AI活用で管理職が担う役割

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会社としてAIツールを導入しても、現場で使われるかどうかは、管理職の関わり方で大きく変わります。部下は「この業務に使ってよいのか」「誤りがあったら誰の責任になるのか」がわからないと、使うことをためらいがちです。この記事では、AI活用で管理職が担う役割と、その進め方を整理します。

管理職は、なぜAI活用のかぎになるのですか？

経営層がAIの方針を示し、推進組織がルールとツールを整えても、日々の業務で「使ってよいか」を判断するのは、多くの場合、部署の管理職です。管理職が判断の目安を持っていないと、部下は使うことを控えるか、確かめないまま使うかのどちらかに偏りやすくなります。

推進役は、部署の中で使い方の例を作り、同僚の相談に乗る人です（「社内のAI推進役の育て方」参照）。推進役が使い方を広げ、管理職は業務としてどこまで任せるかを判断する、と分けて考えると、それぞれの役割がはっきりします。

経済産業省の「生成AI時代のDX推進に必要な人材・スキルの考え方2024」は、生成AIの時代には、問いを立てる力、仮説を立てて検証する力に加えて、AIの結果を評価し選択する力が求められるとしています。管理職にとっては、部下の仕事の進め方が変わる中で、何を問い、何を確かめるかを示すことが、これまで以上に大切になります。

役割1：任せる業務を、どう選べばよいですか？

すべての業務に一度にAIを使う必要はありません。部署の業務を見渡し、次の観点で、AIに任せやすい業務から始めます。

選んだ業務は、部署で共有します。「この業務はAIを使ってよい」「この業務は使う前に相談する」と示すだけでも、部下が迷う場面は減ります。業務の分担の見直しは「AIを使った仕事の分担の決め方」も参考になります。

役割2：確かめる手順は、どう決めればよいですか？

総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、AIを業務で使う事業者の留意事項として、出力の精度とリスクの程度を理解して使うこと、バイアスに留意して出力を事業に使うかどうかを責任をもって判断することを挙げています。AIの出力を個人や集団の評価に使う場合には、人による合理的な判断と説明責任を果たすことも挙げられています。

こうした考え方を、部署の手順に落とし込みます。

① 確かめる人を決めます。 社外に出すもの、契約や判断に使うものは、作った本人に加えて、誰が確かめるかを決めます。

② 確かめる点を決めます。 数字・固有名詞・日付・引用元など、誤り（ハルシネーション）が起きやすい点を、確かめる項目として示します。

③ 記録の残し方を決めます。 AIを使った資料かどうかを、必要に応じてわかるようにします。後から確かめ直すときに役立ちます。

④ 入力してしまったときの流れを決めます。 入力してはいけない情報を入力してしまった場合に、誰に、どう報告するかを決めます。

AIを使ったかどうかにかかわらず、業務に使った人と承認した人が内容に責任を持つという考え方を、部署で共有しておくと、確かめる手順の意味が伝わりやすくなります。

役割3：生まれた時間の使い道と評価は、どう示せばよいですか？

AIで作業が短くなると、「空いた時間に何をするか」という問いが生まれます。ここをあいまいにすると、効果が見えにくくなるうえ、部下の受け止め方も分かれます。

• 時間の使い道を話し合う：顧客との対話、業務の改善、学ぶ時間など、生まれた時間をどの仕事に振り向けるかを、部下と話し合って決めます。一方的に仕事を足すだけだと、AIを使うと仕事が増えると受け止められることがあります。
• AIを使ったことで評価が下がらないことを示す：成果物の質と、仕事の進め方の工夫を評価します。AIを使ったこと自体を、手を抜いたと見なさないことをはっきり伝えます。
• 使い方の工夫を取り上げる：部下が見つけた使い方の例を、部署やほかの部署に紹介します。

人の評価や働き方の管理にAIを使う場合は、労務管理の観点からの注意もあります（「AI活用と労務管理の注意」参照）。

部下が安心して試せる職場は、どうつくればよいですか？

デジタルスキル標準のマインド・スタンスには、変化に適応すること、事実に基づいて判断すること、反復的に取り組むことなどが含まれています。こうした姿勢は、管理職が試すことを認め、失敗を責めない職場で育ちやすくなります。

• 管理職自身が試す：自分でも一度は業務で使い、うまくいったことと、うまくいかなかったことを部下に話します。
• 失敗を報告しやすくする：誤った出力を使いかけた、入力してはいけない情報を入れてしまった、という報告を責めずに受け、手順の改善につなげます。報告が遅れることのほうが、影響を大きくすることがあります。
• 学ぶ時間を認める：全社員向けの学習（「全社員がAIリテラシーを身につける進め方」参照）に参加する時間を、業務として認めます。
• 推進役を支える：部署の推進役が活動する時間を確保し、推進役が困っていることを推進組織につなぎます。

管理職が一人で抱え込む必要はありません。判断に迷う業務は推進組織に相談し、部署の中で決めたことは推進組織と共有すると、会社全体の判断の目安がそろっていきます。

チェックリスト

• 部署の業務を見渡し、AIを任せやすい業務と慎重に扱う業務を分けている
• 「使ってよい業務」と「使う前に相談する業務」を部署で共有している
• 社外に出すものや判断に使うものについて、確かめる人と確かめる点を決めている
• 入力してはいけない情報を入れてしまったときの報告の流れを決めている
• AIを使った資料の記録の残し方を決めている
• 生まれた時間の使い道を、部下と話し合って決めている
• AIを使ったことで評価が下がらないことを、部下に伝えている
• 管理職自身が、一度は業務でAIを試している
• 失敗の報告を責めずに受け、手順の改善につなげている
• 部署の推進役が活動する時間を確保している