AIの利用ルールを見直し、社内に定着させる：改定の手順と周知の進め方

ルールを作る段階（「生成AIの利用ルールの作り方」）を終え、全社で使うようになった会社に向けて、ルールを古くしないための見直しと、変更を社員に届ける進め方をまとめました。

なぜ、作ったルールを見直し続ける必要があるのですか？

生成AIを取り巻く状況は、次の3つの面で変わり続けています。

• 国の法令と指針：「人工知能関連技術の研究開発及び活用の推進に関する法律」（AI推進法。2025年6月4日公布）は、AIを事業活動で活用する事業者（活用事業者）が、AIの活用による事業活動の効率化・高度化などに努めるとともに、国や地方公共団体の施策に協力することを定めています。同法第13条にもとづく「人工知能関連技術の研究開発及び活用の適正性確保に関する指針」は、2025年12月19日に人工知能戦略本部で決定されました。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン」は2026年3月31日に第1.2版が公表され、状況の変化に応じて更新される文書とされています。
• ツールと使い方：新しい機能やサービスが増え、AIが自ら操作まで行う「AIエージェント」のような使い方も広がっています。
• 社内の実態：利用者や業務が増えると、ルールが想定していなかった場面での相談が増えます。

IPAの「DX動向2026」（国内企業1,799社、2026年4〜6月の調査）では、AIを導入・試験利用・検討している企業のうち、「社内ガイドラインやルールは全社的なものを定めている」が32.5%、「AIポリシーを定め、社内に周知している」が28.8%、「どちらも定めていない」が16.7%でした。ルールを持つ会社にとっては、作った後の運用が次の課題になります。

見直しのきっかけは、どう決めればよいですか？

見直しのきっかけは、定期と臨時の2種類を決めておきます。

定期の見直し

半年から1年に1回を目安に、時期を決めておきます。予算や計画を見直す時期と合わせると、ツールの契約や研修の予定とまとめて検討できます。

臨時の見直し

次のようなことがあったときは、定期の時期を待たずに見直します。

• 国の法令・指針の更新：AI事業者ガイドラインや、個人情報保護・著作権に関する公的な資料が更新されたとき
• ツールの変更：承認したツールの利用規約や、入力内容を学習に使うかどうかの設定が変わったとき、新しいツールを承認するとき
• 新しい使い方：AIエージェントなど、ルールが想定していない使い方を認めるとき
• 事故やヒヤリとした事例：入力してはいけない情報の入力や、誤った出力による問題が起きたとき
• 相談の偏り：相談窓口に同じ質問が繰り返し寄せられ、ルールの書き方があいまいだとわかったとき
• 取引先の求め：契約で、AIの利用に条件が付くようになったとき

たとえば、AI事業者ガイドラインの令和7年度の更新では、AIエージェントの定義が加わり、AIの利用者に向けて、AIエージェントなどが自律的に動くことを踏まえた操作の履歴を定期的に確かめることや、出力が重大な影響を及ぼし得る場合に人の判断を介在させること、扱うデータを必要最小限にすること（データ最小化）の大切さが追記されています。こうした更新は、自社のルールに同じ考え方が入っているかを確かめるきっかけになります。

改定はどんな手順で進めればよいですか？

改定の手順を決めておくと、担当が替わっても同じ品質で見直せます。

① 変更点を洗い出す
推進役やルールの担当部署が、見直しのきっかけになった事柄と、相談窓口に寄せられた質問、事故の記録を集め、直す候補を一覧にします。

② 本体と別紙に振り分ける
考え方や責任の所在など、本体の条項を変える必要があるか、使ってよいツールの一覧や入力してはいけない情報の一覧などの別紙を更新すれば足りるかを分けます。本体の変更は承認の手続きが重くなるため、具体例や一覧は別紙に置くと、見直しを軽く回せます。

