卸売業のAI活用：始め方と注意
この記事の結論
卸売業のAI活用は、FAXや紙の注文書の読み取り、見積もりや問い合わせへの回答の案、在庫の見込みなど、受発注の手間に直結する業務から小さく始め、取引の記録の保存と仕入先との取引のルールを先に確かめておくのが現実的です。
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卸売業は、多くの仕入先と得意先の間に立ち、受注・発注・在庫・配送の手配・請求を日々こなす業種です。注文の受け方が得意先ごとに違い、FAXや電話の注文も残っていることが多く、事務の手間がかかります。この記事では、卸売業でAIが役立つ場面と始め方、気をつけたいルールを整理します。
この記事でわかること
- 卸売業でAIが役立ちやすい業務
- 受発注の事務から試して広げる手順
- 電子取引の記録の保存と、取適法で気をつけること
卸売業では、どんな困りごとがAI活用のきっかけになりますか？
卸売業でよく聞く困りごとは、次のようなものです。
- FAXや手書きの注文書を、手で受注のシステムに打ち込んでいる
- 得意先ごとに品名の書き方が違い、自社の品番に置き換えるのに時間がかかる
- 在庫や納期、価格の問い合わせに、営業や事務の担当者が追われる
- 見積書の作成が、商品や価格に詳しい一部の人に集中している
- 発注の量が担当者の経験に頼っていて、欠品や在庫の持ちすぎが減らない
中小企業庁によると、中小企業ではFAXや電話による受発注が今も一定数行われている一方、電子受発注への対応も進みつつあり、2021年時点で受注側の48.5%が電子受発注に対応していました。受発注をデジタル化すると、作業の効率化、人のミスの減少、取引の記録の探しやすさの向上が見込まれるとしています。AIは、紙やFAXの注文をデータにするところと、データになった後の活用の両方で役立ちます。
AIが役立つのは、どんな場面ですか？
| 場面 | AIの役割 | 使うデータ | 始めやすさ |
|---|---|---|---|
| 注文書の読み取り | FAX・紙・PDFの注文書から品名・数量・納期を読み取る | 注文書の画像やPDF | 試しやすい（人が確かめる） |
| 品名と品番の対応 | 得意先の書き方を、自社の品番の候補に結びつける | 商品のマスタ、過去の受注 | マスタの整理が必要 |
| 問い合わせ対応 | 在庫・納期・価格の質問への回答の案を作る | 在庫の情報、よくある質問 | 試しやすい |
| 見積書・提案 | 過去の見積もりや商品の情報から下書きを作る | 過去の見積書、価格表 | 試しやすい（金額は人が決める） |
| 在庫と発注の見込み | 過去の出荷や季節の要因から、先の出荷を見込む | 出荷・在庫の記録 | データの準備が必要 |
| 請求書の確認 | 仕入先の請求書と発注・入荷の記録を突き合わせる | 請求書、発注・入荷の記録 | データの準備が必要 |
品名と品番の対応や在庫の見込みには、商品のマスタが整っていることが前提になります。同じ商品に複数の品番があったり、廃番の商品が残っていたりすると、AIの結果がずれます。整え方は「マスタデータを整える進め方」をご覧ください。
何から始めればよいですか？
次の手順で進めると、日々の受発注を止めずに試せます。
① 受発注の手間を数えます。 FAXや紙の注文が1日に何件あり、打ち込みと確認に何時間かかっているかを書き出します。
② 注文書の読み取りから試します。 注文の多い得意先を数社選び、AIで読み取った内容を担当者が確かめてから受注に入れる形で1か月ほど試します。
③ 商品のマスタを整えます。 品名の書き方の違いを集め、自社の品番との対応表を作ります。廃番や重複の品番を整理します。
④ 問い合わせと見積もりに広げます。 在庫や納期の質問への回答の案、見積書の下書きをAIで作り、金額と納期は担当者が決めます。
⑤ 在庫の見込みを品目を絞って試します。 欠品や在庫の持ちすぎが痛い品目に絞って予測を試し、担当者の発注と比べます。
紙の注文をデータにし、データを活かす
- まず：注文書の読み取り注文の多い得意先を数社選び、AIの読み取りを担当者が確かめてから受注に入れます
