人手不足にAIで備える考え方

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「募集をしても人が集まらない」「ベテランが辞めると業務が回らない」という悩みは、多くの会社に共通しています。生成AIの広がりで、文章の作成や問い合わせの一次対応など、これまで人が担ってきた業務の一部をAIに任せられるようになってきました。この記事では、人手不足への備えとしてAIをどう位置づけ、どの順番で進めるかを整理します。

人手不足は、どのくらい広がっていますか？

日本銀行の「全国企業短期経済観測調査（短観）」の2026年9月調査（2026年10月1日公表）では、雇用の人員が「過剰」と答えた企業の割合から「不足」と答えた割合を引いた雇用人員判断DIが、全規模・全産業でマイナス38でした。規模別では、大企業がマイナス29、中堅企業がマイナス38、中小企業がマイナス42で、規模が小さいほど不足感が強い結果です。12月までの先行きは、中小企業でマイナス45と、さらに不足感が強まる見通しが示されています。

中小企業庁の「2026年版 中小企業白書」の概要も、多くの業種で人手不足感が強まっていることや、働き手の供給が限られる社会の到来で、人手不足がさらに深刻になるおそれがあることに触れています。そのうえで、デジタル化の促進による「労働投入量の最適化」を、「稼ぐ力」の強化に向けた取り組みの一つに挙げています。

AIの活用への関心も高まっています。総務省の「令和8年版 情報通信白書」では、生成AIを「積極的に活用する方針」または「活用する領域を限定して利用する方針」と答えた日本企業の割合は合計68.9%で、前年度の調査の49.7%から大きく上がりました（2025年度の企業向け調査）。企業規模別では大企業が74.0%、中小企業が58.1%です。

AIで人手不足に備えるとは、どういうことですか？

AIで人手不足に備えるというと、「人の代わりにAIを入れる」と考えがちです。ただ、実際にAIに丸ごと任せられる業務は多くありません。そこで、業務を次の3つに分けて考えると、手を付ける場所が見えやすくなります。

「減らす」を先に考えることがポイントです。無駄の多い業務をそのままAIに任せると、無駄も一緒に残ります。業務の手順をそろえ（標準化）、不要な作業をやめてから、残った業務の中でAIに任せられる部分を探すと、効果が出やすくなります。

「引き継ぐ」は、ベテランの退職や異動に備える取り組みです。人が足りない会社ほど、一人に業務と知見が集まりやすく（属人化）、その人が抜けたときの影響が大きくなります。進め方は「ベテラン社員の知見をAIで引き継ぐ」で詳しく扱っています。

どの順番で進めればよいですか？

① 業務を書き出します。 部署ごとに、主な業務と、それにかかっている時間、担当している人を書き出します。ひな形「業務の棚卸し表」が使えます（「AIを使う業務の選び方」）。

② 困っている業務に印を付けます。 「時間がかかっている」「人が足りず滞っている」「特定の人しかできない」の3つの観点で印を付けます。人手不足への備えでは、この印の多い業務が候補になります。

③ 減らす・任せる・引き継ぐに振り分けます。 印を付けた業務を、上の3つの方向に振り分けます。一つの業務に複数の方向が当てはまることもあります。

④ 一つの業務で小さく試します。 候補の中から、効果が見えやすく、失敗しても影響が小さい業務を一つ選び、既製のサービスで試します。試す前の時間を測っておくと、効果を比べられます（「小さく始めて効果を確かめるAIの使い方」）。

⑤ 人が確かめる工程を決めます。 AIの出力を誰が、どの基準で確かめるかを決めます。

⑥ 浮いた時間の使い道を決めます。 浮いた時間を、お客様への対応、品質の改善、次の業務の見直しなど、人にしかできない仕事に回すことを先に決めておきます。決めておかないと、浮いた時間がほかの雑務に吸収され、効果が見えにくくなります。

⑦ 広げます。 試した結果をもとに、同じ方法をほかの部署や業務に広げます。

AIに任せるとき、人は何を担えばよいですか？

AIに任せる業務でも、人の役割はなくなりません。役割が「作る」から「確かめて決める」に移ると考えると分かりやすくなります。

総務省と経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」は、AIを使う事業者に、AIの出力について精度とリスクの程度を理解し、さまざまなリスクの要因を確かめたうえで使うことを求めています。あわせて、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うことも求めています。

そのため、AIに任せる業務では、次の点を決めておきます。

• AIが担う範囲：下書き、要約、分類、一次回答など
• 人が担う範囲：内容の確認、お客様や取引先への最終の回答、例外の判断
• 入力してよい情報：お客様の個人情報や社外秘の情報を入力するかどうか、入力する場合のツールと設定

AIの出力を人が確かめる仕組みは「ヒューマン・イン・ザ・ループ」と呼ばれます。人が足りない会社ほど確認の工程を省きたくなりますが、確認を省いた結果の誤りは、取り戻すのにより多くの時間がかかります。確かめる人と基準を短く決めておくことが、結果として人手の節約につながります。

進めるときに、気をつけたい点はありますか？

• 働く人に目的を伝えます。 「仕事を奪うためではなく、足りない人手を補い、人にしかできない仕事に時間を使うため」と目的を伝えると、現場の協力を得やすくなります（「AIを使った仕事の分担の決め方」）。
• 人員の計画は、効果を測ってから見直します。 AIで時間が浮いたかどうかは、試してみないとわかりません。採用や配置の計画は、効果を測った後に反映します。
• 少人数の会社は、範囲を絞ります。 担当者がいない、予算が少ないといった会社でも、一つの業務から始められます（「少人数の会社のAI活用の始め方」）。
• 公的な支援も確かめます。 中小企業の省力化やデジタル化には、補助金や相談の窓口などの支援があります。金額や締切は変わるため、公式の案内で確かめてください（「中小企業がAI導入で使える公的な支援」）。

チェックリスト

• 部署ごとに、主な業務と、かかっている時間・担当者を書き出している
• 「時間がかかる」「人が足りない」「特定の人しかできない」業務に印を付けている
• 印を付けた業務を、減らす・AIに任せる・引き継ぐに振り分けている
• AIに任せる前に、やめられる作業や、そろえられる手順を見直している
• 一つの業務を選び、試す前後の時間を測っている
• AIの出力を確かめる人と、確かめる基準を決めている
• AIに入力してよい情報と、使うツールを決めている
• 浮いた時間の使い道を、先に決めている
• 働く人に、AIを使う目的を伝えている
• 採用や配置の計画は、効果を測ってから見直すことにしている