か月目：共有して広げる：うまくいった使い方を、もう一人に引き継ぎます。効果が確かめられたら、次に試す作業を一つ加えます

この間、経営者が月に一度、短い時間でも結果を聞く場を持つと、取り組みが本業に埋もれにくくなります。うまくいかなかったことも、次の選び方に生かせる情報です。少人数の会社ほど、ふり返りの結果をすぐに次の手に反映できます。

また、取引先や顧客から「AIを使っていますか」「預けた情報はどう扱っていますか」と聞かれる場面も増えています。少人数の会社でも、使っているツールと利用のルールを簡単に説明できるようにしておくと、取引先の安心につながります。決めたルールを1枚の紙にまとめておけば、社内の確認だけでなく、社外への説明にもそのまま使えます。