- 土台：商品のマスタを整える品名の書き方の違いと自社の品番の対応表を作り、廃番や重複の品番を整理します
- 次に：問い合わせと見積もり回答の案や見積書の下書きをAIで作り、金額と納期は担当者が決めます
- その後：品目を絞った在庫の見込み欠品や在庫の持ちすぎが痛い品目に絞って予測を試し、担当者の発注と比べます
紙の書類の読み取りは「紙の書類・請求書の読み取りにAIを使う進め方」、在庫の見込みは「在庫管理へのAIの使い方」が参考になります。
取引の記録の保存で、何に気をつけますか？
注文書・請求書・見積書などを電子メールやWebで受け取ったり送ったりすることは、電子帳簿保存法の「電子取引」に当たります。国税庁の資料によると、令和6年1月からの電子取引データの保存では、次の点が示されています。
- 電子取引データが原本のため、印刷せずに電子データのまま保存する
- 改ざんを防ぐため、不当な訂正や削除を防ぐ事務処理規程を定めて守る（専用のシステムがなくても対応できる）
- モニターや操作説明書を備え付け、検索の要件を満たすようにする
2課税年度前の売上高が5,000万円以下の場合などで、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられれば、検索の要件が不要になる場合があります。
AIで注文書や請求書を読み取って受注や会計のシステムに入れる場合も、元のデータは消さずに保存しておきます。AIの読み取り結果だけを残す形にすると、保存のルールを満たせないおそれがあります。詳しくは「電子帳簿保存法とAIによる書類の読み取り」をご覧ください。個別の判断は、税理士などの専門家にご確認ください。
仕入先との取引で、何に気をつけますか？
2026年1月1日から、下請法は中小受託取引適正化法（取適法）に改められました。公正取引委員会の資料によると、製造委託・修理委託・情報成果物作成委託・役務提供委託・特定運送委託が対象の取引で、資本金の基準に加えて従業員数の基準も設けられました。卸売業でも、自社ブランドの商品の製造を中小の事業者に委託する場合や、運送を委託する場合など、取引の内容と規模によっては対象になることがあります。
対象になる取引では、発注内容を書面または電磁的方法で示すこと、取引の書類を2年間保存すること、受領から60日以内に支払期日を定めることなどが求められます。手形による支払いは禁止され、受託事業者の口座への振込手数料を代金から差し引くことは減額に当たるとされています。
AIで発注書の文面を作る場合も、示すべき事項が欠けていないかを担当者が確かめます。自社の取引が対象になるかどうかは、公正取引委員会の資料や専門家にご確認ください。
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よくあるご質問
QFAXの注文書をAIで読み取って、そのまま受注に入れてもよいですか？
A読み取りの結果には、数字や品番の誤りが混じることがあります。はじめは、AIが読み取った内容を担当者が確かめてから受注に入れる形にします。読み取りに自信がない項目に印を付ける仕組みがあると、確かめる手間を減らせます。
Qメールで受け取った注文書や請求書のPDFは、印刷して保存すればよいですか？
A電子取引で受け取ったデータは、令和6年1月から、印刷ではなく電子データのまま保存することが求められています。国税庁の資料では、不当な訂正や削除を防ぐ事務処理規程を定めることや、検索の要件を満たすことなどが示されています。AIで読み取る場合も、元のデータは保存しておきます。
Q自社ブランドの商品の製造を委託するとき、気をつけることはありますか？
A製造を中小の事業者に委託する取引は、取適法（中小受託取引適正化法）の対象になることがあります。発注内容を書面または電磁的方法で示すこと、受領から60日以内に支払期日を定めることなどが求められます。対象になるかどうかは、資本金と従業員数の基準で確かめます。
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最終確認日：2026-11-12