社内のAIの使いこなしの差をどう埋めるか

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生成AIを導入した会社では、しばらくすると「よく使う人」と「ほとんど使わない人」がはっきり分かれてきます。よく使う人は資料づくりや調べものの時間を減らしている一方で、使わない人は導入前と同じ働き方のままです。この差を放っておくと、仕事の進め方が人によってばらばらになり、AIの効果も一部の人にとどまります。この記事では、使いこなしの差をどう捉え、どう埋めていくかを考えます。

使いこなしの差は、なぜ生まれるのでしょうか？

差が生まれる理由は、大きく3つに分けられます。

1つ目は「知らない」です。AIで何ができるか、何をしてはいけないかを知らないため、手を出せない状態です。社内のルールが分からず、情報漏えいが怖くて使わない人もいます。

2つ目は「試していない」です。できることは知っていても、忙しくて試す時間がない、うまく答えが返ってこなかった経験からやめてしまった、という状態です。

3つ目は「業務につながらない」です。何度か試したものの、自分の仕事のどこで使えばよいかが見つからない状態です。営業や経理など職種によって使いどころが違うため、一般的な使い方の紹介だけでは自分ごとになりにくいことがあります。

同じ「使っていない人」でも、理由は人によって違います。理由を分けずに一律の研修を増やしても、「知らない」人には役立つ一方で、「業務につながらない」人には響かないことがあります。

理由ごとに、どんな手当てが合いますか？

「知らない」人には、全員向けの基礎と分かりやすいルール

まず、全員が共通して知っておく内容をそろえます。経済産業省の「デジタルスキル標準」は、すべてのビジネスパーソンが身につける知識やスキルを示す「DXリテラシー標準」と、DXを推進する人材の役割とスキルを示す「DX推進スキル標準」で構成されています。2023年8月のver.1.1では、DXリテラシー標準に生成AIに関する補記が加えられました。社内の基礎の研修の内容を決めるときの手がかりになります。

あわせて、入力してよい情報と入力してはいけない情報、出力を人が確かめることなど、社内のルールを短くまとめて伝えます。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」も、共通の指針の一つに「教育・リテラシー」を挙げています。ルールが分かると、不安から使わなかった人が試しやすくなります。

「試していない」人には、試す時間ときっかけ

試していない人に必要なのは、知識より機会です。たとえば、次のような工夫があります。

• 部署の会議の中で15分だけ、全員で同じ作業をAIで試してみる
• 「今週はメールの下書きをAIで作ってみる」のように、小さなお題を出す
• うまくいかなかった例も共有し、聞き方を変えると結果が変わることを体験してもらう

一度うまくいく体験をすると、自分から使い始める人が増えます。

「業務につながらない」人には、職種ごとの使い方の例

業務につながらない人には、自分と同じ仕事をしている人の使い方を見せるのが近道です。営業なら提案書の下書きや商談のメモの整理、経理なら規程の確認や問い合わせへの回答の下書きなど、職種ごとの例を集めます。

例を集めるときは、うまくいった指示の文（プロンプト）をそのまま共有できる形にしておくと、まねしやすくなります。社内で集めた指示の文を整理して共有する方法は、別の記事で紹介しています。

差を「助け合い」に変えるには、どうすればよいですか？

使いこなしの差は、悪いことばかりではありません。よく使う人は、周りに教えられる人でもあります。差を埋めるだけでなく、得意な人の力を生かす仕組みをつくると、全体が早く底上げされます。

① 得意な人を「推進役」として位置づける

部署ごとに、AIの使い方に詳しい人を推進役として決めます。推進役は、同じ部署の人の相談に乗ったり、うまくいった例を集めたりします。業務の時間の中で取り組めるよう、上司が役割として認めることが大切です。

② スキルの段階を見える化する

「ルールを理解している」「日常の作業で使える」「業務の手順を見直せる」のように段階を決め、いまどこにいるかを本人が確かめられるようにします。スキルの段階を表にまとめるひな形も用意しています。段階は評価のためではなく、次に何を学べばよいかを本人が知るために使います。

③ 定期的に共有の場をつくる

月に一度、短い時間でも、使い方を共有する場があると、使う人が少しずつ増えていきます。成果の大きさを競うのではなく、「こんな使い方をした」という気軽な共有にすると、参加しやすくなります。

経営者や管理職が気をつけたいことは何ですか？

差を埋める取り組みでは、使わない人を責めない姿勢が大切です。「使っていない人」として名前を挙げたり、利用の回数だけで評価したりすると、形だけ使う人が増えたり、不安を口に出せなくなったりします。

利用の回数よりも、「どの業務で、どのくらい時間が減ったか」「どんな困りごとがあるか」を聞くほうが、次の手当てにつながります。また、管理職自身が使ってみせることも、部下が試しやすくなるきっかけになります。

全員が同じ水準を目指す必要はありません。全員がルールを守って基本の使い方ができ、得意な人が周りを助けている状態を目指すと、無理なく続けられます。