③ 改定案をつくる
変える前と後の文を並べた新旧の対照表をつくり、変える理由を一行ずつ添えます。

④ 関係部署に確かめる
法務・情報システム・人事など関係する部署と、実際に使う部署の代表に確かめてもらいます。既存の情報セキュリティ規程や個人情報保護の規程と食い違っていないかも確かめます。

⑤ 承認する
本体の変更は、ルールを定めたときと同じ承認の手続きを経ます。別紙の更新は、担当部署の責任者の承認で足りる形にしておくと、更新が速くなります。

⑥ 周知・研修・記録をする
次の章のとおり、変更点を社員に届け、改定履歴と周知の記録を残します。

変更は、どうすれば社員に届きますか？

改定しても、社員が気づかなければ運用は変わりません。総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン活用の手引き（案）」も、ルールを定めた後に、社内教育などを通じて組織の構成員に浸透させることを示しています。変更の大きさに合わせて、伝え方を選びます。

• 小さな変更（用語の整理、別紙への追加など）：変更点の要約を、社内の掲示板やメールで知らせます。
• 中くらいの変更（使ってよいツールの追加や停止、手順の変更など）：要約に加えて、部署ごとの推進役から説明し、よくある質問の答えを更新します。
• 大きな変更（入力してよい情報の範囲、責任の考え方、新しい使い方の解禁など）：説明の場を設け、短い確認テストで理解を確かめます。管理職には、部下からの質問に答えられるよう、先に説明しておきます。

周知の文では、「何が変わったか」「いつから変わるか」「自分の仕事で何をすればよいか」の3点を先頭に書くと、読まれやすくなります。

研修では、ルールの条文を読み上げるより、具体的な場面で判断を練習するほうが身に付きやすくなります。文化庁の「AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス」も、著作権侵害を防ぐための取組みとして、生成AIの利用に関する内部的なルールの策定や、従業員等への適切な著作権教育を挙げています。年に1回の研修に、その年の改定点を組み込むと、改定と研修を一緒に回せます（研修の組み立ては「AIの社内研修と推進役の育て方」を参照）。

何を記録しておけばよいですか？

記録は、次の2つに分けて残します。

• 改定履歴：改定の日付、変えた条項、変えた理由、承認した人。ルールの末尾（附則）に一覧で残すと、読む人も経緯を確かめられます。
• 周知の記録：誰に、いつ、どの方法で知らせたか。研修の受講や確認テストの結果も含めます。

個人情報保護委員会の注意喚起は、本人の同意を得ずに生成AIサービスへ個人データを含む指示を入力する場合には、サービスを提供する事業者がそのデータを機械学習に使わないこと等を十分に確かめることを求めています。ツールの設定や規約を確かめた日と結果も、改定履歴と同じ場所に残しておくと、臨時の見直しの判断に役立ちます。

よくあるつまずきは何ですか？

• 見直しの担当が決まっていない：作った人が異動すると、ルールが止まりがちです。担当の部署と役割を決めておきます。
• 本体ばかり直している：一覧や具体例まで本体に書くと、変更のたびに承認が重くなります。
• 改定を知らせただけで終わる：変更の大きさに合わせて、説明や確認テストを組み合わせます。
• 古い版が残っている：社内のあちこちに古い版が残ると、どれが正しいかわからなくなります。掲載場所を一か所に決めます。

チェックリスト

• 定期の見直しの時期を決めている
• 臨時の見直しのきっかけ（指針の更新・ツールの変更・事故など）を決めている
• 見直しの担当の部署と役割を決めている
• 本体と別紙を分け、別紙の更新の承認を軽くしている
• 改定案に、新旧の対照表と変える理由を付けている
• 既存の規程と食い違っていないかを確かめている
• 変更の大きさに合わせて、周知と研修の方法を選んでいる
• 改定履歴（日付・条項・理由・承認者）を残している
• 周知と研修の記録を残している
• 最新の版の掲載場所を一か所に決めている