提案書・見積書づくりへのAIの使い方

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提案書や見積書は、毎回の作成に時間がかかる一方で、お客様に渡す大切な書類です。生成AIを使うと下書きは速くなりますが、使い方を決めずに始めると、誤りや情報の扱いで困ることがあります。この記事では、営業や見積の担当者が明日から試せる使い方と、気をつける点を整理します。

提案書づくりのどこにAIが役立ちますか？

提案書づくりは、いくつかの作業に分けられます。生成AIが得意なのは、文章を整える作業と、考えの材料を広げる作業です。

AIは「白紙から書き始める時間」を短くする道具と考えると、使いどころが分かりやすくなります。中身の判断と、お客様へのお約束は人が担います。

見積書づくりでは、どこまでAIに任せられますか？

見積書は数字が中心の書類です。生成AIは文章の作成が得意な一方で、数字や計算を誤ることがあります。そのため、次のように分けると安心です。

• AIに任せやすいこと：作業の項目の洗い出し、項目ごとの説明文、前提条件や対象外の範囲の書き方の案、お客様向けの送付の文面
• 人と計算の道具で行うこと：単価・数量・金額の計算（表計算ソフトや見積のシステムで）、値引きや支払いの条件、納期

たとえば「この作業の進め方に必要な項目を挙げてください」とAIに頼み、出てきた項目を見積の表に写して、金額は表計算で出す、という使い方です。見積の前提条件と対象外の範囲を文章で明確にすることは、後の行き違いを減らすうえで役立ちます。この文章づくりはAIの得意な作業です。

どんな手順で進めればよいですか？

次の5つの手順で進めると、速さと確かさを両立しやすくなります。

① 材料をそろえる：打ち合わせのメモ、お客様の要望、自社のサービスの説明、過去の提案書のうち参考にできるものを集めます。お客様の名前や個人の情報は、必要に応じて伏せます。

② 骨子を作る：AIに課題の整理と構成案を頼み、人が順番と重みを決めます。ここで方向を決めておくと、後の手直しが減ります。

③ 下書きを作る：章ごとにAIに下書きを頼みます。頼むときは、読み手（例：お客様の経営者）、目的、文字数、使いたい言葉を伝えると、意図に近い文章になります。よく使う頼み方は、社内のプロンプト集にまとめておくと便利です。

④ 人が確かめる：数字、実績、サービスの内容、約束できる範囲、固有名詞を、元の資料と照らし合わせます。AIは、もっともらしいが事実と異なる内容（ハルシネーション）を書くことがあります。

⑤ 提出と振り返り：提出した後、手直しが多かった箇所を記録し、次回の頼み方や社内の型に反映します。

お客様の情報は、AIに入力してよいですか？

提案書には、お客様の社名、担当者名、課題や取引の条件が含まれます。入力の前に、次の点を確かめます。

ツールの設定と規約を確かめる：会社として認めたツールを使い、入力した内容が学習に使われない設定か、利用規約やプライバシーポリシーを確かめます。

個人情報は利用目的の範囲で：個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人情報を含む指示を生成AIサービスに入力する場合は、特定した利用目的を達成するために必要な範囲内かを十分に確かめるよう求めています。また、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合は、法律に違反するおそれがあるとして、提供事業者が機械学習に利用しないことなどを確かめるよう示しています。

秘密保持の約束を守る：お客様と秘密保持の契約を結んでいる場合は、その条件に沿って扱います。迷う場合は、社名や金額を伏せた形で下書きを作り、最後に人が書き足す方法があります。

社内で「入力してよい情報・いけない情報」を一覧にしておくと、担当者が迷わずに済みます（ひな形「入力してはいけない情報の一覧」参照）。

ほかに気をつけることはありますか？

ほかの会社の資料や文章をなぞらない：AIに他社の資料や公開されている文章を読ませて似た提案書を作ると、著作権の問題が生じる場合があります。考え方は、文化庁がまとめた資料と、ガイド「生成AIと著作権」で確かめられます。

判断の責任は人にある：総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン」は、AIを使う事業者に対し、出力の精度やリスクを理解したうえで使い、出力を事業の判断に使う場合は責任をもって判断することを求めています。提案書でお約束する内容は、会社としての判断です。

表現を確かめる：「確実に成果が出る」のような言い切りや、根拠のない数字が下書きに入ることがあります。根拠を確かめられない表現は削るか、条件を添えます。

効果はどう確かめればよいですか？

始める前に、1件の提案書にかかっていた時間を記録しておきます。AIを使った後と比べると、効果が見えます。あわせて、手直しの量や、お客様からの質問の数も見ておくと、品質が下がっていないかを確かめられます。測り方の考え方は、ガイド「AIの効果の測り方」が参考になります。

チェックリスト

• 会社として認めたAIツールを使い、入力した内容の扱い（学習への利用）を確かめている
• お客様の情報のうち、入力してよい情報・いけない情報を決めている
• 秘密保持の契約がある情報の扱いを決めている
• 金額・数量・納期の計算は、表計算ソフトや見積のシステムで行っている
• 提出の前に、数字・実績・固有名詞・お約束の範囲を人が確かめている
• 見積の前提条件と対象外の範囲を文章で書いている
• 他社の資料や文章をなぞった下書きにしていない
• よく使う頼み方を、社内のプロンプト集にまとめている
• AIを使う前後で、作成の時間と手直しの量を記録している